Lean số hóa: Động lực cho Chuyển đổi Tích hợp
Những năm gần đây, công cụ Lean đã hỗ trợ các doanh nghiệp toàn cầu đạt được hiệu quả hoạt động vượt trội, cải thiện chỉ số KPI quan trọng như năng suất, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và giao hàng. Đồng thời, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số trong 20 năm qua đã làm thay đổi cách thức hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp, với các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), Phân tích nâng cao (AA) và Tự động hóa quy trình robot (RPA) đã làm biến đổi hoàn toàn quá trình chuyển đổi Lean, tăng cường minh bạch quản lý và giảm thiểu rào cản giữa các cấp và bộ phận trong tổ chức, đồng thời nâng cao mức độ tự động hóa và quyết định dựa trên dữ liệu, giảm thiểu chi phí và thời gian chuyển đổi.
Bây giờ, công nghệ số và Lean đã kết hợp để tạo ra “Lean số hóa”. Nó tích hợp các yếu tố Công nghiệp 4.0 vào tư duy Lean truyền thống, tái cấu trúc quy trình từ đầu đến cuối và thực hiện quản lý số hóa. Hệ thống quản lý Lean số hóa dựa trên nguồn dữ liệu duy nhất (trung tâm dữ liệu) và sử dụng phân tích nâng cao và giám sát từ xa để hỗ trợ việc xây dựng khả năng. Một số doanh nghiệp đã triển khai phương pháp quản lý Lean số hóa và đã thu được kết quả đáng kể, như năng suất tăng khoảng 50%, chi phí giảm khoảng 30% và thời gian giao hàng ngắn lại khoảng 60%.
Bài viết này sẽ tập trung vào năm khía cạnh chính, thông qua phân tích trường hợp, giải thích cách thực hiện quản lý Lean và số hóa song hành, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi xuất sắc.
Điểm yếu của quản lý Lean truyền thống
Công cụ Lean truyền thống tồn tại một số vấn đề phổ biến, hạn chế hiệu quả của quá trình chuyển đổi Lean. Những thách thức này có thể kìm hãm sự tăng trưởng năng suất của doanh nghiệp và làm giảm tỷ lệ thành công của quá trình chuyển đổi.
- Triển khai Lean riêng lẻ: Dựa vào các công cụ Lean truyền thống, doanh nghiệp thường khó cải thiện chỉ số KPI và không thể điều phối sự phát triển của doanh nghiệp, đạt được mục tiêu tổ chức. Nguyên nhân là do mỗi bộ phận và cấp độ trong tổ chức đều đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên dữ liệu của riêng họ (như tệp Excel ngoại tuyến, email với nhà cung cấp/khách hàng). Do thiếu nguồn dữ liệu đáng tin cậy thống nhất, dữ liệu từ các bộ phận khi tổng hợp ở cấp tổ chức có thể mâu thuẫn nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng khó theo dõi và phối hợp việc thực hiện chỉ số KPI, xác định rõ ràng người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng chỉ số, và không thể quản lý từ trên xuống.
- Quản lý không tối ưu: Trong hệ thống quản lý Lean truyền thống, doanh nghiệp thường sử dụng một bộ công cụ Lean cố định để theo dõi hiệu suất cá nhân và nhóm, và nhận biết cơ hội cải tiến. Tuy nhiên, một số công cụ trong hệ thống ít được cập nhật và chủ yếu dựa trên việc cập nhật thủ công, nên quá trình chậm chạp và dễ mắc lỗi do con người. Ví dụ, khi cập nhật quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và kế hoạch tuần (WILO), người lãnh đạo nhóm thường cần phải lập lịch yêu cầu thời gian trên bảng trắng vật lý hoặc lịch làm việc, thông tin khó truyền đạt kịp thời đến nhóm và không hỗ trợ việc theo dõi tiến độ của lãnh đạo đối với nhóm. Hơn nữa, trong việc giải quyết vấn đề gốc rễ hoặc RCPS (xác định nguyên nhân vấn đề và giải quyết từ gốc), doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp dựa trên kinh nghiệm cá nhân, thay vì phân tích tự động. Do tính chủ quan của kinh nghiệm cá nhân hoặc sự thiên vị nhận thức, phương pháp này có những hạn chế rõ ràng.
- Tốn thời gian và tốn kém: Quá trình chuyển đổi Lean truyền thống thường mất từ 2 đến 3 năm, không chỉ tốn kém mà kết quả cuối cùng cũng thường không như mong đợi, khó theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp.
