Bí quyết giao tiếp hiệu quả

Bốn quy luật nền tảng của giao tiếp hiệu quả

Khi mới bắt đầu làm nghề bán hàng, hầu như không ai tin rằng tôi sẽ thành công. Mọi người thường nghĩ rằng những người làm sales phải là người nói chuyện giỏi, tự tin trong các cuộc gặp gỡ xã hội. Trong khi đó, tôi thậm chí còn không phải là người hoạt bát trong các buổi tiệc nội bộ tại công ty.

Tuy nhiên, tôi luôn tin rằng sự náo nhiệt không phải là yếu tố quyết định cho kết quả tốt. Điều quan trọng nhất trong giao tiếp chính là mục đích và cách tiếp cận. Sau nửa năm làm việc, tôi đã chứng minh được rằng niềm tin này hoàn toàn đúng: Tôi thường xuyên hẹn được gặp các cấp quản lý khó tính, hơn 80% khách hàng mà tôi xác định đều đồng ý hợp tác sau 3 lần gặp mặt, và thậm chí cả những dự án đang chuẩn bị đấu thầu cũng có thể được tôi chuyển hướng thành công.

Sau khi áp dụng phương pháp này cho bản thân và truyền đạt lại cho đội ngũ, tôi nhận thấy tỷ lệ chốt đơn của họ cũng tăng lên đáng kể. Vậy bí quyết nằm ở đâu?

Qua phân tích kỹ lưỡng, tôi nhận ra rằng phương pháp này dựa trên bốn quy luật nền tảng của giao tiếp hiệu quả:

1. Mục đích dẫn đường

Giao tiếp hiệu quả phải có mục tiêu rõ ràng. Nếu không có mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng tranh cãi vô ích, im lặng hoặc tự cao. Nhiều khách hàng phàn nàn rằng một số nhân viên bán hàng thường đến thăm nhưng chỉ nói những lời khen ngợi rỗng tuếch, cuối cùng không để lại ấn tượng gì.

Ngược lại, những người giỏi giao tiếp biết rằng số lượng cuộc trò chuyện không quan trọng bằng việc mỗi cuộc trò chuyện có mang lại kết quả cụ thể hay không. Để đạt được điều này, bạn cần:

a. Xác định mục tiêu trước khi giao tiếp

• Bạn muốn đạt được gì từ cuộc giao tiếp này?
• Đối phương nhìn nhận cuộc giao tiếp này như thế nào? Họ mong muốn gì?
• Mục tiêu chung giữa hai bên là gì?
• Nếu bạn đưa ra yêu cầu, đối phương có thể phản đối như thế nào?
• Nếu bị từ chối, bạn sẽ xử lý như thế nào để vẫn giữ được mục tiêu?

Lưu ý rằng giao tiếp là quá trình hai chiều. Bạn cần cân nhắc mục tiêu của cả hai bên để tìm ra điểm chung.

b. Xác nhận mục tiêu sau khi giao tiếp

Sau cuộc giao tiếp, bạn cần đảm bảo rằng mục tiêu đã được thực hiện thông qua ba bước:

• Xác định rõ cam kết cụ thể về thời gian và trách nhiệm.
• Thiết lập điểm kiểm tra để đảm bảo tiến độ.
• Theo dõi rủi ro và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

2. Giá trị dẫn đường

Giao tiếp không tạo ra giá trị chỉ là trò chuyện vô bổ. Để tạo ra giá trị trong giao tiếp, bạn cần:

a. Ưu tiên cho đi trước

Câu nói “Muốn lấy thì phải cho trước” rất đúng trong giao tiếp. Khi bạn cung cấp giá trị cho đối phương, họ sẽ cảm thấy mắc nợ và sẵn lòng đáp trả. Ví dụ, khi bạn giúp đỡ đồng nghiệp, họ sẽ có xu hướng giúp đỡ bạn trở lại. Trong giao tiếp, bạn nên chủ động chia sẻ thông tin hữu ích để xây dựng mối quan hệ.

