Cách để cuộc họp không còn nhàm chán
Cuộc họp: Một phần không thể thiếu trong quản lý hàng ngày
Việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả là một trong những bài học quan trọng mà mỗi người lãnh đạo cần nắm vững.
Tính chất của cuộc họp kém hiệu quả
Những cuộc họp kém hiệu quả thường có những đặc điểm như: Không có sự chuẩn bị trước, không có chủ đề rõ ràng, không có kế hoạch sau cuộc họp và không kiểm soát được thời gian.
Theo một số cuộc điều tra, 90% người tham gia cuộc họp sẽ không tập trung và suy nghĩ lung tung, trong khi đó, 73% người khác sẽ làm việc khác trong lúc cuộc họp diễn ra.
Thực tế, hầu hết các cuộc họp đều khá tẻ nhạt và nhàm chán. 50% cuộc họp thường kéo dài quá thời gian quy định, đây cũng chính là nguyên nhân khiến nhiều người không thích tham gia cuộc họp.
Những cuộc họp kém hiệu quả dẫn đến quyết định kém hiệu quả
Những cuộc họp như vậy dễ dẫn đến tình trạng một mình lãnh đạo nói và mọi người im lặng, thậm chí ngủ gật. Thêm vào đó, quy trình cuộc họp có thể quá dài hoặc liên tục bị lạc đề, khiến cuộc họp kéo dài hơn dự kiến.
Đặc điểm của những cuộc họp kém hiệu quả này có thể được tóm tắt bằng cụm từ “không chuẩn bị trước, không có chủ đề, không có kế hoạch sau cuộc họp và không kiểm soát thời gian”.
Một cuộc họp kém hiệu quả sẽ dẫn đến quyết định kém hiệu quả, đồng thời làm cho cuộc họp trở nên nhàm chán, kém hiệu quả và không giải quyết được vấn đề gì.
Tương đồng giữa cuộc họp và xem phim
Nếu bạn có 2 giờ rảnh rỗi, bạn sẽ chọn tham gia một cuộc họp hay xem một bộ phim? Hơn phân nửa số người sẽ chọn xem phim.
Nếu so sánh giữa xem phim và cuộc họp, việc tìm hiểu những điểm tương đồng và khác biệt giữa chúng sẽ rất thú vị.
Điểm tương đồng giữa cuộc họp và xem phim:
- Thời gian: Một bộ phim kéo dài từ 1,5 đến 2 giờ, trong khi đa số các cuộc họp quản lý cũng nằm trong khoảng thời gian này.
- Thời gian và địa điểm: Thời gian chiếu phim được xác định rõ ràng, và địa điểm xem phim cũng được xác định. Cuộc họp cũng vậy, thời gian và địa điểm cuộc họp cũng được thông báo trước cho người tham gia.
Các điểm tương đồng này tạo cơ sở cho việc so sánh giữa cuộc họp và xem phim, nhưng điểm khác biệt mới là yếu tố quan trọng.
Điểm khác biệt giữa cuộc họp và xem phim
Khán giả không thể tham gia vào kịch bản phim, trong khi người tham gia cuộc họp có thể ảnh hưởng đến kết quả cuộc họp
Kịch bản phim do biên kịch và đạo diễn viết, không liên quan gì đến khán giả. Dù khán giả có xem phim với bao nhiêu sự chú tâm, họ cũng không thể thay đổi bất kỳ tình tiết nào trong phim. Trái lại, cuộc họp khuyến khích người tham gia đưa ra ý kiến đóng góp, thúc đẩy kết quả cuộc họp. Trong cuộc họp, người tham gia có thể đưa ra ý kiến bất cứ lúc nào, tác động đến kết quả cuộc họp.
Xem phim ít liên quan đến công việc và cuộc sống thực tế, trong khi cuộc họp liên quan chặt chẽ đến công việc và cuộc sống của người tham gia
Trong quá trình xem phim, chúng ta có thể bị xúc động bởi những tình tiết trong phim, hoặc được truyền cảm hứng bởi một cảnh quay hay câu thoại. Tuy nhiên, về cơ bản, mục đích chính của việc xem phim là giải trí, thư giãn. Phim không thực sự thay đổi cuộc sống của chúng ta.
Ngược lại, quyết định và hành động được đưa ra trong cuộc họp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách chúng ta phân bổ thời gian và năng lượng, quyết định sự nghiệp và kết quả công việc của chúng ta.
Làm thế nào để cuộc họp không còn nhàm chán?
Để cuộc họp không còn nhàm chán, chúng ta cần thêm kịch tính và xung đột vào cuộc họp. Xung đột là yếu tố cốt lõi tạo nên một bộ phim xuất sắc. Một bộ phim tốt phải thu hút khán giả ngay từ những phút đầu tiên (chỉ như vậy họ mới duy trì sự chú tâm trong suốt 2 giờ), và sau đó là những tình tiết hấp dẫn, bất ngờ nhưng hợp lý.
