Thiết lập Năng lực: Động lực của Biến đổi Tổ chức
Bạn có thể đã nghe qua về một công ty đa quốc gia trong ngành sản xuất với hàng nghìn nhân viên đã tách ra từ công ty mẹ. Chỉ sau một năm, giá cổ phiếu của họ đã giảm hơn 80%. Tuy nhiên, chỉ bốn năm sau, công ty này đã đạt được thành tựu đáng kinh ngạc với mức tăng giá cổ phiếu lên tới 6 lần và trở thành một trong những tổ chức khỏe mạnh nhất trong ngành.
Nhưng điều gì đã xảy ra trong suốt bốn năm qua? Câu trả lời nằm ở việc xây dựng năng lực. Một kế hoạch năng lực hiệu quả không chỉ tạo động lực cho đội ngũ mà còn là yếu tố thiết yếu để biến đổi tổ chức thành công. Hãy cùng tìm hiểu về các yếu tố quan trọng của một kế hoạch năng lực hiệu quả:
Các Thành phần của Kế hoạch Năng lực Hiệu quả
Xây dựng năng lực có thể thay đổi cách nhân viên làm việc. Nó sẽ phân giải và tái cấu trúc các đơn vị công việc hàng ngày của nhân viên để hình thành thói quen làm việc mới. Nội dung của khóa học có thể đơn giản như kiểm soát thời gian cuộc họp hoặc viết email hiệu quả, phức tạp như xác định trách nhiệm chính hoặc dự đoán và kiểm soát hiệu suất. Mặc dù những điều này có vẻ là kiến thức thông thường, nhưng thực tế lại rất ít tổ chức áp dụng rộng rãi.
Tại sao lại vậy? Câu trả lời nằm ở hành vi. Vì vậy, chúng ta cần tìm đến khoa học về hành vi để tìm giải pháp. Một kế hoạch năng lực hiệu quả thường bao gồm ba yếu tố then chốt: (1) Vai trò dẫn dắt của lãnh đạo, (2) Sự tham gia rộng rãi của nhân viên, và (3) Việc cung cấp trực tuyến.
Cách Xóa Sổ Khoảng Trống Năng lực
Quản lý Kín kẽ
Mỗi cuộc họp kết thúc, ban tổ chức nên tổng kết kế hoạch hành động, người chịu trách nhiệm và hạn cuối, để đảm bảo việc thực hiện. Phương pháp này hoạt động như sau:
Vấn đề: Nhóm mua sắm của một công ty sản xuất toàn cầu thường gặp khó khăn trong việc hoàn thành kế hoạch đúng hạn và không rõ ràng ai chịu trách nhiệm.
Giải pháp: Trong cuộc họp hàng ngày, nhóm sử dụng năm phút cuối cùng để xác định kế hoạch hành động và người chịu trách nhiệm.
Kết quả: Bằng cách tăng cường trách nhiệm, 90% các nút thắt đã được hoàn thành đúng hạn.
Quản lý Trước Khi Sự Kiện Xảy Ra
Có thể dự đoán rủi ro và vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu dự án và lên kế hoạch để tránh hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực. Phương pháp này hoạt động như sau:
Vấn đề: Quản lý của một nhà máy ở một thành phố ven biển nhận thấy nhà máy chưa sẵn sàng đối phó với thảm họa tự nhiên.
Giải pháp: Để đối phó với thảm họa, nhà máy đã mua thiết bị mới và thiết lập quy trình khẩn cấp để phản ứng nhanh chóng khi nhà máy ngừng hoạt động.
Kết quả: Sau khi cơn bão cấp 5 tấn công khu vực, nhà máy này đã khôi phục hoạt động trước các đối thủ cạnh tranh vài tuần.
Hội nghị Hiệu quả
Hội nghị hiệu quả có thể thúc đẩy việc xây dựng năng lực một cách lớn lao. Tất cả các thành viên tham gia nên hiểu mục đích, kết quả và quy trình của cuộc họp; cung cấp ý kiến về cách thức vận hành cuộc họp; và nắm vững kế hoạch hành động sau cuộc họp. Phương pháp này hoạt động như sau:
Vấn đề: Một công ty y tế thường xuyên tổ chức các cuộc họp ủy ban phát triển, nội dung của nó trùng lặp với cuộc họp hội đồng quản trị.
Giải pháp: Nhóm lãnh đạo đã xác định rõ ràng chương trình nghị sự cho cả hai ủy ban, đơn giản hóa quy trình ra quyết định và xác định ưu tiên phát triển.
Kết quả: Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, quy trình đơn giản hơn, và quyền quyết định của các thành viên tham gia rõ ràng hơn.
3 Yếu tố then chốt của Kế hoạch Năng lực Hiệu quả
1. Lãnh đạo làm gương
Nghiên cứu cho thấy con người thường bắt chước hành vi của người xung quanh. Vì vậy, vai trò làm gương của lãnh đạo là một trong những cách tốt nhất để thúc đẩy sự thay đổi của nhân viên [1]. Trên thực tế, nếu lãnh đạo có thể làm gương bằng cách hành động, tỷ lệ thành công của quá trình biến đổi sẽ tăng 5,3 lần.
2. Sự tham gia rộng rãi của nhân viên
Để thực sự thúc đẩy việc xây dựng năng lực, cần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tham gia vào dự án biến đổi. Ngay cả với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ lãnh đạo, việc xây dựng năng lực vẫn cần sự tham gia rộng rãi của nhân viên. Theo nghiên cứu về kinh nghiệm và hành vi, nếu muốn thay đổi văn hóa trong tổ chức, ít nhất 25% nhân viên cần tham gia [2]. Điều này không chỉ giúp thay đổi hành vi cố hữu mà còn hỗ trợ cho sự biến đổi toàn diện của tổ chức.
3. Tạo môi trường học tập mới: Việc cung cấp trực tuyến
Tạo môi trường học tập là một phần quan trọng khác của việc xây dựng năng lực. Trong thời đại đại dịch COVID-19 (có khả năng tiếp tục kéo dài), điều này có nghĩa là việc xây dựng năng lực chủ yếu phải được thực hiện theo hình thức trực tuyến. May mắn thay, việc xây dựng năng lực dễ dàng thích ứng với môi trường học tập trực tuyến. Trong trải nghiệm trực tuyến gần đây, khoảng 87% người tham gia cho biết các dự án trực tuyến ít nhất cũng hiệu quả như các hoạt động trực tiếp.
Lợi ích lớn nhất của việc xây dựng năng lực trực tuyến là khả năng tiếp cận nhân viên toàn cầu. Các hội thảo trực tuyến truyền thống thường liên quan đến công việc hậu cần phức tạp và chi phí, nhưng sự biến đổi số hóa của việc xây dựng năng lực đã thay đổi mọi thứ. Do không bị giới hạn bởi địa lý, việc học tập trực tuyến trực tiếp khuyến khích người tham gia đưa ra nhiều phản hồi sâu sắc hơn, như đặt câu hỏi trực tiếp; hình thức trực tuyến còn hỗ trợ cấu hình và tùy chỉnh cá nhân, các khóa học cũng được dịch sang nhiều ngôn ngữ, điều này một lần nữa nhấn mạnh thông điệp rằng ban lãnh đạo đang đầu tư vào bạn.
Tóm tắt 5 từ khóa
- Năng lực
- Biến đổi tổ chức
- Thái độ làm việc
- Hiệu suất tổ chức
- Hội nghị hiệu quả