Tại sao bạn luôn gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch?

Thường xuyên chúng ta trở thành nô lệ của thời gian, vì không thể chống lại cuộc tấn công của các công việc khẩn cấp, không biết cách phân chia thời gian, không tập trung vào những công việc quan trọng nhất và sợ bỏ qua những điều không quan trọng.

Lý do tại sao bạn không thể lập kế hoạch hiệu quả

Nhiều người gặp khó khăn khi lập kế hoạch cho công việc, ví dụ như kế hoạch được lập ra nhưng khó thực hiện, không biết cách đánh giá độ quan trọng của mục tiêu, thường bị công việc đột xuất làm rối loạn kế hoạch ban đầu, mục tiêu đặt ra quá cao khiến việc thực hiện quá khó khăn, không thể phân biệt được vấn đề nằm ở kế hoạch hay ở việc thực hiện.

Nói chung, có hai nguyên nhân chính: Thứ nhất, kế hoạch đã được lập ra bị các công việc khác làm rối loạn; Thứ hai, tiến độ hoặc kết quả của kế hoạch không đạt như mong đợi.

Lập kế hoạch công việc và mối liên hệ với thời gian

Kế hoạch công việc luôn gắn liền với thời gian. Khi kế hoạch công việc không hoàn thành hoặc chất lượng kém, chúng ta cần tìm nguyên nhân: Liệu là do thiếu thời gian? Hay do quá nhiều công việc? Có cần sự hợp tác của nhiều người? Hay do kiến thức và kỹ năng?

Nếu một quy trình kéo dài quá lâu, đó là vấn đề về hiệu suất công việc. Kế hoạch công việc có các mốc thời gian, nếu mốc thời gian đầu tiên bị kẹt, toàn bộ kế hoạch sẽ bị ảnh hưởng.

Do dự và hợp tác là những nguyên nhân chính khiến kế hoạch khó thực hiện. Thiếu thời gian khiến nhiều kế hoạch không thể triển khai.

Cách để lập kế hoạch công việc hiệu quả

Để lập kế hoạch công việc hiệu quả, chúng ta cần tập trung vào hai phương diện sau:

1. Tuân thủ quy tắc việc quan trọng đầu tiên

Việc quan trọng đầu tiên là phần quan trọng nhất trong tất cả các phương pháp luận. Tại sao kế hoạch lại khó thực hiện? Những kế hoạch công việc này dường như là vấn đề về hợp tác và thời gian, nhưng thực tế có thể bạn đang làm một việc không đúng.

a. Làm đúng việc

Làm thế nào để nhận biết một công việc đúng? Bạn có thể tự hỏi mình một câu: “Nếu bạn không thực hiện kế hoạch này, hậu quả sẽ như thế nào?” Nếu không thực hiện công việc này sẽ dẫn đến hậu quả xấu hoặc tốt, thì đó chính là công việc quan trọng.

Nhiều người lập kế hoạch công việc thường là người lạc quan, luôn ước lượng thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc.

Người ta nói rằng: “Tôi có đủ người, đủ ngân sách, tôi sẽ hoàn thành kế hoạch công việc tốt hơn.” Trên thực tế, có rất nhiều công việc mất nhiều thời gian hơn bạn tưởng tượng.

Ví dụ, việc xây dựng Nhà hát Sydney ban đầu dự kiến hoàn thành trong 5 năm với ngân sách dưới 10 triệu đô la Úc. Nhưng kết quả là mất 15 năm và cuối cùng chi phí lên tới hơn 100 triệu đô la Úc.

Hầu hết các kế hoạch đều vượt xa thời gian bạn tưởng tượng khi hoàn thành.

Tác giả của cuốn sách “Suy nghĩ, nhanh và chậm”, Daniel Kahneman gọi sự ước lượng lạc quan quá mức này là lỗi lập kế hoạch.

Vì vậy, mọi người cần rõ ràng rằng khi lập kế hoạch, chúng ta cần đạt được sự đồng thuận với nhóm của mình, thừa nhận rằng kế hoạch có thể bị hoãn, sau đó dành đủ thời gian, giảm thiểu việc làm những công việc không quan trọng.

Sao chúng ta lại quá lạc quan khi thực hiện kế hoạch công việc? Đó là do chúng ta đánh giá quá cao khả năng của bản thân hoặc người khác.

Dễ dàng bỏ qua một sự thật: Việc hoàn thành một kế hoạch công việc cần sự hợp tác từ bên trong và bên ngoài. Bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể gây ra vấn đề ở một bước, và chỉ cần một bước đi sai, kế hoạch sẽ bị lệch hướng.

Như vậy, làm thế nào để ngăn chặn kế hoạch bị lệch hướng?

Trước hết, xác định vấn đề, tìm ra yếu tố then chốt.

Ví dụ, nhiều người nghĩ rằng họ chưa từng nghiên cứu cách tổ chức cuộc họp, nên không biết điểm quan trọng của cuộc họp là gì; nhiều người chưa từng đọc một số cuốn sách, nhưng thực tế không đại diện cho việc họ không đọc sách.

Đôi khi chúng ta không lập kế hoạch, không học hỏi, mà là chúng ta không xác định vấn đề ngay từ đầu.