Nhưng cuộc họp thì khác, nhiều cuộc họp tập trung vào việc tránh tình huống căng thẳng và kết thúc đúng giờ. Đặc biệt, trong những cuộc họp mà chỉ có một mình lãnh đạo nói, không ai dám đưa ra ý kiến phản đối, mọi người im lặng và không muốn làm mất lòng lãnh đạo hay đồng nghiệp, xung đột không thể xảy ra.
Tuy nhiên, xung đột là yếu tố quan trọng để giữ cho mọi người tham gia cuộc họp. Để tránh sự nhàm chán, chúng ta cần kích thích và tạo ra xung đột trong cuộc họp.
Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả
Để tổ chức một cuộc họp tương tác, liên quan đến công việc, không thể tránh khỏi và có thể thay đổi tình hình công việc và sự nghiệp của chúng ta, chúng ta hoàn toàn có thể làm cho cuộc họp trở nên thú vị hơn cả việc xem phim.
Đối với người lãnh đạo, họ có thể tham khảo cấu trúc của một bộ phim để làm cho cuộc họp trở nên thú vị hơn.
- Đặt ra kịch bản ngay từ đầu: Người lãnh đạo có thể tạo ra một cú sốc ngay từ những phút đầu tiên của cuộc họp để người tham gia hiểu rõ được rủi ro. Ví dụ, nêu rõ hậu quả của việc đưa ra quyết định sai lầm, nhấn mạnh mối đe dọa cạnh tranh đang đến gần, tạo cho người tham gia một cảm giác về sứ mệnh lớn hơn đối với tổ chức – tác động đến khách hàng, nhân viên và cả xã hội.
- Tìm kiếm xung đột: Người lãnh đạo phải ưu tiên tìm kiếm những vấn đề quan trọng mà không có sự đồng thuận. Khi thành viên nhóm không muốn tham gia thảo luận, người lãnh đạo phải buộc họ tham gia. Đồng thời, xử lý từng vấn đề một cách trực diện, đặt vấn đề lên bàn và đối mặt với nó, để những người không quen với xung đột có thể đối mặt với nó.
- Cho phép và khuyến khích xung đột và tranh luận: Thành viên nhóm tham gia tranh luận trong cuộc họp, người lãnh đạo có thể can thiệp và nhắc nhở họ rằng việc tranh luận là đúng. Hành động này của người lãnh đạo sẽ giữ cho mọi người duy trì sự nhiệt tình trong cuộc tranh luận và tiếp tục đưa ra quan điểm của mình, không lo lắng về việc gây ra mâu thuẫn cá nhân.
Cảnh giác với cuộc họp “hỗn loạn”
Đôi khi, một cuộc họp có thể trở nên hỗn loạn khi mọi người cố gắng đạt được nhiều mục tiêu cùng một lúc.
Ví dụ, một cuộc họp có thể đề cập đến chiến lược bán hàng, chi tiêu, tiềm năng hợp nhất, chương trình khen thưởng nhân viên, ngân sách và định vị thương hiệu. Nhưng thay vì giúp ích, điều này lại trở thành vấn đề lớn nhất mà người lãnh đạo phải đối mặt – việc đưa tất cả các vấn đề cần thảo luận vào một cuộc họp duy nhất, giống như một món hầm đầy đủ nguyên liệu mà không có cấu trúc.
Kết quả cuối cùng là, mặc dù có nhiều mục tiêu cần đạt được, nhưng sau cuộc họp, không có gì được thực hiện.
Điểm yếu lớn nhất của một cuộc họp hỗn loạn là thiếu cấu trúc. Trước khi giải quyết vấn đề này, chúng ta cần xác định rõ mục đích của cuộc họp, để sắp xếp cấu trúc cuộc họp một cách hiệu quả.
Nói chung, mục đích của cuộc họp có thể là:
- Giao tiếp thông tin: Trao đổi thông tin, chia sẻ quan điểm, thể hiện lập trường.
- Giải quyết vấn đề: Giải quyết vấn đề vượt qua ranh giới giữa các chức vụ, phòng ban, trách nhiệm, quyền hạn và đưa ra giải pháp.
- Đưa ra quyết định: Đánh giá và quyết định phương án.
Nếu chúng ta đưa ba mục đích này vào một cuộc họp, nó có thể trở thành một cuộc họp hỗn loạn.
Phong cách tổ chức cuộc họp: “Hoàng đế lên triều” hay “Đội bóng chuyên nghiệp”?
