Quá trình quản lý doanh nghiệp không thể thiếu các cuộc họp, và trong số đó, cuộc họp phân tích kinh doanh đóng vai trò quan trọng. Cuộc họp này tập trung vào việc đánh giá lại mục tiêu kinh doanh, đòi hỏi sự chú ý từ toàn bộ nhân viên công ty. Mục đích của cuộc họp là tập trung nguồn lực, giải quyết vấn đề, tích hợp tài nguyên và đạt được mục tiêu!

Đối với Huawei, cuộc họp phân tích kinh doanh được gọi là “một báo cáo một cuộc họp”: “một báo cáo” là báo cáo phân tích kinh doanh, “một cuộc họp” là cuộc họp phân tích kinh doanh. Sự chú ý đặc biệt đối với cuộc họp này là điều không thể thiếu, và nó không thể chỉ đơn giản là hình thức bề ngoài. Đây chính là một trong những lý do tại sao Huawei có thể hoàn thành mục tiêu sau mục tiêu.

Ba vấn đề phổ biến trong cuộc họp phân tích kinh doanh

Vấn đề 1: Chỉ phô diễn thành tích mà không nhìn nhận khoảng cách thực tế

Một doanh nghiệp quy mô hàng tỷ đô la đã phát hiện ra rằng một đơn vị kinh doanh thua lỗ hơn 100 triệu đô la vào tháng 11. “Thua lỗ xảy ra hôm nay?”, theo các chuyên gia, thua lỗ hoặc dấu hiệu thua lỗ đã xuất hiện trong 10 tháng đầu năm. Nhưng các lãnh đạo liên quan cố gắng che giấu vấn đề cho đến khi không thể giữ kín nữa. Việc phơi bày vấn đề vào cuối năm làm mất cơ hội để điều chỉnh và cải thiện, thật đáng tiếc.

Không ai dám đối mặt với thực tế là doanh nghiệp đang gặp khó khăn, vì sợ mất mặt, sợ trách nhiệm, và doanh nghiệp chưa xây dựng yêu cầu phân tích khoảng cách, cơ chế dự toán, tính toán và dự đoán, cũng như văn hóa tự phê bình.

Nếu một tổ chức bỏ qua khoảng cách, không chỉ mục tiêu kinh doanh hàng năm khó đạt được, mà năng lực tổ chức cũng sẽ bị đình trệ.

Vấn đề 2: Đề xuất hành động ngay lập tức mà không tìm ra nguyên nhân gốc rễ

Khi các giám đốc điều hành thảo luận về các biện pháp cụ thể để phòng ngừa bệnh dịch tả lợn châu Phi trong cuộc họp phân tích kinh doanh của một doanh nghiệp nông nghiệp, chuyên gia tư vấn đã đặt câu hỏi: “Vi rút bệnh dịch tả lợn châu Phi đến từ đâu?”. Cả hội trường trở nên im lặng.

Nếu không hiểu rõ nguồn gốc và kênh lây lan của vi rút bệnh dịch tả lợn châu Phi, thì không tìm ra nguyên nhân gốc rễ; không tìm ra nguyên nhân gốc rễ mà chỉ thảo luận về các biện pháp phòng ngừa, đều là việc làm vô ích.

Có một đề xuất loại bỏ người đứng đầu trang trại lợn sau khi xảy ra bệnh dịch tả lợn châu Phi. Chuyên gia tư vấn lại hỏi: “Sau khi loại bỏ người đứng đầu, bệnh dịch tả lợn châu Phi sẽ không còn xảy ra nữa sao?”. Cả hội trường lại trở nên im lặng.

Hầu hết mọi người thiếu nhận thức và phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ, và họ tin vào phán đoán kinh nghiệm cá nhân. Khi nói về khoảng cách, họ đề xuất cải tiến; khi nói về vấn đề, họ đưa ra lời khuyên, đây là điển hình của việc chữa bệnh theo triệu chứng.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ, đặc biệt là nguyên nhân chủ quan, là một quá trình đau đớn. Chúng tôi so sánh nó với việc tự đánh vào linh hồn mình.

Nếu công ty không yêu cầu, hoặc đội ngũ kinh doanh không biết nguyên nhân gốc rễ là gì và cách tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ, thì gần như không thể tìm thấy nguyên nhân gốc rễ.

Nếu không tìm ra nguyên nhân gốc rễ và không xây dựng quy trình dựa trên nguyên nhân gốc rễ, gần như không thể giải quyết triệt để vấn đề và cũng không thể nâng cao năng lực tổ chức.

Vấn đề 3: Chỉ xem xét quá khứ mà không dự đoán tương lai

Trong một cuộc họp phân tích kinh doanh của một doanh nghiệp internet, một cán bộ báo cáo đã chuẩn bị nội dung phân tích khoảng cách khá chi tiết và trình bày một cách ấn tượng. Sau tiếng vỗ tay, chuyên gia tư vấn của chúng tôi hỏi một số câu hỏi: “Kế hoạch hành động bạn trình bày nhắm vào mục tiêu kinh doanh cụ thể nào? Làm thế nào để kiểm tra? Dự đoán của bạn về tương lai là gì? Bạn cần làm gì tiếp theo để đạt được mục tiêu kinh doanh hàng năm?”. Hội trường lại trở nên im lặng.

Đa số doanh nghiệp xem xét lại quá khứ, kiểm tra khoảng cách, sau đó đề xuất kế hoạch hành động khẩu hiệu như “tăng cường… cải thiện…” hoặc đề xuất kế hoạch hành động mà thực hiện cũng không cải thiện kết quả kinh doanh. Chúng tôi thường không khách khí gọi đó là “hành động giả tạo”, bởi vì không biết thời gian nào, theo tiêu chuẩn nào, nhờ ai kiểm tra, và không biết những hành động này sẽ thay đổi kết quả kinh doanh như thế nào.

Hành động giả tạo liên quan đến việc phân tích nguyên nhân gốc rễ không đầy đủ, cũng như việc dự đoán tương lai không đầy đủ. Chúng ta xem xét lại trận chiến trước đó nhằm đánh bại trận chiến tiếp theo và thậm chí cả trận chiến kinh doanh hàng năm.

Vì vậy, chúng ta cần dự đoán rõ ràng mục tiêu, rủi ro, chiến lược, sự phối hợp tổ chức và phân bổ tài nguyên cho trận chiến tiếp theo, đây mới là mục tiêu cốt lõi của cuộc họp phân tích kinh doanh.