Quan trọng của việc báo cáo công việc định kỳ

Quan trọng của việc báo cáo công việc định kỳ

Nhiều người trong chúng ta có xu hướng xem việc báo cáo công việc cho cấp trên như một gánh nặng và cố gắng tránh xa nó. Nhiều nhân viên thậm chí còn tìm mọi cách để tránh gặp gỡ cấp trên, họ tin rằng ít gặp thì ít bị phê bình, và ít cơ hội bị phát hiện lỗi hơn.

Trong nhiều năm làm quản lý, tôi nhận thấy rằng những người trẻ tuổi mắc phải sai lầm này nghiêm trọng nhất. Họ lo ngại về mức độ kinh nghiệm còn non nớt của mình, và cố gắng không gây ra rắc rối cho cấp trên. Khi số lượng nhân viên dưới quyền tôi vượt quá 100, thậm chí là 1000, tôi nhận thấy rằng những nhân viên trẻ tuổi mắc phải suy nghĩ này thường gặp bất lợi. Khi đánh giá hiệu suất cuối năm, tôi rất xa lạ với những người chưa bao giờ chủ động báo cáo công việc cho tôi. Dù tôi không lập tức đưa ra đánh giá kém, nhưng cũng khó lòng đưa ra đánh giá tốt hoặc đề xuất thăng tiến.

Bạn có thể là người chăm chỉ nhất, thông minh nhất, nhưng nếu cấp trên không biết bạn đã làm gì, thậm chí không biết sự tồn tại của bạn, bạn sẽ khó lòng đạt được kết quả đánh giá cao. Bạn cần đảm bảo cấp trên biết rằng bạn đang làm những việc mà họ cho là quan trọng.

Điểm lợi của việc báo cáo định kỳ

• Bảo đảm hướng đi đúng: Báo cáo định kỳ giúp duy trì sự nhất quán giữa bạn và cấp trên về mục tiêu chung của công ty. Điều này giúp điều chỉnh hướng đi nếu bạn có dấu hiệu lệch lạc.
• Nhận được sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo: Cấp trên thường có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng lãnh đạo hơn. Họ có thể giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách huy động nguồn lực từ các bộ phận khác.
• Tăng cường sự chú ý liên tục: Việc báo cáo định kỳ giúp cấp trên nhớ đến bạn, đặc biệt khi có cơ hội thăng tiến hoặc giao phó nhiệm vụ quan trọng.

Báo cáo công việc hàng tuần

Báo cáo công việc nên tuân theo lịch trình đều đặn, ít nhất là mỗi tuần một lần. Viết báo cáo hàng tuần chỉ mất khoảng 10 đến 20 phút, nhưng nó giúp bạn duy trì sự nhất quán về hướng đi và tập trung vào những công việc quan trọng, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.

Một ví dụ về báo cáo công việc hàng tuần từ một nhân viên nghiên cứu dữ liệu y tế:

Báo cáo này có nhiều ưu điểm: nó ngắn gọn, nêu rõ cụ thể công việc đã hoàn thành và thời gian dành cho mỗi công việc.

Kế hoạch công việc hàng tuần

Việc lập kế hoạch công việc hàng tuần cũng rất quan trọng. Báo cáo kịp thời giúp cấp trên hiểu rõ hướng đi của bạn và xác định công việc quan trọng nhất. Điều này giúp bạn tránh được sự hiểu lầm và nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn.

Phương pháp PREP trong báo cáo

PREP là một phương pháp hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, gồm 4 bước: Điểm (Point), Lý do (Reason), Ví dụ (Example) và Điểm (Point). Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.

Báo cáo tư duy độc lập

Ngoài việc báo cáo công việc, việc báo cáo tư duy độc lập cũng rất quan trọng. Việc này không chỉ giúp bạn thể hiện khả năng tư duy đa chiều, mà còn giúp bạn tạo ra những đột phá mới mẻ, tăng giá trị công việc của bạn.

Đây chính là sự khác biệt giữa người chỉ hoàn thành công việc một cách máy móc và người luôn suy nghĩ về công việc, tìm cách cải thiện và ngăn ngừa lỗi lặp lại. Chính những suy nghĩ có ý thức này định hình sự xuất sắc và tầm thường.

Tóm lại

Báo cáo công việc định kỳ không chỉ giúp bạn duy trì sự nhất quán với cấp trên, mà còn giúp bạn nhận được sự hỗ trợ và sự chú ý liên tục. Đừng quên sử dụng phương pháp PREP để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Cuối cùng, đừng quên báo cáo tư duy độc lập để nâng cao giá trị công việc của bạn.

Từ khóa

• Báo cáo công việc
• Tư duy độc lập
• PREP
• Kế hoạch công việc
• Hỗ trợ từ cấp trên