Sức sống trong doanh nghiệp: Những người quản lý dự án đích thực

Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp có mục tiêu cao và đầy năng lượng, họ đã thiết lập chiến lược đầy tham vọng và liên tục tối ưu hóa các cơ chế, nhưng ít doanh nghiệp nào tạo ra được cảm giác sôi động. Dù lãnh đạo hô hào như thế nào, mọi người vẫn dường như bị trói buộc. Các cá nhân và bộ phận dường như đang hoạt động trong một hộp, chỉ giao tiếp với nhau thông qua các “hộp” riêng biệt, không thể hợp tác hiệu quả.

Khi bắt đầu để ý đến những doanh nghiệp sôi động, tôi nhận thấy sự khác biệt chính giữa chúng và những doanh nghiệp bình thường nằm ở cách mà mọi người trong tổ chức hoạt động. Nếu so sánh các chức vụ với các hạt cát tương ứng, doanh nghiệp bình thường chỉ thấy những hạt cát lớn di chuyển, còn những hạt nhỏ khác thì chờ đợi để va chạm. Ngược lại, trong những doanh nghiệp sôi động, tất cả các hạt đều ở trạng thái sẵn sàng để nhảy lên và di chuyển, đặc biệt là những hạt cát nhỏ hơn, chúng điều phối và thúc đẩy các hạt khác cùng hoàn thành mục tiêu, tăng cường hoạt động của toàn bộ tổ chức. Đây chính là những người quản lý dự án đích thực mà doanh nghiệp cần.

Tầm quan trọng của “dự án” và “người quản lý dự án”

Nguyên nhân đơn giản là vì thời đại VUCA hiện nay, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ với hai mươi người cũng không thể chỉ tập trung vào công việc chuyên môn của mình để nâng cao hiệu suất chung. Mỗi công việc đều yêu cầu sự kết nối ngang hàng nhiều hơn bao giờ hết. Tổ chức theo kiểu chức năng truyền thống khó đáp ứng được nhu cầu này, do đó, mô hình làm việc dự án ra đời. Dù là chức năng gì, cấp bậc nào, tham gia vào dự án đòi hỏi phải hướng tới mục tiêu dự án, tận dụng tài nguyên của tổ chức, và khuyến khích sự thay đổi về tư duy chức năng.

Các đặc điểm của người quản lý dự án đích thực

Một số đặc điểm nổi bật của người quản lý dự án đích thực:

• Họ không xem mình chỉ là người hoàn thành công việc được giao bởi cấp trên, mà có đam mê và khát vọng đạt được mục tiêu, đồng thời có tinh thần khám phá vấn đề và tìm kiếm giải pháp mới.
• Họ sẽ tìm mọi cách để thu thập đủ nguồn lực, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận thức được vai trò của mình trong dự án.
• Họ có khả năng thúc đẩy ngang hàng mạnh mẽ, biết cách cân bằng các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau.
• Họ có tư duy hệ thống và chiến lược, biết cách thiết kế lộ trình thực hiện dự án và điều chỉnh kịp thời.
• Họ không chỉ quản lý công việc, mà còn là những người lãnh đạo, biết cách khích lệ và phát triển đội ngũ.

Cải tổ để tạo ra môi trường cho người quản lý dự án đích thực

Để tạo ra một môi trường cho người quản lý dự án đích thực, cần phải thực hiện các bước sau:

• Quản lý cấp cao phải thay đổi cách nhìn nhận về quản lý dự án, tập trung vào việc phục vụ mục tiêu dự án thay vì chỉ tập trung vào chức năng.
• Tạo ra một ủy ban quản lý dự án để hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi của người quản lý dự án.
• Thay đổi vai trò của các quản lý chức năng, từ việc kiểm soát nguồn lực sang việc cung cấp và điều phối nguồn lực.