Đối thoại hiệu quả: Làm thế nào để cuộc họp một-một mang lại kết quả tốt hơn

Đối thoại hiệu quả: Làm thế nào để cuộc họp một-một mang lại kết quả tốt hơn

Nhiều người có thể cảm thấy cuộc họp một-một với quản lý là việc tốn thời gian, đặc biệt là khi công việc hàng ngày đã đầy đủ áp lực. Tuy nhiên, nếu không có những cuộc đối thoại này, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của mình.

Tăng cường sự hài lòng về công việc qua nhiều cuộc họp

Theo nghiên cứu của Humu, việc thực hiện ít nhất một cuộc họp một-một mỗi tuần sẽ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với công việc của họ. Việc duy trì tần suất gặp mặt đều đặn giúp giảm bớt các cảm xúc tiêu cực như lo lắng và sợ hãi. Các số liệu cho thấy, so với những người ít tham gia họp hơn, những người tham gia họp hàng tuần có mức độ lo lắng giảm 20%, sợ hãi giảm 17% và cảm giác thành công tại nơi làm việc tăng 12%.

Đặt mục tiêu chung cho cuộc họp

Khi quản lý và nhân viên không có mục tiêu chung, cuộc họp có thể trở nên căng thẳng hoặc gây lúng túng. Để cuộc họp có ý nghĩa, cả hai bên nên cùng nhau xác định mục tiêu cuộc họp. Quản lý cần hiểu rõ nhu cầu cá nhân của nhân viên và xác định chương trình nghị sự phù hợp với từng giai đoạn cụ thể của họ. Điều này giúp giảm bớt sự lo lắng và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Năm câu hỏi giúp bạn thiết lập chương trình nghị sự

Nhiều quản lý quên mất việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp với nhân viên, dẫn đến việc vội vàng lên lịch trình hoặc thậm chí là thảo luận ngẫu nhiên. Cách tiếp cận này thường dẫn đến việc thảo luận rời rạc và không giúp nhân viên đạt được mục tiêu công việc. Để lên lịch trình hiệu quả hơn, quản lý nên tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất đối với sự phát triển của nhân viên và tìm hiểu xem nhân viên muốn thảo luận về điều gì.

• Bạn đang tiến triển tốt trong công việc của mình không?
• Tôi có thể giúp giải quyết vấn đề gì không?
• Bạn đang quan tâm đến điều gì hiện tại?
• Có điều gì mới hoặc sắp xảy ra mà tôi cần lưu ý?
• Bạn cảm thấy thế nào ngoài công việc?

Chú trọng vào kết quả, không phải quy trình

Quá tập trung vào quy trình cụ thể trong cuộc thảo luận có thể dẫn đến việc quản lý quá mức, điều này không đảm bảo kết quả cuối cùng. Những câu hỏi như “Bạn đang làm gì hôm nay?” hoặc “Bạn đang làm nó như thế nào?” có thể biến cuộc thảo luận thành một cuộc tra hỏi hơn là một cuộc đối thoại. Quản lý nên tập trung vào mục tiêu, cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên để họ hoàn thành mục tiêu theo cách có ý nghĩa nhất.

Theo dõi kịp thời, không để vấn đề phát triển

Không có gì khiến nhân viên cảm thấy thất vọng hơn là không có ai theo dõi vấn đề của họ. Quản lý nên ghi chú lại nội dung cuộc họp và xem xét lại trước cuộc họp tiếp theo. Khi nhân viên thấy rằng quản lý giữ lời hứa, niềm tin sẽ được xây dựng, điều này rất quan trọng cho việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng lâu dài. Khi cần thảo luận khó khăn, việc theo dõi thông qua email hoặc các phương thức khác cũng có thể giúp giảm bớt sự xung đột về cảm xúc.

Tóm tắt

Qua năm phương pháp trên, quản lý có thể thực hiện cuộc họp một-một hiệu quả hơn, tạo ra những cuộc gặp gỡ có ý nghĩa và đạt được kết quả tốt hơn. Đừng chỉ đơn thuần là họp, hãy biến cuộc họp một-một trở thành một trải nghiệm mà cả nhân viên và quản lý đều mong đợi.

**Từ khóa:**
– Đối thoại một-một
– Quản lý
– Sự hài lòng về công việc
– Mục tiêu chung
– Kết quả