Thách thức trong Chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với thách thức lớn khi chuyển đổi số, đặc biệt là việc cân nhắc giữa hiện tại và tương lai, ngắn hạn và dài hạn. Mặc dù doanh nghiệp đang ở giai đoạn quan trọng này, nhưng năm nay có vẻ như khó khăn hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần đảm bảo sự tồn tại trước tiên, sau đó mới đến các kế hoạch phát triển khác.

Đa số doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc cắt giảm ngân sách số hóa và sa thải nhân viên, dẫn đến nhu cầu số hóa giảm đáng kể trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây chính là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp không ngừng nỗ lực trong việc chuyển đổi số, vì mục tiêu cốt lõi là nâng cấp quản lý. Việc nâng cấp quản lý trong thời kỳ suy thoái kinh tế có thể mang lại cơ hội mới cho doanh nghiệp.

Làm thế nào để đặt mục tiêu?

Chuyển đổi số không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng ra toàn bộ chuỗi cung ứng từ nghiên cứu và phát triển đến bán hàng và dịch vụ khách hàng. Đối với các doanh nghiệp chưa tích hợp gen số hóa, cách tiếp cận nào nên được thực hiện để bắt đầu quá trình chuyển đổi số toàn diện? Mục tiêu chuyển đổi nên được thiết lập như thế nào?

Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần phân tích sâu các quy trình kinh doanh hiện tại để xác định những khía cạnh có thể cải thiện hiệu suất hoặc giảm chi phí thông qua chuyển đổi số. Các lĩnh vực thường được tập trung bao gồm quản lý sản xuất, quản lý kho, hợp tác chuỗi cung ứng, bán hàng và tiếp thị, dịch vụ khách hàng. Sau đó, doanh nghiệp nên khởi động một dự án cụ thể và dự kiến ​​sẽ mang lại lợi nhuận đầu tư (ROI) rõ ràng, ví dụ như triển khai hệ thống xử lý đơn đặt hàng kỹ thuật số.

Mục tiêu chuyển đổi nên dựa trên năng lực cốt lõi và vị trí thị trường của doanh nghiệp, với mục tiêu tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí, cải thiện trải nghiệm khách hàng và đổi mới mô hình kinh doanh. Cụ thể, mục tiêu ngắn hạn nên tập trung vào việc tăng hiệu quả sản xuất; mục tiêu trung hạn nên hướng tới việc xây dựng hệ thống chuỗi cung ứng linh hoạt; và mục tiêu dài hạn, doanh nghiệp nên tập trung vào việc xây dựng khung quyết định dựa trên dữ liệu và liên tục khám phá đổi mới trong mô hình kinh doanh.

Làm thế nào để tránh tác dụng phụ?

Mặc dù nhận thức về chuyển đổi số đang tăng cao, nhưng việc thực thi vẫn là một thách thức. Làm thế nào để xây dựng một hệ thống số hóa khả thi?

Doanh nghiệp nên áp dụng chiến lược triển khai từng giai đoạn để xây dựng hệ thống số hóa toàn chuỗi. Đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại, phân tích cơ sở hạ tầng IT và mức độ số hóa, xác định những tài nguyên hiện có có thể tận dụng và những lĩnh vực cần đầu tư cải tiến. Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp nên xây dựng cơ sở dữ liệu để đảm bảo chất lượng và khả năng truy cập dữ liệu, bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu thống nhất, cơ chế thu thập và lưu trữ dữ liệu.

Điểm quan trọng nhất là nhận biết và triển khai các giải pháp công nghệ cốt lõi. Ví dụ như ERP (Quản lý tài nguyên doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo, nhằm hỗ trợ số hóa quy trình kinh doanh. Đây là bước then chốt trong quá trình chuyển đổi số và cũng là nơi dễ gặp thất bại nhất. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp thường phải đối mặt với lựa chọn: liệu hệ thống số hóa có thích ứng với quản lý hiện tại của doanh nghiệp, hay quản lý phải thích ứng với hệ thống số hóa?

Các vấn đề khác nhau như “thực hành tốt nhất ngành” phần mềm đôi khi không đáp ứng được nhu cầu của bộ phận kinh doanh. Việc phát triển phần mềm tùy chỉnh có thể tốn kém và tiềm ẩn nhiều rủi ro không xác định. Nếu không phát triển phần mềm tùy chỉnh, bộ phận kinh doanh sẽ từ chối sử dụng vì cho rằng nó không phù hợp, cuối cùng dẫn đến việc dự án số hóa không thể triển khai. Để giải quyết vấn đề này, cả hai bên cần đạt được sự thỏa thuận, cùng “nhượng bộ chiến lược”.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi số cần sự hỗ trợ của nguồn nhân lực và văn hóa doanh nghiệp. Chuyển đổi số không chỉ là sự thay đổi về công nghệ, mà còn bao gồm sự thay đổi về con người và văn hóa doanh nghiệp. Đào tạo nhân viên nắm vững kỹ năng số hóa và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp khuyến khích đổi mới, phản hồi nhanh chóng, là điều không thể thiếu để thành công trong việc chuyển đổi số.

Làm thế nào để vượt qua giai đoạn đau đớn?

Chuyển đổi số giống như một cuộc tái sinh của doanh nghiệp, liên quan đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm văn hóa, cấu trúc và quy trình hoạt động.

Văn hóa tổ chức là phần khó thay đổi nhất trong quá trình chuyển đổi. Nhiều doanh nghiệp đã hình thành văn hóa và thói quen làm việc cố hữu trong quá trình phát triển lâu dài, nhân viên có thể phản đối công cụ và quy trình số hóa mới. Sự phản đối này có thể xuất phát từ nỗi sợ hãi về điều không chắc chắn, sự không thích nghi với sự thay đổi, hoặc lo ngại về vị trí công việc của họ.

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp cũng là một thách thức lớn. Điều này bao gồm việc lựa chọn đúng phần mềm và phần cứng, đồng thời đảm bảo chúng có thể tương thích với hệ thống hiện tại và được sử dụng hiệu quả bởi nhân viên hiện tại.

Hợp nhất và quản lý dữ liệu cũng là một thách thức lớn trong quá trình chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp đã tích lũy được lượng lớn dữ liệu trước khi chuyển đổi, nhưng dữ liệu này có thể phân tán trong các hệ thống khác nhau, định dạng không đồng nhất, chất lượng không đồng đều. Hợp nhất dữ liệu này vào một nền tảng thống nhất, đảm bảo tính chính xác và khả dụng của dữ liệu, là chìa khóa thành công.

Chuyển đổi số đòi hỏi một loạt các kỹ năng và kiến thức mới, bao gồm phân tích dữ liệu, thao tác phần mềm, an ninh mạng, v.v. Nhiều doanh nghiệp có thể phát hiện sự thiếu hụt kiến thức trong các lĩnh vực này khi bắt đầu quá trình chuyển đổi.

Mặc dù những khó khăn trên chỉ là bề nổi của băng tuyết, nhưng thách thức thực sự mà doanh nghiệp phải đối mặt là – cân nhắc giữa hiện tại và tương lai, ngắn hạn và dài hạn. Đây mới chính là yếu tố cốt lõi và khó khăn nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Không chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng tăng trưởng chậm, nhưng nếu chuyển đổi quá mức, doanh nghiệp cũng có thể chịu tổn thương, thậm chí gặp phải tình trạng tăng trưởng đình trệ. Quá trình này không tránh khỏi những vấn đề, khó khăn và mâu thuẫn, điều đáng sợ là tổ chức và người quản lý không đủ khả năng đối mặt với khủng hoảng và không kiên định.