Giải pháp để cuộc họp không còn nhàm chán
Bạn sẽ chọn xem phim hay tham gia một cuộc họp?
Nếu bạn được chọn giữa việc dành 2 giờ xem phim hoặc tham gia một cuộc họp, phần lớn mọi người sẽ chọn xem phim. Điều này cho thấy sự nhàm chán và kém hiệu quả của nhiều cuộc họp hiện nay.
Tại sao cuộc họp lại trở nên nhàm chán?
Cuộc họp thường thiếu chuẩn bị trước, không có chủ đề rõ ràng, không có kế hoạch sau cuộc họp và không kiểm soát được thời gian. Điều này dẫn đến việc hơn 90% người tham dự không tập trung, trong khi 73% người khác còn làm việc khác trong cuộc họp.
Điểm tương đồng giữa xem phim và tham gia cuộc họp
Cả hai đều có thời gian và địa điểm xác định. Tuy nhiên, phim không cho phép khán giả tham gia vào câu chuyện, trong khi cuộc họp khuyến khích sự tham gia và đóng góp của mọi người.
Điểm khác biệt giữa xem phim và tham gia cuộc họp
Phim chủ yếu phục vụ mục đích giải trí, trong khi cuộc họp liên quan trực tiếp đến công việc và cuộc sống của chúng ta. Để cuộc họp trở nên thú vị hơn, chúng ta cần thêm kịch tính và xung đột.
Thêm kịch tính và xung đột vào cuộc họp
Kịch tính và xung đột là những yếu tố quan trọng tạo nên sự hấp dẫn trong phim. Chúng cũng cần được đưa vào cuộc họp để thu hút sự chú ý và tham gia của mọi người. Điều này có thể đạt được bằng cách thiết lập tình huống ban đầu, kích hoạt các cuộc tranh luận và khuyến khích sự tham gia từ tất cả thành viên.
Tránh cuộc họp hỗn loạn
Cuộc họp hỗn loạn, với nhiều mục tiêu khác nhau, thường không hiệu quả. Thay vào đó, chúng ta nên xác định rõ mục tiêu của cuộc họp và sắp xếp nội dung theo thứ tự ưu tiên.
Mô hình “hoàng đế lên triều” so với mô hình đội bóng chuyên nghiệp
Mô hình “hoàng đế lên triều” thường gây áp lực và không khuyến khích sự tham gia của mọi người. Ngược lại, mô hình đội bóng chuyên nghiệp, nơi mọi người cùng hợp tác và trao đổi thông tin, thường mang lại kết quả tốt hơn.
Six-step Meeting Method của Lencioni
Lencioni đã đề xuất sáu bước để tổ chức cuộc họp hiệu quả:
- Quảng bá: Mỗi người nói về những vấn đề quan trọng nhất trong tuần.
- Đối chiếu: Xác định tiến độ của các mục tiêu.
- Xây dựng chương trình cuộc họp: Sắp xếp các vấn đề theo thứ tự ưu tiên.
- Chỗ đậu chiến lược: Đưa ra các vấn đề cần thảo luận sâu hơn.
- Cam kết: Xác định hành động cụ thể từ cuộc họp.
- Truyền thông tầng lớp: Xác định ai sẽ thông báo lại cho những người khác.
Kết luận
Để cuộc họp không còn nhàm chán, chúng ta cần thêm kịch tính và xung đột, xác định mục tiêu rõ ràng và sử dụng phương pháp hiệu quả như Six-step Meeting Method.
**Từ khóa:**
– Cuộc họp
– Kịch tính
– Xung đột
– Hiệu quả
– Trò chuyện