Ví dụ, khi đọc sách, cần lên kế hoạch xem cần đọc những cuốn sách nào, hoàn thành trong bao lâu.

Thứ hai, lập kế hoạch, thời gian không phải là yếu tố quan trọng nhất, bạn nhận biết được tầm quan trọng của một việc mới là điều quan trọng.

Khi xác định việc quan trọng, quản lý cần suy nghĩ về hai câu hỏi: Đầu tiên, nếu không làm việc này, hậu quả sẽ như thế nào? Thứ hai, liệu có ai làm tốt hơn bạn?

Nếu có người làm tốt hơn bạn, hãy để họ làm. Việc giao cho họ không phải để phân công và ủy quyền, mà để mỗi người phát huy sở trường của mình.

Cuối cùng, kế hoạch không phải là không giới hạn việc “đưa” vào, mà là giảm dần số việc trong kế hoạch, tăng tính chính xác và tầm quan trọng của chúng.

Khả năng tuân thủ quy tắc việc quan trọng đầu tiên không chỉ thể hiện ở bản thân, mà còn giúp đội ngũ của bạn có nó.

2. Tuân thủ quy tắc bốn ô và danh sách sáu việc quan trọng

Bốn ô và danh sách sáu việc quan trọng là những phương pháp quan trọng để lập kế hoạch.

Nếu tôi có ba việc quan trọng, tôi nên sắp xếp như thế nào? Tôi nên làm việc nào vào lúc nào?

Mọi người đều hiểu quy tắc bốn ô, nhưng khi kết hợp với phương pháp “danh sách sáu việc quan trọng”, bạn có thể không rõ.

Nhà quản lý Ivy Lee đề xuất phương pháp “danh sách sáu việc quan trọng”, nghĩa là bạn nên kiểm soát tối đa sáu việc cần làm trong ngày.

Nếu liệt kê quá nhiều việc, bạn sẽ không thể hoàn thành; nếu liệt kê quá ít, bạn không thể lên lịch tốt.

a. Phân loại việc quan trọng

Bạn có thể thử trước, lấy giấy và bút, vẽ trục ngang biểu thị “khẩn cấp”, trục dọc biểu thị “quan trọng”.

Sử dụng 10 giây để suy nghĩ về những việc cần làm hôm nay hoặc tuần này, liệt kê tất cả những việc đó, nhưng tối đa không quá sáu việc. Sau đó bắt đầu phân loại các việc quan trọng.

Ô thứ nhất, khẩn cấp và quan trọng. Ví dụ, bạn có một khách hàng ký hợp đồng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến doanh thu của tháng này. Và hôm nay đã là ngày 28, thời gian chỉ còn ba ngày, công việc này cũng rất khẩn cấp. Vì vậy, công việc này nên được đặt vào ô đầu tiên.

Ô thứ hai, quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ, bạn cần học cuốn sách “Quản lý hiệu quả”, đây thuộc loại quan trọng nhưng không khẩn cấp. Vì bạn có thể không học trong một ngày hoặc một tuần, nhưng nếu học một ngày, nó sẽ giúp nâng cao kỹ năng quản lý của bạn rất nhiều.

Hoặc, bạn đang duy trì một khách hàng lớn, bạn cần gặp họ, bạn có thể chọn bất kỳ thời điểm nào để gặp, nhưng việc gặp gỡ có thể ảnh hưởng đến cơ hội hợp tác chiến lược quan trọng trong tương lai.

Ô thứ ba, không quan trọng và không khẩn cấp. Ví dụ, xem một bộ phim, bạn có thể xem bất cứ lúc nào, không xem cũng không ảnh hưởng lớn.

Ô thứ tư, khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ, hôm nay có một người bạn đến Bắc Kinh, anh ta muốn gặp bạn, bạn cần cân nhắc xem có nên tiếp đón không. Loại khách không mời mà đến này có thể thuộc loại khẩn cấp nhưng không quan trọng.

Nhưng nếu đây là người bạn rất muốn gặp nhưng chưa từng hẹn được, thì lần gặp này có thể trở nên quan trọng, lúc đó nên đặt vào ô đầu tiên.

b. Ưu tiên việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Sau khi phân loại sáu việc theo quy tắc bốn ô, bạn bắt đầu làm bài toán lựa chọn: ưu tiên việc nào?

Có người cho rằng ưu tiên việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, có người cho rằng ưu tiên việc khẩn cấp và quan trọng, rốt cuộc nên chọn thế nào?

Nhiều người thường thích làm những việc dường như quan trọng và khẩn cấp, cho rằng đó không thể chọn. Theo tôi, ưu tiên việc quan trọng và khẩn cấp, nhưng điểm nhấn mãi mãi là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Trong công việc thực tế, hầu hết mọi người đều trở thành lính cứu hỏa. Nếu chúng ta luôn làm việc quan trọng và khẩn cấp, cuộc sống của chúng ta sẽ mãi giống như một lính cứu hỏa, hàng ngày cứu hỏa.

Thực tế, nhiều việc quan trọng có thể được làm trước, nhưng vì chúng ta luôn lùi lại, đã biến những việc không khẩn cấp thành khẩn cấp.

