Quản lý: Dẫn dắt đội nhóm để hoàn thành công việc

Có rất nhiều người hỏi tôi: “Quản lý là gì?” Mặc dù chỉ có vài từ, nhưng nếu giải thích một cách chi tiết, câu trả lời sẽ rất phức tạp.

Tôi muốn sử dụng nguyên lý đầu tiên để đưa ra một câu trả lời đơn giản: Quản lý là dẫn dắt đội nhóm để hoàn thành công việc, thông qua việc thực hiện công việc để cải thiện bản thân, như vậy mà thôi.

Quản lý là gì?

1. Quản lý hướng đi

Rice Ando đã nói rằng: “Người điều hành không thể chỉ rõ hướng đi cho công ty, nhân viên sẽ không biết phải làm gì, mỗi người sẽ tự làm theo ý mình. Hành động hỗn loạn sẽ khiến lực lượng phân tán và hiệu quả tổng thể của tổ chức sẽ không thể phát huy.” Trong quá trình này, người quản lý cần xác định mục tiêu cho nhân viên, tranh thủ nguồn lực và sắp xếp nhân sự một cách hợp lý.

• Xác định mục tiêu: Mọi người đều cần mục tiêu để thúc đẩy họ. Khi doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng và nhân viên cũng đồng lòng với mục tiêu đó, điều này sẽ tạo ra sức mạnh lớn để mọi người cống hiến hết mình.
• Tranh thủ nguồn lực: Một số người quản lý sau khi đặt mục tiêu cho đội nhóm, thường coi nhân viên như những siêu nhân, cho rằng sau khi giao nhiệm vụ, nhân viên sẽ hoàn thành đúng hạn và chất lượng. Trên thực tế, hầu hết mọi người vẫn cần sự hỗ trợ về nguồn lực, bao gồm cả nguồn nhân lực và tài chính.
• Sắp xếp nhân sự: Peter Drucker cho rằng mục đích của tổ chức là “kể cả những người bình thường cũng có thể làm được những điều phi thường”. Để đạt được hiệu quả này, người quản lý cần có kỹ năng sắp xếp nhân sự xuất sắc.

2. Quản lý quy trình

Nhiều người quản lý doanh nghiệp thường thắc mắc: “Tại sao một số việc đã được quyết định lại không được thực hiện?” Nguyên nhân thường không phức tạp, rất có thể là do quản lý quy trình không tốt. Quản lý quy trình chủ yếu là tập trung vào việc thực thi, khả năng thực thi là khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực và đảm bảo việc hoàn thành mục tiêu một cách chất lượng.

• Tạo văn hóa thực thi: Câu nói phổ biến: “Suy nghĩ quyết định hành vi, hành vi quyết định thói quen, thói quen quyết định vận mệnh.” Tạo văn hóa thực thi có thể giúp nhân viên hình thành ý thức thực thi, từ đó tăng cường hành vi thực thi.
• Kích thích tinh thần chủ nhân: Theo “Binh Pháp Tôn Tử”: “Nhóm người cùng chung mục tiêu sẽ thắng lợi.” Điều này yêu cầu toàn bộ đội nhóm cùng chung mục tiêu, coi việc của đội nhóm như việc của mình.
• Tăng cường xây dựng hệ thống và tiêu chuẩn: Quản lý cần phải sử dụng cả hai phương pháp mềm và cứng. Bên cạnh việc hướng dẫn mềm, cũng cần có hệ thống và tiêu chuẩn cứng để ràng buộc.

3. Quản lý hiệu suất

Peter Drucker cho rằng trọng tâm của quản lý không phải là tăng cường hiệu suất mà là nâng cao hiệu quả. Làm thế nào để hiểu ý nghĩa của việc “nâng cao hiệu quả”? Đơn giản mà nói, trong môi trường công việc phức tạp và biến đổi, người quản lý cần giúp nhân viên nhận biết những việc quan trọng, tập trung thời gian, nỗ lực và nguồn lực vào những việc này.

• Phân biệt công việc quan trọng: Năng lực của mỗi người là hữu hạn, cần tập trung thời gian và nguồn lực vào một hoặc vài công việc quan trọng, thay vì cố gắng làm tất cả mọi việc.
• Giảm thiểu sự gián đoạn: Một số người quản lý không tin tưởng nhân viên, liên tục họp, điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Có một hiệu ứng “gốc răng” trong quản lý, nghĩa là ngay cả sự gián đoạn ngắn cũng có thể làm mất thời gian để quay lại trạng thái ban đầu.
• Giữ ổn định nhân sự: Nếu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, công ty sẽ luôn phải tuyển dụng nhân viên mới, điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của đội nhóm.

Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý tốt?

1. Kiểm soát bản thân

Một lý thuyết nổi tiếng về quản lý là “Lý thuyết khỉ con” của William Ackman. Ví dụ, buổi sáng bạn vừa đến văn phòng, một nhân viên đột nhiên đến nhờ bạn giải quyết vấn đề. Sau khi thảo luận, bạn nhận ra rằng dạy cho anh ta mất nhiều thời gian hơn so với việc bạn tự giải quyết vấn đề. Vì vậy, bạn nói với nhân viên: “Thôi, để tôi giải quyết vấn đề này, bạn không cần lo lắng.”
Khi tình huống này xảy ra nhiều lần, bạn sẽ bị các vấn đề từ mọi nơi dồn dập, trở thành “nô lệ” của nhân viên.
Một nhà quản lý giỏi cần kiểm soát bản thân, không nên vội vàng giải quyết vấn đề cho nhân viên. Bạn cần thay đổi suy nghĩ: Là người lãnh đạo, tôi phải là điểm cao nhất trong đội nhóm, tôi có trách nhiệm giải quyết các vấn đề của nhân viên. Điều này không đúng.

2. Hiểu biết về ủy quyền

Một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá mức độ của một nhà quản lý là xem liệu anh ta có dám và biết cách ủy quyền hay không. Trong công việc, không nên làm tất cả mọi thứ, hãy trao cơ hội cho nhân viên, vừa giải phóng bản thân, vừa rèn luyện họ, đồng thời thể hiện tầm nhìn và niềm tin của bạn đối với họ.

3. Chấp nhận sự không hoàn hảo

Procter & Gamble từng có quy định rằng: Nếu một nhân viên ba tháng không phạm bất kỳ sai lầm nào, thì sẽ bị coi là nhân viên không đủ tiêu chuẩn. Lý giải của John Bibo, Chủ tịch toàn cầu của Procter & Gamble, là nếu một nhân viên ba tháng không phạm lỗi, điều đó có nghĩa là anh ta không làm việc chăm chỉ, mà đang đối mặt với công việc một cách thụ động. Trên thực tế, ai làm càng nhiều thì càng dễ mắc lỗi. Không mắc lỗi nào cũng có thể cho thấy vấn đề.