Lean số hóa đang chờ đợi
Công nghệ số đã mang lại giải pháp cho những vấn đề lâu dài này. Các giải pháp phần mềm mới có thể thu thập và phân tích dữ liệu từ dưới lên, xuyên suốt các cấp và bộ phận, ngay lập tức, tăng cường hiệu quả kinh doanh và giảm gánh nặng cho khách hàng. Dựa trên dữ liệu tổng hợp này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về thời gian cụ thể mà nhân viên dành cho từng công việc, nhận biết mô hình làm việc, đưa ra kết luận khách quan và xác định rõ ràng các quy trình có thể tự động hóa.
- Số hóa và công nghiệp 4.0: Công cụ Lean số hóa là sự kết hợp hữu cơ giữa tư duy Lean truyền thống và Công nghiệp 4.0. Công nghiệp 4.0 tập trung vào việc chuyển đổi ngành công nghiệp thông qua công nghệ Internet of Things (IoT) để tạo ra hệ thống thông minh kết nối. Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu dựa vào việc giao tiếp với nhân viên để nhận phản hồi về quy trình nội bộ và điểm yếu; ngày nay, doanh nghiệp có thể tổng hợp và xem xét dữ liệu hiện có thông qua công nghệ số, giải quyết vấn đề gốc rễ nhanh chóng và chính xác hơn.
- Nguồn dữ liệu duy nhất: Ngoài ra, Lean số hóa có nghĩa là doanh nghiệp thiết lập các bảng điều khiển số liên kết với nhau, chia sẻ thông tin và tổng hợp thành một cơ sở dữ liệu đơn nhất ở cấp tổ chức. Các bảng điều khiển này không chỉ cập nhật chỉ số KPI theo thời gian thực, mà còn tổng hợp và so sánh dữ liệu giữa các cấp và bộ phận, và truyền đạt từ trên xuống. Ví dụ, chỉ số lợi nhuận ở cấp CEO có thể được phân giải nhanh chóng thành doanh thu và chi phí, và sau đó được phân giải thêm đến các nhóm kinh doanh, các dòng sản phẩm và dịch vụ.
- Cải tiến bền vững: Công nghệ số giúp tăng cường minh bạch trên đường dẫn chuyển đổi Lean, tăng cường hiểu biết của nhân viên và quản lý về mô hình quản lý Lean, loại bỏ mô hình cũ kém hiệu quả và thúc đẩy phát triển bền vững. Ngoài ra, lòng trung thành của nhân viên và độ chính xác của quá trình chuyển đổi cũng được cải thiện đáng kể.
Ví dụ về thành công Lean số hóa
Ví dụ 1: Một doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số hóa do sự thiếu giao tiếp giữa bộ phận IT và bộ phận kinh doanh. Để khắc phục thách thức này, doanh nghiệp đã thành lập một đội ngũ liên chức năng, cung cấp giải pháp tổng thể cho tổ chức. Bằng cách áp dụng một số công cụ Lean số hóa như kiểm soát chất lượng thông minh, SOP số hóa, RPA, họ đã xây dựng quy trình số hóa và tạo ra một cổng thông tin khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp này cũng đã thiết kế một hệ thống quản lý Lean số hóa để nâng cao hơn nữa dịch vụ khách hàng. Cuối cùng, doanh nghiệp đã tiến hành chuyển đổi thành công và tiết kiệm chi phí từ 10 đến 15 triệu đô la Mỹ trong thời gian ngắn.
Ví dụ 2: Để tạo ra sự khác biệt cạnh tranh, một ngân hàng muốn xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, tốc độ phát triển sản phẩm chậm, mức độ số hóa quy trình thấp và năng lực IT không đủ đã cản trở quá trình này. Vì vậy, ngân hàng đã lên kế hoạch chuyển đổi số hóa Lean bao gồm nhiều lĩnh vực Lean và thành lập một trung tâm xuất sắc số hóa, nhằm xây dựng văn hóa linh hoạt và năng lực cho đội ngũ chuyển đổi. Nhờ các biện pháp này, biên lợi nhuận của ngân hàng đã tăng 35% đến 55%, và thời gian xử lý khoản vay cũng được rút ngắn 50%.
