Phân tích kinh doanh hiệu quả: Hướng tới mục tiêu kinh doanh hàng năm
Những yếu tố tạo nên một hội nghị phân tích kinh doanh hiệu quả
Nếu so sánh doanh nghiệp với một chiếc xe hơi đang chạy với tốc độ cao, thì mục tiêu chiến lược chính là điểm đến cuối cùng. Hội nghị phân tích kinh doanh chính là lúc chúng ta xem bản đồ định hướng để đảm bảo không bị lạc đường.
Một cuộc họp phân tích kinh doanh hiệu quả cần có ba bước chuẩn bị trước khi bắt đầu, ba tập trung trong quá trình và hai bài viết sau cuộc họp.
Bước chuẩn bị trước cuộc họp
Báo cáo phân tích kinh doanh
Hội nghị phân tích kinh doanh còn được gọi là “một báo cáo, một cuộc họp”: “một báo cáo” chỉ báo cáo phân tích kinh doanh, “một cuộc họp” chỉ cuộc họp phân tích kinh doanh. Một trong những tiền đề quan trọng của một cuộc họp phân tích kinh doanh chất lượng cao là chuẩn bị báo cáo phân tích kinh doanh chất lượng cao.
Nếu báo cáo phân tích kinh doanh không đạt chất lượng, không thể phơi bày vấn đề, rủi ro và cơ hội, cuộc họp sẽ không thể đạt kết quả như mong đợi.
Báo cáo phân tích kinh doanh thường bao gồm hai loại: Báo cáo phân tích kinh doanh chung và báo cáo kinh doanh của từng đơn vị.
Báo cáo phân tích kinh doanh chung
Báo cáo phân tích kinh doanh chung là bảng điều khiển chỉ dẫn cho kế hoạch chiến lược hàng năm của doanh nghiệp, từ góc nhìn của người quản lý cấp cao nhất của nhóm hoặc các đơn vị kinh doanh.
Báo cáo cần mô tả rõ ràng về vị trí hiện tại, khoảng cách đến mục tiêu, lộ trình tiến triển và rủi ro tiềm ẩn.
Báo cáo kinh doanh của từng đơn vị
Nếu báo cáo phân tích kinh doanh chung là kế hoạch chiến lược chính, đưa ra vấn đề và đặt câu hỏi, thì báo cáo kinh doanh của từng đơn vị chính là kế hoạch chiến lược cụ thể, giải quyết vấn đề và tận dụng cơ hội.
Chủ đề cốt lõi
Chủ đề cốt lõi được xác định dựa trên những vấn đề/rủi ro/cơ hội được phơi bày trong báo cáo phân tích kinh doanh. Ba chủ đề cốt lõi của hội nghị phân tích kinh doanh:
- Chủ đề thứ nhất: Trận đánh trước đó đã thắng chưa?
- Chủ đề thứ hai: Nếu một số mục tiêu không đạt được, hãy tìm nguyên nhân.
- Chủ đề thứ ba: Mục tiêu, hành động và nguồn lực cần thiết cho trận đánh tiếp theo là gì?
Chọn người tham gia phù hợp
Người tham gia cuộc họp cần phải chuẩn bị báo cáo hoặc thảo luận vấn đề và đưa ra quyết định. Họ chỉ cần tham gia vào thời gian và chủ đề được chỉ định, giảm thiểu việc tham dự không cần thiết.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến hợp tác giữa các phòng ban, rủi ro, mục tiêu và hành động cũng được thảo luận và xác định trước.
Tập trung trong cuộc họp
Có việc nói việc, không có việc nói việc khác, chú trọng vào việc phát hiện và giải quyết vấn đề một cách thực tế, không lãng phí thời gian vào những vấn đề không quan trọng.
Ví dụ, nếu ai đó trình bày thành công quá 3 câu trong cuộc họp phân tích kinh doanh, họ sẽ bị “tấn công” bởi mọi người vì những người làm tốt đã nhận được phần thưởng tương ứng trong gói tiền thưởng và khuyến khích dài hạn, không cần phải trình bày lại trong cuộc họp.
Ngoài ra, những vấn đề có thể giải quyết trước cuộc họp không nên đưa lên bàn thảo luận, chỉ những vấn đề cần sự thảo luận và quyết định của đội ngũ lãnh đạo cấp cao mới được đưa lên.