Ví dụ, việc chú trọng vào không gian riêng, thực tế đây là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Nhưng vì trong những năm qua chưa chú trọng đủ, nên giờ đây trở thành việc quan trọng và khẩn cấp.

Nếu bạn không có nhận thức về việc lập kế hoạch trước, bạn sẽ không nhìn thấy những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Nhưng chỉ cần nhận thức được đã không muộn, không nhận thức mới là đáng sợ. Những người có hiệu quả cao đều giỏi việc lập kế hoạch trước, và hiểu về việc quan trọng vượt trội so với nhiều người.

Chúng ta nên cân nhắc độ quan trọng của việc trước khi cân nhắc độ khẩn cấp. Dù là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, hay việc quan trọng và khẩn cấp, tuyệt đối không nên lãng phí thời gian vào những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.

Tạo thói quen, để kế hoạch thành công

Lập kế hoạch tốt có thể giúp bạn đạt hiệu quả gấp đôi với công sức bằng nửa. Cụ thể, chúng ta nên làm gì để kế hoạch thành công hơn?

Khi đối mặt với thông tin và kiến thức, bạn có thể thông qua tâm pháp ghi chú, cải thiện khả năng tổng hợp, ứng phó, khả năng cấu trúc và hiệu suất cao, từ đó phân loại việc quan trọng, tạo ra kế hoạch hợp lý và hiệu quả hơn.

Lei Jun nói: “Không nên dùng sự siêng năng về chiến thuật để che giấu sự lười biếng về chiến lược.”

Khi nhiều dự án hoặc nhiệm vụ tập trung, việc đánh giá và làm những việc quan trọng nhất trong thời đại này là một việc rất quan trọng.

Tư duy danh sách, là cần phải sắp xếp tất cả những việc bạn làm mỗi ngày, sau đó theo dõi danh sách này để thúc đẩy công việc.

Phương pháp tư duy danh sách thực ra là nhiều người ghi lại những việc cần làm vì sợ quên. Nhưng những việc có thể quên đều không quan trọng.

Nếu chỉ tạo ra danh sách công việc hoặc danh sách cuộc sống, thì bạn chỉ trông giống như rất hiệu quả và chăm chỉ, nhưng sự siêng năng này không mang lại kết quả.

Nếu bạn thấy thành viên đội của bạn nói “công việc ngày hôm nay đầy đủ”, “làm thêm giờ buổi tối” v.v., bạn đừng vui mừng, có thể họ chỉ đang rơi vào cái bẫy của sự siêng năng bề ngoài.

Danh sách được tạo ra vì sợ quên, không có cốt lõi, không có linh hồn. “Danh sách sáu việc quan trọng” không chỉ đơn giản là tư duy danh sách.

Nó giúp mọi người xử lý việc quan trọng trước, ưu tiên quản lý thời gian, hình thành thói quen làm việc tốt, giúp mọi người chuyên nghiệp hơn trong đội ngũ.

Lập kế hoạch ghi chú, là để giúp chúng ta sử dụng thời gian quý giá của mình làm những việc mình giỏi, yêu thích, đúng đắn. Đặt tâm trạng và thời gian vào những việc quan trọng, yêu thích, đó mới là trạng thái làm việc của chúng ta.

Học cách tích hợp, giúp bạn xây dựng mối quan hệ giữa nhiều việc, tích hợp thời gian của bạn tốt hơn.

Học cách cấu trúc, giúp bạn cấu trúc logic trên logic, dùng giá trị, nhân loại để đánh giá điều gì là đúng, tìm ra việc quan trọng nhất.

Những người có tư duy việc quan trọng là những người sử dụng thời gian giỏi. Sử dụng thời gian không phải là sử dụng từng phút, mà là biết cách đầu tư thời gian lớn vào những việc quan trọng thực sự.

Để đạt được tư duy việc quan trọng không dễ, điều này đòi hỏi sự kiềm chế lớn.

Giám đốc thiết kế của Apple, Jonathan Ive, đã hỏi Steve Jobs: Làm thế nào để chỉ tập trung vào vài việc quan trọng?

Jobs nói: “Khi bạn làm một việc, hãy tự hỏi mình hai câu hỏi: Việc này có quan trọng nhất không? Đó có phải việc bạn nên làm không? Nếu không phải là việc bạn nên làm nhất, bạn phải kiềm chế, phải giảm bớt, phải tập trung.”

Ngày nay, mỗi người, mỗi tổ chức, mỗi đội ngũ đều cần khả năng lập kế hoạch việc quan trọng, trở thành người chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Bạn nên lấy 80% thời gian bạn đã lãng phí vào những việc không quan trọng, tập trung vào 20% việc quan trọng nhất.

Việc quan trọng không phải do một người làm, mà là do cả một nhóm người cùng làm.

Thường xuyên chúng ta trở thành nô lệ của thời gian, vì không thể chống lại cuộc tấn công của các công việc khẩn cấp, không biết cách phân chia thời gian, không tập trung vào những công việc quan trọng nhất và sợ bỏ qua những điều không quan trọng.