Quản lý thời gian: Tài nguyên quý giá nhất của người quản lý
Quản lý thời gian: Tài nguyên quý giá nhất của người quản lý
Thời gian là tài nguyên quý giá nhất mà một người quản lý có. Nếu không quản lý tốt thời gian, việc quản lý các công việc khác chỉ là lời nói suông. Những người quản lý hiệu quả đều hiểu rằng họ cần dành thời gian vào những công việc mang lại đóng góp.
Những người làm việc thường bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, sau đó sắp xếp thời gian theo kế hoạch. Việc lập kế hoạch dựa trên giả định rằng mọi người đều biết chính xác thời gian của mình được sử dụng ở đâu. Nhưng thực tế, hầu hết mọi người đều không rõ ràng về việc cụ thể họ đã tiêu tốn thời gian vào những gì và hiệu quả của nó ra sao. Kế hoạch như vậy thường khó đạt được vì những công việc khác đã “đánh chiếm” thời gian của họ, nên việc thực hiện các kế hoạch mới trở nên bất khả thi.
Phụ trách bởi Peter Drucker, ông nhấn mạnh rằng trước khi lập kế hoạch, cần phải hiểu rõ thời gian đã được sử dụng ở đâu. Ông cho rằng, “Người quản lý hiệu quả không bắt đầu công việc từ việc lập kế hoạch, mà từ việc hiểu rõ thời gian của mình đã được sử dụng ở đâu.” Drucker không phản đối việc lập kế hoạch, nhưng ông muốn nhấn mạnh rằng người quản lý cần hiểu rõ thời gian của mình đã đi đến đâu trước tiên.
Các đặc điểm riêng biệt của thời gian
Thời gian là một tài nguyên rất đặc biệt, có ba đặc điểm quan trọng:
- Tái tạo không thể: Thời gian là tài nguyên duy nhất mà không thể vay mượn hay mua bán. Không có cửa hàng thời gian hay ngân hàng thời gian trên thị trường.
- Sự không linh hoạt: Thời gian không giống như dây cao su, không thể nén hay kéo dài tùy ý. Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày.
- Không thể thay thế: Không có vật gì có thể thay thế thời gian. Không ai có thể trao đổi thời gian với người khác.
Yêu cầu đối với quản lý thời gian
Thời gian đặt ra những yêu cầu rất cao đối với người quản lý. Có hai loại yêu cầu cần phân biệt:
- Loại 1: Yêu cầu dành thời gian vào những công việc không mang lại đóng góp hoặc kết quả. Đây là sự lãng phí thời gian. Quản lý thường phải đối mặt với nhiều áp lực khiến họ phải dành thời gian vào những công việc không sản xuất. Điều này không chỉ lãng phí thời gian của họ, mà còn gây lãng phí thời gian của người khác.
- Loại 2: Yêu cầu dành thêm thời gian vào những công việc mà họ lại không dành đủ thời gian. Việc này có thể bao gồm việc đào tạo nhân viên mới, xây dựng mối quan hệ làm việc và đưa ra quyết định nhân sự. Quản lý thường không dành đủ thời gian để thực hiện những công việc này một cách hiệu quả.
- Loại 3: Một số công việc có thể là lãng phí đối với một người nhưng lại cần thiết đối với người khác. Ví dụ, việc tiếp khách có thể là lãng phí thời gian đối với một người nhưng lại là cần thiết đối với người khác. Điều quan trọng là phải xác định rõ mục tiêu của từng cuộc gặp mặt và cách thức tổ chức nó một cách hiệu quả.
Đánh giá cá nhân về thời gian
Mỗi người đều là người tiêu thụ và cũng là người lãng phí thời gian. Việc quản lý bản thân bắt đầu từ việc quản lý thời gian. Việc đánh giá thời gian có thể được thực hiện qua ba bước:
- Bước 1: Xác định những công việc nào không mang lại đóng góp nào. Điều này giúp loại bỏ những công việc không cần thiết.
- Bước 2: Xác định những công việc nào có thể được thay thế bởi người khác. Điều này giúp phân quyền và phát triển đội ngũ.
- Bước 3: Xác định những công việc nào đang lãng phí thời gian của người khác. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp và hiệu suất làm việc.
Để thực hiện việc đánh giá này, bạn có thể sử dụng bảng kiểm tra cá nhân về thời gian. Bạn liệt kê tất cả các công việc trong một ngày, ghi lại thời gian dành cho từng công việc, sau đó tự hỏi ba câu hỏi về từng công việc: liệu công việc đó có mang lại đóng góp không? Người khác có thể thay thế công việc đó không? Công việc đó có lãng phí thời gian của người khác không?
Việc đánh giá này nên được thực hiện hàng tuần hoặc hàng tháng, để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Kết luận
Thời gian là một tài nguyên quý giá và không thể tái tạo. Hiểu rõ và quản lý thời gian một cách hiệu quả là chìa khóa để thành công trong công việc. Bằng cách xác định những công việc không mang lại đóng góp, phân quyền cho người khác và đảm bảo rằng thời gian của người khác không bị lãng phí, bạn có thể tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được thành công.
Từ khóa
- Quản lý thời gian
- Tài nguyên quý giá
- Hiệu suất làm việc
- Đánh giá thời gian
- Phân quyền