Đúng Cách Tổ Chức Hội Nghị – Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Hội nghị, như dầu bôi trơn trong tổ chức quản lý, là chất kết dính giữa các bộ phận và là nhiên liệu thúc đẩy sự phát triển kinh doanh. Vì vậy, việc loại bỏ các cuộc họp vô ích là trách nhiệm của người quản lý.

Dây Đèn Công Khai: Bảy Bước

Mỗi lần tổ chức hội nghị, chúng ta đều mong muốn đạt được mục tiêu đã đề ra trong thời gian quy định. Những cuộc họp kém hiệu quả có thể rất đa dạng, nhưng những cuộc họp hiệu quả thì luôn có một quy tắc không thể chối cãi.

1. Mục tiêu rõ ràng: Mỗi lần tổ chức hội nghị, mục tiêu phải rõ ràng và giải quyết vấn đề cụ thể. Thời gian của cuộc họp nên được kiểm soát trong khoảng một giờ để mọi người chuẩn bị kỹ lưỡng và đạt được kết luận.
2. Chỉ mời những người liên quan: Chỉ nên mời những người thực sự cần thiết tham gia cuộc họp. Việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô cuộc họp không chỉ lãng phí thời gian mà còn làm giảm hiệu suất làm việc.
3. Chuẩn bị đầy đủ: Trước khi bắt đầu, người điều hành phải đảm bảo rằng tất cả mọi người đều biết mục tiêu và lịch trình của cuộc họp. Mọi tài liệu cần thiết cũng phải được thu thập đầy đủ.
4. Người điều hành hiệu quả: Người điều hành cuộc họp cần dẫn dắt quá trình và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.
5. Tuân thủ quy trình: Cuộc họp hiệu quả cần tuân thủ quy trình và thời gian.
6. Đạt được đồng thuận: Dù chỉ là kết luận giai đoạn, việc đạt được đồng thuận vẫn rất quan trọng.
7. Theo dõi và ghi chú: Sau khi đạt được đồng thuận, cần có kế hoạch theo dõi, ghi chú và biện pháp thực hiện.

Dây Đèn Tối:

Người điều hành cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Người điều hành có thể là giám đốc hoặc người quản lý bộ phận khởi xướng cuộc họp.

Cách đo lường người điều hành có đủ tiêu chuẩn hay không?

• Bạn cần biết mục đích của cuộc họp là gì, mục tiêu đạt được và giá trị mà cuộc họp mang lại cho tất cả người tham dự.
• Có sự chuẩn bị liên quan, đặc biệt là việc chuẩn bị câu hỏi.
• Có dự đoán trước kết quả.

Ví Dụ Về Các Cảnh Huống Hội Nghị Hiệu Quả

Trong một ví dụ về bộ phận tiếp thị trực tuyến, dưới đây là cách tổ chức hội nghị:

• Khi thảo luận về ngân sách tiếp thị với giám đốc, cần xác định rõ tổng số ngân sách, mục tiêu và kế hoạch.
• Mời những người liên quan tham gia cuộc họp, bao gồm giám đốc, kế toán và nhân sự.
• Gửi thông báo về cuộc họp và phân phối báo cáo phân tích cho tất cả người tham dự.

Một ví dụ khác về hội nghị với bộ phận hợp tác có ý kiến trái chiều, mục tiêu đầu tiên là xác định rõ mục tiêu chung và giá trị chung.