Một số tổ chức, đặc biệt là cuộc họp tuần hoặc tháng, có thể trông giống như “Hoàng đế lên triều”. Mỗi trưởng phòng hoặc phó tổng giám đốc đều phải báo cáo công việc của mình, trong khi lãnh đạo ngồi ở giữa, giống như hoàng đế, nghe các “quan” trình bày và sau đó nhận xét về mỗi báo cáo.
Đối với một số lãnh đạo, phong cách này có thể mang lại cảm giác rất tốt, đặc biệt là khi nhìn thấy mọi người lo sợ.
Nhưng nếu một lãnh đạo tổ chức cuộc họp với mục đích như vậy, kết quả của cuộc họp có thể sẽ không tốt.
Tất nhiên, nhiều lãnh đạo cho rằng mục đích của cuộc họp là để trao đổi thông tin, nhận thông tin và thể hiện quan điểm của mình, và biết được công việc của nhân viên dưới quyền.
Vì vậy, kiểu cuộc họp phổ biến hơn là – từng phòng ban báo cáo, lãnh đạo để thể hiện quyền lực, sẽ nhận xét và thậm chí nghi ngờ độ chính xác của dữ liệu, và quá trình báo cáo này thường chiếm một nửa hoặc hai phần ba thời gian cuộc họp.
Những cuộc họp loại này cũng sẽ khiến những người chuẩn bị báo cáo cảm thấy lo lắng, và những người đã báo cáo cảm thấy nhẹ nhõm. Cuối cùng, cuộc họp chỉ có một vài người tham gia một cách thực sự, phần còn lại đều có suy nghĩ riêng. Kết quả của cuộc họp như thế nào, chắc chắn mọi người cũng đã có câu trả lời.
Cách lãnh đạo đạt được mục đích đầu tiên của cuộc họp: Trao đổi thông tin
Ở đây, các lãnh đạo có thể tự hỏi bản thân một câu hỏi, lãnh đạo muốn nắm bắt tình hình của nhân viên, nhân viên muốn biết ý tưởng của lãnh đạo, đồng nghiệp muốn biết công việc của các phòng ban khác, liệu chúng ta có nhất thiết phải thông qua cuộc họp báo cáo?
Ví dụ, trong mùa World Cup năm ngoái: Bảng điểm trên sân cỏ, rõ ràng và chi tiết, cung cấp thông tin về mọi khía cạnh của trận đấu – đội chủ nhà và khách, thời gian còn lại, tỷ số, số lần phạm lỗi, số lần tấn công, số lần sút trúng đích.
Vì vậy, cả huấn luyện viên lẫn cầu thủ đều hiểu rõ tình hình hiện tại của đội, vì thông tin trên bảng điểm rất rõ ràng.
Họ cũng hiểu rằng họ còn bao nhiêu thời gian, có thể làm gì và thay đổi như thế nào để hướng tới kết quả mà họ mong muốn.
Tương tự, nếu doanh nghiệp của bạn vẫn cần dành nhiều thời gian trong cuộc họp để nghe báo cáo phân tích từ các phòng ban, mới biết được tình hình hiện tại, khoảng cách với mục tiêu và vấn đề gặp phải, thì hiệu quả quyết định, hành động và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp cũng sẽ giảm.
Six-step Meeting Method của Patrick Lencioni
Trong cuốn sách “The Death of a Meeting: How to Make Your Meetings More Productive”, Patrick Lencioni đã đề xuất một phương pháp họp tuần sáu bước:
- Quay nhanh: Mỗi người có 30 giây để nói về hai hoặc ba sự kiện quan trọng nhất trong tuần; liệt kê tất cả các sự kiện; hợp nhất các sự kiện tương tự mà không giải thích, thảo luận hoặc phân loại.
- Đánh dấu: Liệt kê mục tiêu; sử dụng màu để đánh dấu tiến độ mục tiêu – xanh lá cây cho tình trạng khỏe mạnh, đỏ cho cảnh báo, vàng cho bình thường; đánh dấu đỏ mục tiêu cần đưa vào danh sách.
- Tạo lịch trình cuộc họp: Kết hợp các sự kiện từ danh sách quay nhanh và các mục đánh dấu đỏ; sắp xếp theo mức độ quan trọng, tạo lịch trình cuộc họp hôm nay.
- Bãi đỗ xe chiến lược: Đặt các dự án lớn và các vấn đề cần thảo luận trong thời gian dài (ít nhất 15 phút) vào đây, sau này sẽ được giải quyết trong cuộc họp chuyên đề.
- Cam kết: Thảo luận theo lịch trình cuộc họp và ghi lại hành động cần thực hiện; đặt chuông báo trước 15 phút, nếu không hoàn thành cần quyết định kéo dài hay kết thúc. Người ghi chép đọc lại danh sách hành động và yêu cầu mỗi người cam kết, im lặng đồng nghĩa với không đồng ý.