Tập trung vào mục tiêu
Chỉ có một mục tiêu duy nhất trong cuộc họp phân tích kinh doanh: mục tiêu kinh doanh hàng năm.
Nói chuyện về kết quả, khoảng cách và hành động so với mục tiêu.
Tập trung vào vấn đề
Khi tập trung vào vấn đề, doanh nghiệp cần tránh:
- Quy trách nhiệm ra bên ngoài, cho rằng vấn đề xuất phát từ môi trường bên ngoài, yếu tố không kiểm soát được, vấn đề của giám đốc hoặc phòng ban khác.
- Chỉ liệt kê một số nguyên nhân nông cạn, bề nổi, không tìm ra nguyên nhân thực sự.
- Giải quyết vấn đề một cách sơ sài, chỉ giải quyết vấn đề bề mặt hoặc vấn đề cụ thể, không thể trở thành quy trình chuẩn hóa, hệ thống hóa.
Cách tiếp cận đúng đắn là:
- Mở rộng phân loại, lượng hóa dữ liệu.
- Mổ xẻ kỹ lưỡng.
- Tạo quy trình chuẩn hóa.
Tập trung vào cơ hội
Giải quyết vấn đề giúp cải thiện tình hình kinh doanh, nhưng thực sự giúp chúng ta đạt được mục tiêu kinh doanh hàng năm là cơ hội.
Phân tích kinh doanh quan trọng nhất là tìm ra danh sách cơ hội hỗ trợ chúng ta đạt được mục tiêu kinh doanh hàng năm, sau đó thảo luận về chiến lược, hành động và nguồn lực.
Do đó, cuộc họp phân tích kinh doanh quan trọng nhất là nói về cơ hội.
Bài viết sau cuộc họp
Sau cuộc họp, cần có hai bài viết: một là bản ghi cuộc họp chính thức, hai là bảng theo dõi vấn đề.
Hai bài viết này sẽ tổng hợp kết quả của cuộc họp và theo dõi việc thực hiện, đảm bảo vòng lặp hoàn chỉnh của cuộc họp.
Bản ghi cuộc họp phân tích kinh doanh cần ghi rõ tình hình trong cuộc họp, đặc biệt là các vấn đề cần giải quyết trong giai đoạn tiếp theo, bao gồm thời gian hoàn thành, bộ phận chịu trách nhiệm, người chịu trách nhiệm, v.v.
Có thể cân nhắc xây dựng bảng công việc chính, phân phối dưới dạng bảng hoặc tệp đính kèm.
Nếu không thể sắp xếp ngay lập tức sau cuộc họp (do bản ghi cuộc họp cần được phân phối trong vòng 1-2 ngày), cần nêu rõ trong bản ghi cuộc họp và tổ chức cuộc họp chuyên đề hoặc yêu cầu bộ phận liên quan đưa ra phương án và biện pháp cụ thể.
Để đảm bảo việc thực hiện quyết định trong cuộc họp, có một số phương pháp:
- Sử dụng bảng điểm, quản lý tổng thể tiến độ thực hiện quyết định.
- Trong cuộc họp phân tích kinh doanh tiếp theo, thảo luận về việc thực hiện và kết quả của quyết định trong cuộc họp trước.
- Sử dụng tổ chức và hoạt động quy trình, thành lập bộ phận vận hành chất lượng chuyên trách, theo dõi việc thực hiện các quyết định quan trọng của cuộc họp, theo dõi kết quả thực hiện nhiệm vụ chính.
Đảm bảo cơ chế đóng vòng của cuộc họp phân tích kinh doanh.
Để mọi người coi trọng kết quả kinh doanh, cần có cơ chế đảm bảo. Nếu kết quả kinh doanh tốt hay xấu đều giống nhau, mọi người sẽ không coi trọng kết quả kinh doanh.
Do đó, kết quả kinh doanh tốt hay xấu cần được đánh giá thông qua KPI, có thưởng có phạt, có khuyến khích.
Đóng vòng giữa kinh doanh và khuyến khích, mọi người mới coi trọng kết quả kinh doanh, quản lý quá trình kinh doanh.
Từ khóa:
- Hội nghị Phân tích Kinh doanh
- Mục tiêu Kinh doanh Hàng năm
- Báo cáo Phân tích Kinh doanh
- Chủ đề Cốt lõi
- Quyết định và Hành động