Bài học quản lý quan trọng: Điều gì xảy ra khi bạn không có mặt?

Đối với một nhà lãnh đạo, điều quan trọng nhất không phải là những gì xảy ra khi bạn có mặt, mà là những gì diễn ra khi bạn vắng mặt. Đây là quan điểm thú vị và sâu sắc do nhà quản lý nổi tiếng người Mỹ Robert Lebow đưa ra, được biết đến với tên gọi “Định luật Lebow”.

Tình huống thực tế

Một quản lý đã chia sẻ trên trang web World Manager rằng tại công ty nhỏ của họ, khi giám đốc vắng mặt, nhiều nhân viên không biết phải làm gì, và hầu hết công việc đều cần sự xác nhận và phê duyệt của giám đốc mới có thể tiếp tục. Đây là tình trạng phổ biến ở cả các công ty lớn lẫn nhỏ, nơi tình trạng làm việc của nhân viên thay đổi rõ rệt khi lãnh đạo không có mặt.

Nhận định về vấn đề

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

• Chế độ và quy trình làm việc chưa hoàn thiện, thiếu quy chuẩn.
• Lãnh đạo chưa giao quyền đầy đủ cho nhân viên.
• Nhân viên chưa có ý thức trách nhiệm cao, dù có quy định cũng sẽ tìm cách né tránh.

Theo Định luật Lebow, nếu muốn nhân viên biết cách làm việc hiệu quả khi bạn không có mặt, bạn cần xây dựng hệ thống quy định cụ thể và phân bổ trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và tự chủ trong công việc.

Giải pháp

1. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên quy chế

Khi yếu tố tình cảm chiếm ưu thế trong hoạt động công ty, các quy định sẵn có khó có thể được thực thi. Lãnh đạo nên cân nhắc giữa việc tạo môi trường ấm cúng và duy trì kỷ luật lao động. Cách tốt nhất là kết hợp cả hai, nhưng phải đảm bảo quy định luôn được tuân thủ nghiêm ngặt.

Giải pháp: Cải thiện quy định hiện hành bằng cách tinh chỉnh chi tiết thực thi. Ví dụ, đặt ra yêu cầu về thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Khi áp dụng thay đổi, cần giải thích rõ lý do và lợi ích cho nhân viên. Những người không phù hợp với văn hóa mới có thể được thay thế bằng nhân tài mới.

2. Giao quyền và thúc đẩy tự giác

Trong giai đoạn đầu, lãnh đạo thường phải trực tiếp tham gia vào mọi hoạt động. Tuy nhiên, khi công ty phát triển, việc giao quyền trở nên quan trọng. Lãnh đạo cần tập trung vào việc quản lý tổng thể thay vì làm việc cụ thể. Việc giao quyền không chỉ giúp giảm tải công việc cho lãnh đạo mà còn thúc đẩy sự tự giác và sáng tạo của nhân viên.

Giải pháp: Đào tạo và khuyến khích nhân viên tự quản lý công việc. Đối với nhân viên có năng lực, hãy giao cho họ những nhiệm vụ quan trọng và tin tưởng họ. Đối với nhân viên mới hoặc chưa có kinh nghiệm, hãy hỗ trợ họ thông qua đào tạo và hướng dẫn.

3. Xác định mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng

Việc xác định rõ ràng mục tiêu và trách nhiệm là yếu tố then chốt để nhân viên có thể tự chủ trong công việc. Đặc biệt đối với những nhân viên làm việc với kiến thức, việc tự quản lý và tự giác hoàn thành nhiệm vụ là rất quan trọng. Theo Peter Drucker, nhân viên cần được hỗ trợ và tự quản lý công việc của mình để đạt hiệu quả cao nhất.

Giải pháp: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho mỗi nhân viên và liên kết chúng với mục tiêu chung của công ty. Khuyến khích nhân viên tự đánh giá và điều chỉnh công việc của mình theo định kỳ. Đồng thời, lãnh đạo cần phát triển kỹ năng giao quyền, đào tạo và động viên nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc.

Kết luận

Để xây dựng một tổ chức hoạt động hiệu quả ngay cả khi lãnh đạo vắng mặt, cần chú trọng vào việc:

• Xây dựng quy định rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt.
• Giao quyền và thúc đẩy sự tự giác của nhân viên.
• Xác định mục tiêu và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân.

Từ đó, nhân viên sẽ biết cách làm việc độc lập và hiệu quả, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

Từ khóa:

• Quản lý doanh nghiệp
• Định luật Lebow
• Giao quyền
• Tự giác
• Mục tiêu rõ ràng