- Communicate down the chain: Xác định những vấn đề trong cuộc họp hôm nay mà người khác cần biết, ai sẽ chịu trách nhiệm thông báo, xác định những vấn đề cần bảo mật; thỏa thuận rằng phải hoàn thành trong 12 hoặc 24 giờ.
Thông tin được báo cáo có thể không chính xác
Thực tế, thông tin được báo cáo trong cuộc họp có thể không đầy đủ hoặc không chính xác.
Khi tư vấn về sức khỏe tổ chức, tôi thường hỏi lãnh đạo một số câu hỏi như:
- Bạn dành bao nhiêu thời gian để nói chuyện một-on-one với nhân viên trực tiếp của mình? Bạn thực hiện cuộc trò chuyện một-on-one bao lâu một lần? Trong cuộc trò chuyện, bạn chủ yếu hỏi dẫn dắt, báo cáo công việc, ra lệnh thậm chí la mắng? Là nhân viên nói nhiều hơn hay bạn, người lãnh đạo, nói nhiều hơn?
Những câu hỏi này liên quan mật thiết đến chất lượng trao đổi thông tin.
Nếu lãnh đạo thực sự muốn hiểu rõ tình hình công việc của nhân viên hoặc liệu họ có cần sự hỗ trợ hay không, họ nên hỏi và lắng nghe nhiều hơn trong quá trình giao tiếp. Ví dụ:
- Bạn gặp phải những khó khăn gì trong công việc hiện tại? Dự án hoặc mục tiêu mà bạn đang thực hiện tiến triển như thế nào? Trong quá trình này, có điều gì bạn cần sự hỗ trợ và giúp đỡ của tôi?
- Lãnh đạo cũng có thể quan tâm đến việc liệu nhân viên có cần sự hỗ trợ trong quá trình phát triển và giao tiếp với các phòng ban khác hay không.
Nếu lãnh đạo thật sự quan tâm và hiểu rõ tình hình của nhân viên, cuộc họp hiệu quả trong việc trao đổi thông tin không cần phải dành nhiều thời gian để nghe báo cáo công việc.
Giải quyết vấn đề trong cuộc họp: Xây dựng niềm tin, bỏ qua phòng thủ và lo lắng
Trong cuộc họp, có thể có những tình huống như sau:
- Không trao đổi trước, trực tiếp nói về vấn đề
- Ném vấn đề cho lãnh đạo quyết định
- Người đề xuất giải pháp có lo ngại
Những giải pháp cho vấn đề này nằm ở việc cho phép mọi người nói hết ý, liệt kê ưu nhược điểm của từng phương án, nhưng không cần chọn một phương án để đứng về phía mình. Điều này sẽ giúp mọi người thoải mái hơn, dễ dàng mở rộng tư duy và đưa ra ý kiến xây dựng.
Khi mọi người không cần chịu trách nhiệm cho quyết định cuối cùng, áp lực sẽ giảm và hiệu quả cuộc họp sẽ tăng lên. Mọi người sẽ tập trung vào việc hiểu rõ vấn đề và đưa ra giải pháp tốt hơn. Khi mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp cuối cùng, họ cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn.
Vai trò của lãnh đạo trong các cuộc họp khác nhau: Nhà cung cấp thông tin? Điều phối viên giao tiếp? Hay người cuối cùng quyết định?
Dù là cá nhân hay doanh nghiệp, muốn thành công, cần phải đưa ra quyết định dứt khoát. Quyết định đúng đắn sẽ giúp xác định bước đi đúng đắn và đưa doanh nghiệp đến thành công.
Tuy nhiên, nếu lãnh đạo đưa ra quá nhiều quyết định, nhân viên sẽ mất khả năng đưa ra quyết định. Khi nhân viên mất khả năng đưa ra quyết định, lãnh đạo sẽ phải đưa ra quyết định nhiều hơn, tạo thành vòng luẩn quẩn.
Do đó, điều quan trọng là xác định loại cuộc họp, mục đích cuộc họp và vai trò của lãnh đạo trong cuộc họp (nhà cung cấp thông tin, điều phối viên giao tiếp, nhà cung cấp tài nguyên, hay người cuối cùng quyết định).
Lãnh đạo tham gia cuộc họp nên giúp cuộc họp hoạt động hiệu quả hơn, chứ không nên một mình độc diễn, làm cho nhân viên trở thành những đứa trẻ phụ thuộc.
Từ khóa
- Hiệu suất cuộc họp
- Xung đột trong cuộc họp
- Cấu trúc cuộc họp
- Quyết định trong cuộc họp
- Thái độ lãnh đạo