Năm khía cạnh chính của Lean số hóa
Bằng cách tập trung vào năm khía cạnh chính, chọn và triển khai các công cụ Lean số hóa phù hợp, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả toàn diện, chẳng hạn như tập trung vào việc tối đa hóa giá trị cho khách hàng, rút ngắn thời gian giao hàng, xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất chất lượng, tối ưu hóa cấu trúc tổ chức và phạm vi kiểm soát, và xây dựng tư duy lấy khách hàng làm trung tâm (xem hình dưới).
Nơi bắt đầu
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá sâu về hệ thống quản lý hiệu suất, quy trình, cấu trúc tổ chức, văn hóa và sự hài lòng của khách hàng theo năm khía cạnh chính này, liệt kê các điểm yếu và ưu tiên các điểm yếu quan trọng nhất. Sau đó, các bên liên quan chính cần nhất trí về trạng thái mục tiêu của doanh nghiệp và các biện pháp cần thiết để đạt được trạng thái mục tiêu này, và nhận được sự ủng hộ và đồng ý của ban lãnh đạo công ty. Cuối cùng, trong quá trình thực hiện kế hoạch mới, doanh nghiệp cần nỗ lực tăng cường sự linh hoạt và mức độ số hóa.
Quản lý Lean số hóa cần được thực hiện có trình tự, rõ ràng. Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng nhất cần nhớ là luôn lấy khách hàng làm trung tâm, cung cấp dịch vụ giao hàng thực sự có giá trị dựa trên nhu cầu của họ; thứ hai, điều chỉnh thái độ và hành vi của nhóm để tránh tình trạng thiếu động lực, lý thuyết suông mà không có thực thi; thứ ba, tăng cường hiệu quả quy trình và tối ưu hóa cấu trúc tổ chức, định rõ quy trình, vai trò và trách nhiệm, biến động lực thành tác động thực tế, tránh quản lý kiểu “đảo”. Cuối cùng, xây dựng hệ thống quản lý, xác định độ chi tiết của quản lý hiệu suất, kiểm soát hướng đi đúng đắn.
Các công cụ số hóa liên tục xuất hiện có thể giúp doanh nghiệp thực hiện tốt hơn quản lý Lean số hóa. Ví dụ, hệ thống Jira có thể khắc phục nhược điểm của quy trình làm việc dài và không có cấu trúc, xây dựng quy trình làm việc tiêu chuẩn và quản lý linh hoạt; bảng điều khiển hiệu suất số hóa có thể quản lý hiệu suất nhóm và tỷ lệ sử dụng tài nguyên theo thời gian thực, nhận biết tiến độ và nhận phản hồi về vấn đề, giúp người lãnh đạo nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng.
Khi thực hiện quản lý Lean số hóa, doanh nghiệp cũng cần chú ý tránh một số sai lầm quản lý phổ biến, ví dụ, không coi Lean là nhiệm vụ cải tiến cho một dòng sản xuất hoặc bộ phận sản xuất cụ thể, mà nên khuyến khích các bộ phận phối hợp và hợp tác, cùng thúc đẩy cải tiến Lean; không coi Lean số hóa là một nhiệm vụ một lần hoặc mục tiêu ngắn hạn, mà nên hướng tới tương lai, thúc đẩy cải tiến quy trình liên tục; không chọn lựa công cụ số hóa một cách mù quáng, mà nên dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp, thực hiện công cụ này một cách hiệu quả, nâng cao hiệu suất và năng suất kinh doanh.
Tóm tắt và từ khóa
Trong quá trình thực hiện chuyển đổi Lean số hóa, các công cụ và công nghệ số hóa “cứng” có sức mạnh vô song. Tuy nhiên, việc quảng bá và duy trì tư duy Lean cũng không thể thiếu “cứng” từ “mềm”. Doanh nghiệp cần kết hợp công nghệ xuất sắc với chiến lược kinh doanh mạnh mẽ, tái cấu trúc quy trình từ đầu đến cuối, thực hiện xây dựng năng lực nội bộ, đồng thời tìm kiếm sự thay đổi về văn hóa và cách thức hành động. Trên hết, doanh nghiệp cũng cần có một đội ngũ lãnh đạo nằm ở trung tâm của quá trình chuyển đổi, luôn theo dõi giá trị và thực thi các giải pháp Lean số hóa.
Từ khóa:
- Lean số hóa
- Công nghiệp 4.0
- Trí tuệ nhân tạo
- Phân tích nâng cao
- Tự động hóa quy trình robot