Nền tảng Kiểm soát Nội bộ của Huawei
Huawei đã xây dựng nên một đội ngũ kiểm soát mạnh mẽ, không phải là một công việc dễ dàng. Tổ chức cần có kỷ luật sắt, không có kỷ luật sắt thì không thể phát triển bền vững. Một trong những điểm mạnh nhất của Huawei chính là khả năng đoàn kết 170,000 nhân viên lại thành một lực lượng thống nhất. Công ty đang phát triển nhanh chóng, nhưng tham nhũng vẫn ở mức thấp, điều này là nhờ vào những nỗ lực mà chúng tôi đã thực hiện trong lĩnh vực quản lý và kiểm soát.
Tuy nhiên, dù bạn có nhìn thấy những vấn đề còn tồn tại trong công ty, so với tốc độ phát triển và quy mô tổ chức của chúng tôi, những vấn đề đó đã giảm đáng kể. Những đóng góp của các bạn đã giúp chúng tôi đạt được điều này. Tôi đề xuất rằng tất cả các nhân viên làm việc trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ như Kiểm soát nội bộ, Kiểm toán nội bộ, Kiểm tra, CEC, Pháp chế, An ninh thông tin, Hội đồng giám sát công ty con… chỉ cần có ít nhất ba năm kinh nghiệm, nên được trao tặng huy chương với dòng chữ “Anh hùng vạn tuổi”. Không chỉ những người ở đây, mà những nhân viên tuyến đầu cũng xứng đáng nhận được sự công nhận này vì họ làm việc chăm chỉ hơn.
Công ty không vì tham nhũng mà không phát triển, cũng không vì phát triển mà dung túng cho tham nhũng. Khi công ty phát triển nhanh chóng, quản lý có thể không bao phủ hết mọi thứ, tạo ra những lỗ hổng tạm thời. Vì vậy, chúng tôi đã thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ gồm ba lớp bảo vệ.
Đầu tiên, người phụ trách hoạt động kinh doanh hoặc chủ sở hữu quy trình là người chịu trách nhiệm đầu tiên về kiểm soát nội bộ. Họ cần xây dựng ý thức và khả năng kiểm soát nội bộ trong quy trình, đảm bảo tuân thủ không chỉ về mặt hình thức mà còn về mặt nội dung. Quyền lực thực sự nằm ở việc tuân thủ quy trình một cách hiệu quả. Người quản lý quy trình cần có hai kỹ năng: tạo ra giá trị và kiểm soát nội bộ.
Thứ hai, các phòng ban chuyên môn về kiểm soát nội bộ và rủi ro chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề rủi ro xuyên suốt quy trình và lĩnh vực khác nhau. Họ không chỉ xây dựng và phổ biến phương pháp, mà còn đào tạo nhân viên ở mọi cấp độ. Hệ thống kiểm tra tập trung vào việc quản lý trong quá trình, hỗ trợ người quản lý quy trình, nhưng không thay thế vai trò của họ. Hệ thống kiểm tra cần giúp người quản lý quy trình quản lý công việc của mình một cách hiệu quả, phát hiện và cải thiện vấn đề một cách hiệu quả. Vai trò của kiểm soát nội bộ và kiểm tra không phải để tìm kiếm lỗi, mà để hỗ trợ việc thực hiện quy trình một cách hiệu quả.
Thứ ba, Phòng Kiểm toán nội bộ đóng vai trò như đội quân tư pháp, thiết lập sức ép lạnh để ngăn chặn sai phạm thông qua đánh giá độc lập và điều tra sau khi sự việc xảy ra. Đội ngũ kiểm toán sẽ không bỏ qua bất kỳ vấn đề nào, dù nhỏ hay lớn, mà họ phát hiện ra. Điều này tạo ra sức ép lạnh, khiến mọi người không dám làm điều sai trái.
Chúng tôi đang tiếp tục cải thiện quản lý và kiểm soát, đặc biệt là trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến hồ sơ và đơn đặt hàng. Chúng tôi đã thiết lập quy định rõ ràng về việc xử lý các đơn đặt hàng từ nhà cung cấp và khách hàng, yêu cầu nhân viên phải cập nhật thông tin ngay lập tức và gửi hồ sơ lên hệ thống trong vòng một tuần. Nhân viên nào cố tình trì hoãn việc này sẽ phải đối mặt với hậu quả, từ việc hạ bậc lương đến loại bỏ quyền lợi. Chúng tôi khuyến khích việc bổ nhiệm những người có tinh thần trách nhiệm cao, và sẵn sàng đưa họ lên vị trí cao hơn.
Ngoài ra, chúng tôi đang tăng cường thực thi trách nhiệm giải trình. Trong giai đoạn chuyển đổi, chúng tôi đã tạo ra cơ hội cho nhân viên sửa chữa lỗi của mình thông qua tài khoản liêm chính. Việc đóng cửa tài khoản liêm chính không có nghĩa là chúng tôi đang giảm bớt nỗ lực chống tham nhũng, mà là để tăng cường quản lý đối với đội ngũ. Việc thực thi trách nhiệm giải trình sẽ giúp mọi người làm việc theo đúng quy tắc và đảm bảo họ hoàn thành công việc một cách trọn vẹn.
Chúng tôi cũng đang cải thiện cách thức làm việc của bộ phận giám sát, hướng tới việc làm việc theo quy trình và khoa học hơn. Việc cải tiến phương pháp và nâng cao kỹ năng là điều cần thiết để đảm bảo rằng bộ phận giám sát có thể phát hiện và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Chúng tôi đang thực hiện nhiều biện pháp để cải thiện quản lý và kiểm soát, bao gồm việc áp dụng các quy định mới và cải tiến quy trình. Chúng tôi tin rằng bằng cách này, chúng tôi có thể duy trì tốc độ phát triển và đảm bảo rằng công ty của chúng tôi sẽ không bị tham nhũng phá hủy.
Quản lý và kiểm soát không phải để cản trở tốc độ phát triển, mà để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, từ đó tăng tốc độ. Chúng tôi sẽ tiếp tục thực hiện các dự án thí điểm, như việc giao quyền quản lý cho đại diện, để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả hơn.
Từ khóa:
- Kiểm soát nội bộ
- Quản lý rủi ro
- Phòng Kiểm toán nội bộ
- Đánh giá độc lập
- Quy trình quản lý