Đánh giá chất lượng cuộc họp: Đánh giá công ty thông qua cách tổ chức cuộc họp
Một cuộc họp hiệu quả có thể tạo ra giá trị quan trọng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn đang phải đối mặt với tình trạng cuộc họp kéo dài và kém hiệu quả, không đi đúng hướng hoặc không đưa ra được kết luận có giá trị, cuối cùng cũng không được thực hiện.
Thời gian và quy trình của một cuộc họp có thể được tinh gọn mà vẫn nâng cao chất lượng cuộc họp. Mục đích của bài viết này là giúp các công ty cải thiện hiệu quả cuộc họp của mình.
Cuộc họp, đại diện cho hiệu suất công ty
Nhiều công ty tổ chức cuộc họp một cách vô ích, làm lãng phí thời gian của những người tham dự và tiền bạc của công ty. Theo một công thức tính toán trên mạng, chi phí của một cuộc họp có thể được tính bằng cách nhân ba lần mức lương trung bình hàng giờ của người tham gia, nhân hai lần số người tham gia, và nhân với thời gian cuộc họp (theo giờ).
Tổng Giám đốc Samsung Lee Kun-hee đã quyết định sử dụng một phòng họp đặc biệt để cải thiện hiệu suất cuộc họp. Phòng họp này giữ nhiệt độ ở mức 0°C, khiến mọi người nhanh chóng tập trung vào cuộc thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.
Cuộc họp, đại diện cho quản lý công ty
Nhiều công ty tổ chức cuộc họp như một cơ hội để đổ lỗi hoặc chỉ trích lẫn nhau, thay vì giải quyết vấn đề. Điều này cho thấy quản lý công ty còn nhiều thiếu sót. Amazon Founder Jeff Bezos cho rằng nếu công ty cần nhiều cuộc họp để giải quyết vấn đề, điều đó có nghĩa là tổ chức và quy trình của công ty đang gặp vấn đề.
Công ty quản lý tốt thường yêu cầu viết báo cáo sau mỗi cuộc họp để dễ theo dõi và thực hiện. Tuy nhiên, một số công ty tiên tiến hơn không viết báo cáo cuộc họp, thay vào đó họ tin tưởng rằng mọi người sẽ hiểu và thực hiện theo quyết định đã được thảo luận.
Cuộc họp, đại diện cho văn hóa doanh nghiệp
Phong cách tổ chức cuộc họp khác nhau giữa các công ty, phản ánh văn hóa doanh nghiệp của họ. Ví dụ, Amazon không cho phép sử dụng PPT trong cuộc họp, thay vào đó yêu cầu tất cả tài liệu được gửi trước cuộc họp để mọi người có thời gian đọc và chuẩn bị.
Phong cách tổ chức cuộc họp của một công ty cũng cho thấy tầm nhìn và sự tự tin của người lãnh đạo. Một công ty có tầm nhìn xa trông rộng sẽ không bao giờ để việc tổ chức cuộc họp trở thành gánh nặng cho nhân viên.
Cuộc họp, đại diện cho tầm nhìn của lãnh đạo
Trên thực tế, phong cách tổ chức cuộc họp của một công ty có thể cho thấy tầm nhìn và phẩm chất của người lãnh đạo. Một số công ty tổ chức cuộc họp vào thời gian không phù hợp, như sau giờ làm việc hoặc cuối tuần, gây bất tiện cho nhân viên.
Một công ty có tầm nhìn xa trông rộng sẽ không để việc tổ chức cuộc họp trở thành gánh nặng cho nhân viên, thay vào đó sẽ tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và tích cực.
Cách tiếp cận Nissan để nâng cao giá trị cuộc họp
Nissan đã phát triển một phương pháp tổ chức cuộc họp hiệu quả, gọi là Nissan Meeting Way. Phương pháp này bao gồm 5 nguyên tắc chính:
- Giảm lãng phí giấy tờ: Sử dụng công nghệ thay vì in ấn.
- Giảm bớt đi lại: Sử dụng công nghệ để tổ chức cuộc họp từ xa.
- 1 chủ đề trong 1 giờ: Tập trung vào chủ đề chính và không quá 60 phút.
- Xác nhận mục tiêu cuộc họp: Xác định rõ mục tiêu trước khi bắt đầu cuộc họp.
- Tạo báo cáo ngay tại cuộc họp: Ghi chú kết luận ngay lập tức.
Bài viết này nhằm giúp các công ty cải thiện hiệu suất cuộc họp của mình, từ việc giảm lãng phí thời gian và tiền bạc đến việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của cuộc họp.
**Từ khóa:**
– Quản lý công ty
– Văn hóa doanh nghiệp
– Hiệu suất công ty
– Cuộc họp
– Tầm nhìn lãnh đạo