Làm thế nào để trả lời tin nhắn của sếp một cách chuyên nghiệp?
Làm thế nào để trả lời tin nhắn của sếp một cách chuyên nghiệp?
Bạn chắc chắn đã từng nhận được tin nhắn từ sếp trong công việc hàng ngày. Dù là qua email, WhatsApp hay cuộc gọi điện thoại, chúng ta thường chỉ trả lời và coi như xong, không quan tâm đến việc có quy tắc nào cần tuân theo hay không.
Cho đến một ngày, tôi đã có cuộc trò chuyện với một người bạn thân, người đã từng là một giám đốc. Anh ấy kể về câu chuyện về một nhân viên cấp dưới tên S, mà anh ấy mới tuyển dụng làm trưởng phòng. S có năng lực làm việc tốt, tốt nghiệp từ một trường đại học danh tiếng và từng làm việc tại những công ty lớn, nhưng vấn đề của S nằm ở thái độ làm việc.
Một trong những điều khiến bạn tôi khó chịu nhất là S luôn trả lời tin nhắn của sếp rất chậm. Ví dụ, nếu sếp gửi tin nhắn vào buổi sáng hỏi về tiến trình dự án khách hàng tuần trước, S sẽ mất ít nhất hai giờ mới trả lời, và chỉ bốn từ: “Đang theo dõi”. Điều này làm cho bạn tôi cảm thấy bất mãn vì S cần đến hai giờ chỉ để gõ bốn chữ.
Còn trong việc lập kế hoạch công việc hàng tháng, S thường là người cuối cùng nộp. Bạn tôi phải liên tục thúc đẩy S để anh ta nhớ rằng kế hoạch công việc chưa được hoàn thành, và S chỉ có thể nộp một bản nháp vội vàng. Điều này gây ra sự gián đoạn trong lịch trình công việc của cả nhóm.
Những tình huống tương tự đã xảy ra nhiều lần, khiến cho bạn tôi phải cân nhắc lại việc liệu S có thể tiếp tục làm việc trong nhóm hay không. Mặc dù S có khả năng viết báo cáo tốt và hiểu rõ về lĩnh vực chuyên môn, nhưng anh ta lại gặp khó khăn khi hợp tác với các bộ phận khác hoặc tham gia vào các dự án lớn.
Việc trả lời tin nhắn chậm không chỉ ảnh hưởng đến công việc hiện tại, mà còn làm giảm hiệu suất của toàn bộ chuỗi sản xuất công ty. Hãy tưởng tượng một cuộc họp với mười người, chỉ cần một người đến muộn, cả cuộc họp có thể bị hoãn lại. Điều này dẫn đến hiện tượng “hiệu ứng nhân đôi tiêu cực” trong môi trường công sở.
Khi một hành động tiêu cực hoặc cảm xúc tiêu cực xuất hiện trong một nhóm, nó sẽ nhanh chóng lan rộng và trở nên nghiêm trọng hơn. Việc trả lời tin nhắn của sếp cũng vậy, mỗi lần chậm trễ có thể ảnh hưởng đến ba công việc khác liên quan.
Nếu không trả lời tin nhắn của sếp kịp thời, có thể gây ra sự nghi ngờ. Giả sử bạn là sếp và nhận được tin nhắn từ nhân viên sau ba giờ, và điều này lặp đi lặp lại, bạn sẽ nghĩ gì?
Điều này giống như mối quan hệ yêu đương, chỉ cần đối tác trả lời tin nhắn chậm, họ có thể tưởng tượng ra những tình tiết kịch tính. Trong môi trường công sở cũng vậy, đừng cho rằng đây là điều quá đáng. Nhiều sếp thực sự sẽ suy nghĩ như vậy.
Họ phải xử lý quá nhiều công việc và dự án phức tạp, nên luôn ở trạng thái căng thẳng, muốn mọi tin nhắn đều được phản hồi ngay lập tức, nếu không họ sẽ cảm thấy bất an. Làm việc với kiểu sếp này, bạn dễ dàng bị nghi ngờ vì một điều gì đó nhỏ nhặt.
Nếu bạn không muốn nghỉ việc ngay lập tức, hãy cố gắng thích nghi với phong cách quản lý này. Việc này có cả ưu điểm và nhược điểm. Nhược điểm là công việc và cuộc sống của bạn sẽ bị kiểm soát bởi sếp. Họ không nghỉ cuối tuần, bạn cũng không được nghỉ. Họ gửi tin nhắn cho bạn vào giữa đêm, bạn cũng phải trả lời trước nửa đêm.
