Bí quyết sử dụng số liệu để tạo ra trải nghiệm giao tiếp ấn tượng

Nhiều người thường sử dụng số liệu trong công việc và cuộc sống hàng ngày với mong muốn làm cho thông điệp của mình trở nên rõ ràng, chính xác và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, ít ai biết rằng não bộ con người có khả năng xử lý số liệu rất hạn chế. Khi nhận quá nhiều thông tin số học, não sẽ nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung.

Ví dụ, câu “Hạt nhân chỉ chiếm một phần mười vạn so với kích thước của nguyên tử” khó giúp chúng ta hình dung cụ thể. Thay vào đó, nếu nói “Giống như một con ong bay trong nhà thờ lớn hoặc một hạt đậu nằm trên đường đua”, thông điệp sẽ trở nên sinh động và dễ hiểu hơn. Hoặc khi nói về “5GB không gian lưu trữ nhạc”, người nghe sẽ không biết nó là bao nhiêu, nhưng nếu nói “Đủ để nghe nhạc trong 2 tháng đi làm mà không cần lặp lại bài hát nào”, họ sẽ hiểu ngay lập tức.

2 ví dụ minh họa sức mạnh của số liệu

1. Khối băng và bình nước

Karla Starr, đồng tác giả của cuốn sách “Dùng số liệu kể chuyện”, đã nhớ mãi một bài học về nước uống từ thời trung học. Cô được dạy rằng 97.5% nước trên Trái Đất là nước mặn, chỉ 2.5% là nước ngọt, và hầu hết nước ngọt đều bị đóng băng. Nhưng những con số này khó nhớ và khô khan. Điều khiến Karla nhớ lâu nhất là cách diễn đạt sau:

Hãy tưởng tượng một bình nước lớn chứa đầy nước mặn, bên cạnh có ba viên băng nhỏ. Viên băng tượng trưng cho nước ngọt, còn nước nhỏ giọt từ viên băng chính là nguồn nước uống duy nhất cho con người và động vật. Cách diễn đạt này giúp chúng ta dễ dàng hình dung và nhớ lâu hơn.

2. Steve Jobs – Bác sĩ cứu mạng

Steve Jobs, người sáng lập Apple, nổi tiếng với khả năng biến số liệu thành những câu chuyện thuyết phục. Vào đầu thập kỷ 1990, ông yêu cầu các kỹ sư giảm thời gian khởi động máy Macintosh. Ban đầu, họ đã cố gắng tối ưu hóa, nhưng Jobs vẫn muốn giảm thêm 10 giây. Ông đã giải thích:

“Nếu chúng ta tiết kiệm được 10 giây khởi động, với 5 triệu người dùng, mỗi ngày sẽ tiết kiệm được 50 triệu giây, tương đương 300 triệu phút mỗi năm. Đó là thời gian đủ để cứu 10 cuộc đời. Hãy cố gắng vì 10 mạng người!”

Cuối cùng, nhóm kỹ sư đã giảm thời gian khởi động xuống 28 giây, tương đương với việc cứu 28 mạng người. Cách diễn đạt này đã thúc đẩy họ làm việc hết mình.

3 quy tắc vàng để sử dụng số liệu hiệu quả

1. Làm tròn số liệu một cách nhiệt tình

Những con số phức tạp và dài dòng sẽ gây áp lực cho người nghe. Họ phải tốn thời gian tính toán và suy nghĩ, điều này làm giảm sự tập trung vào thông điệp chính. Vì vậy, hãy làm tròn số liệu để đơn giản hóa. Ví dụ, thay vì nói “880.320 lít”, hãy nói “1 triệu lít”. Điều này giúp người nghe dễ dàng nắm bắt và hiểu thông điệp của bạn.

George Miller, nhà tâm lý học, đã chứng minh rằng con người chỉ có thể nhớ được khoảng 7±2 đơn vị thông tin cùng một lúc. Vì vậy, hãy tránh sử dụng những con số phức tạp như “85.37 đô la cộng với 24% thuế VAT”. Thay vào đó, hãy sử dụng số liệu đơn giản và dễ hiểu.

2. Càng cụ thể càng tốt

Sử dụng số nguyên thay vì phân số hoặc số thập phân. Số nguyên dưới 10 là dễ xử lý nhất. Chúng ta có thể đếm bằng tay hoặc nhìn qua một lần là biết. Phân số thường gây khó khăn vì chúng đòi hỏi tính toán. Ví dụ, thay vì nói “6/19 miếng bánh”, hãy nói “Khoảng 1/3 miếng bánh”. Sử dụng phần trăm cũng là một cách tốt, vì nó gần gũi với ngôn ngữ hàng ngày. Ví dụ, “33%” dễ hiểu hơn “0.33”.

3. Tuân theo ngôn ngữ chuyên môn

Nếu đối tượng của bạn quen thuộc với một loại số liệu cụ thể, hãy sử dụng ngôn ngữ đó. Ví dụ, người hâm mộ bóng chày sẽ dễ hiểu “0.300 tỷ lệ đánh bóng” hơn là “30%”. Đối với dân mua sắm, giảm giá và khuyến mãi là ngôn ngữ quen thuộc. Còn với các nhà khoa học, sử dụng ký hiệu mũ 10 sẽ đơn giản hóa số liệu. Hãy sử dụng ngôn ngữ mà đối tượng mục tiêu dễ hiểu và quen thuộc.

Kết luận

Sử dụng số liệu một cách khéo léo không chỉ giúp thông điệp của bạn trở nên rõ ràng và dễ hiểu, mà còn tạo ra sự kết nối sâu sắc với người nghe. Số liệu không chỉ là những con số khô khan, mà còn là công cụ để kể những câu chuyện ý nghĩa. Khi chúng ta biết cách chuyển đổi số liệu thành những hình ảnh và ý niệm cụ thể, chúng ta sẽ tạo ra được những trải nghiệm giao tiếp thực sự ấn tượng.

Tóm lại, ít số liệu hơn thường mang lại hiệu quả lớn hơn. Số liệu không chỉ là nền tảng, mà còn là yếu tố then chốt để kể những câu chuyện sâu sắc. Hãy sử dụng số liệu một cách thông minh, và thế giới sẽ trở nên tốt đẹp hơn.