b. Đặt câu hỏi khéo léo

Giống như chơi bóng bàn, bạn cần đặt câu hỏi sao cho đối phương có thể trả lời một cách thoải mái. Câu hỏi khéo léo giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và thu thập được nhiều thông tin hữu ích. Khi đặt câu hỏi, bạn nên:

• Tránh hỏi trực tiếp gây áp lực, hãy thêm phần “đệm” để tạo cảm giác thoải mái.
• Đặt câu hỏi mở để đối phương có thể chia sẻ nhiều thông tin.
• Đặt câu hỏi làm rõ để hiểu sâu hơn về nhu cầu của đối phương.
• Đưa ra gợi ý bổ sung để kết hợp quan điểm của mình với đối phương.

3. Lắng nghe dẫn đường

Nguyên nhân khiến nhiều người không muốn lắng nghe bạn thường không phải vì họ cố chấp, mà vì họ cảm thấy bạn không thực sự lắng nghe họ. Cách thuyết phục người khác tốt nhất là dùng đôi tai của bạn để hiểu họ. Thế giới này có quá nhiều người thích nói, nhưng rất ít người thực sự lắng nghe.

Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi bạn phải tập trung vào người nói, cố gắng hiểu vấn đề từ góc độ của họ. Ví dụ, khi báo cáo công việc cho sếp, nếu anh ấy hỏi “Sao tuần này không thấy có tiến triển gì?”, thay vì cảm thấy oan ức, bạn nên nghĩ rằng có thể anh ấy quá bận rộn và chưa theo dõi sát dự án. Điều này giúp bạn điều chỉnh cách báo cáo để phù hợp hơn.

Một đồng nghiệp cũ của tôi rất giỏi trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Anh ấy luôn tìm hiểu về công việc, sở thích và lo lắng của khách hàng trước khi gặp. Điều này giúp anh ấy nắm bắt được điểm đau của khách hàng, từ đó tạo dựng được sự tin tưởng và dễ dàng hợp tác.

4. Xung đột dẫn đường

Chúng ta thường tránh né xung đột vì sợ nó sẽ làm hỏng mối quan hệ. Tuy nhiên, xung đột thực chất là cơ hội để giải quyết những mâu thuẫn tiềm ẩn. Khi xung đột xảy ra, những vấn đề đang ẩn dưới bề mặt sẽ được phơi bày, giúp bạn và đối phương có thể thảo luận sâu hơn về vấn đề thực sự.

Để giải quyết xung đột hiệu quả, bạn nên áp dụng phương pháp “theo sau rồi dẫn dắt”. Điều này có nghĩa là:

• Đồng ý với quan điểm của đối phương ban đầu để họ cảm thấy được hiểu.
• Chú ý đến những từ khóa mà đối phương nhắc đi nhắc lại, sử dụng chúng để thể hiện sự quan tâm.
• Thể hiện sự đồng cảm, đặt mình vào vị trí của đối phương để hiểu cảm xúc của họ.

Kết luận

Qua nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng và giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới, tôi rút ra rằng giao tiếp hiệu quả dựa trên bốn quy luật nền tảng:

• Mục đích dẫn đường: Giao tiếp cần có mục tiêu rõ ràng.
• Giá trị dẫn đường: Luôn chú trọng việc tạo ra giá trị.
• Lắng nghe dẫn đường: Lắng nghe hiệu quả giúp xây dựng sự tin tưởng.
• Xung đột dẫn đường: Đối mặt với xung đột để giải quyết vấn đề tận gốc.

Nếu bạn áp dụng bốn nguyên tắc này trong giao tiếp, chắc chắn bạn sẽ trở thành người giao tiếp xuất sắc và vượt qua 90% mọi người.

Từ khóa:

• Mục đích giao tiếp
• Giá trị trong giao tiếp
• Lắng nghe hiệu quả
• Xung đột trong giao tiếp
• Giao tiếp hiệu quả