Tuy nhiên, cũng có ưu điểm. Quan sát của tôi cho thấy, những người không trả lời tin nhắn của sếp đúng hạn đều bị gắn nhãn là không tích cực. Ngược lại, những người trả lời tin nhắn một cách nhanh chóng, dù năng lực công việc của họ như thế nào, thái độ làm việc của họ cũng được sếp đánh giá cao.
Cơ hội thăng tiến và tăng lương cũng sẽ được hướng tới họ nhiều hơn. Đây là thực tế, bạn có thể phê phán hoặc than phiền, nhưng bạn không thể tránh khỏi.
Vậy thì, trong công việc hàng ngày, chúng ta nên trả lời tin nhắn của sếp như thế nào?
- Tin nhắn quan trọng, hãy trả lời ngay.
- Tin nhắn phức tạp, hãy trả lời từng phần.
- Tin nhắn mang tính chất bề ngoài, hãy trả lời một cách cẩn thận.
Các tin nhắn quan trọng thường liên quan đến việc ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi công việc hoặc các bộ phận khác. Chúng có đặc điểm chung là “một thay đổi nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn”. Đặc biệt là những dự án mà sếp trực tiếp theo dõi, dù các tin nhắn khác có trả lời chậm, nhưng những vấn đề quan trọng này cần được theo dõi chặt chẽ. Điều này thể hiện sự tinh tế và chuyên nghiệp của bạn.
Khi trả lời tin nhắn, hãy đảm bảo rằng thông tin đầy đủ và không bị cắt xén. Vì sếp có thể không hiểu rõ về công việc của bạn, nên hãy sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích để giải thích mọi thứ. Một phương pháp đơn giản là tổ chức thông tin theo cấu trúc “quá khứ – hiện tại – tương lai”.
Ví dụ, khi sếp hỏi về tiến trình dự án, bạn có thể trả lời: “Tuần trước, chúng tôi phát hiện ra rằng phương án cần sửa đổi ở ba phần A, B, C. Hiện tại, chúng tôi đang cố gắng chỉnh sửa, và dự kiến sẽ có phiên bản sơ bộ vào ngày mai.”
Nếu bạn gặp tin nhắn phức tạp, hãy trả lời từng phần. Ví dụ:
“Sếp ơi, việc này hơi phức tạp. Sản phẩm này có thể sẽ bị trì hoãn một tháng nữa mới có thể giao hàng.
Nguyên nhân chính là do đội ngũ phát triển đã áp dụng công nghệ cơ sở hạ tầng mới, do đó sản phẩm hiện tại cần được cập nhật hoàn toàn. Sau khi cập nhật, chức năng sẽ mạnh mẽ hơn, nhưng cần thêm thời gian thử nghiệm.
Nguyên nhân thứ hai là… nguyên nhân thứ ba là…
Do đó, tôi nghĩ rằng chúng ta có thể làm như sau…”
Trong tin nhắn mang tính chất bề ngoài, hãy trả lời một cách cẩn thận. Không phải tất cả tin nhắn của sếp đều có ý nghĩa thực tế. Ví dụ, sếp có thể gửi tin nhắn trong nhóm: “Hãy cùng nhau nỗ lực, tiếp tục cố gắng, tạo ra thành tích mới!”. Thông thường, tin nhắn này không cần phải trả lời, nhưng tôi khuyên bạn nên trả lời và cẩn thận.
Ví dụ, bạn có thể trả lời: “Rất tốt, sếp! Tôi sẽ tổ chức cuộc họp nội bộ vào thứ Hai để thảo luận kế hoạch và gửi cho sếp xem trước cuối giờ chiều. Đồng thời, tôi cũng sẽ liên hệ với các lãnh đạo bộ phận khác để đảm bảo tài nguyên phù hợp.”
Điều này cho thấy bạn đã nhận được thông tin và đưa ra kế hoạch cụ thể, giúp sếp yên tâm. Đây là văn hóa cơ bản trong môi trường công sở.
Tóm lại, việc trả lời tin nhắn của sếp kịp thời không chỉ giúp bạn không làm phiền người khác, mà còn giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả, thay vì chỉ trả lời “không biết” hoặc không có kết thúc.
Chúng ta hãy luôn theo dõi mọi việc, đưa ra phản hồi và đảm bảo kết quả. Điều này gọi là chuyên nghiệp.
Từ khóa:
- Trả lời tin nhắn
- Thái độ làm việc
- Hiệu ứng nhân đôi tiêu cực
- Chuyên nghiệp
- Phản hồi