Tập trung vào cùng một hướng: Chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, thành công hay đang gặp khó khăn, con đường dẫn đến tương lai chính là việc tập trung tất cả mọi người vào cùng một hướng và duy trì điều này không đổi, bất kể mỗi người có những ý tưởng khác biệt thế nào. Đây mới chính là nền tảng để một tổ chức tồn tại và phát triển.
Một người bạn, đồng thời cũng là một nhà sáng lập doanh nghiệp, đã chia sẻ với tôi về nỗi bối rối của anh ấy: “Chúng tôi tin rằng hướng đi của công ty không sai, và năng lực của đội ngũ cũng không vấn đề gì, nhưng dường như chúng tôi không thể tạo ra được tác động thực sự, hoặc đôi khi công sức của mình lại không đúng chỗ. Công ty chúng tôi có quá nhiều việc phải làm và cần quản lý nhiều thứ, từ trên xuống dưới mọi người đều đang bận rộn, nhưng không có cảm giác như mọi người đang cùng nhau nỗ lực. Thậm chí nếu có khủng hoảng xảy ra, liệu chúng tôi có thể xử lý được không? Điều khiến tôi buồn nhất là trong nửa đầu năm, mọi bộ phận đều hoàn thành chỉ tiêu, nhưng lợi nhuận công ty lại giảm.”
Tôi nghĩ rằng, mặc dù có thể có vấn đề với cách đặt chỉ tiêu cho các bộ phận, nhưng điều quan trọng nhất hiện tại là phải nhìn nhận vấn đề từ góc độ khách quan, giống như đang nhìn vào hoạt động kinh doanh của công ty thông qua một chiếc gương phép thuật. Bạn sẽ thấy:
- Mỗi người đều có chỉ tiêu riêng, nhưng hành động của họ vẫn không khác gì so với trước đây;
- Nhiều công việc không mang lại giá trị thực tế đang tiêu tốn rất nhiều năng lượng của đội ngũ;
- Dù mục tiêu kinh doanh được mô tả rõ ràng, nhưng không có nghĩa là đội ngũ đã có chiến lược và hành động phù hợp;
- Các bộ phận đều cố gắng đạt chỉ tiêu của riêng mình, nhưng không ai quan tâm đến kết quả cuối cùng của công ty;
- Nhân viên muốn thu nhập tốt hơn, nhưng không phải ai cũng tin rằng làm việc chăm chỉ để phát triển công ty là cách duy nhất để tăng thu nhập.
Trước đây, chỉ cần hướng đi chung đúng đắn, việc phân chia mục tiêu giữa các cấp độ sẽ giúp công ty vượt qua những va chạm và xung đột nội bộ, cuối cùng vẫn đạt được sự tăng trưởng. Tuy nhiên, khi môi trường bên ngoài thay đổi đáng kể, sự phụ thuộc vào cách thức kinh doanh truyền thống của công ty bắt đầu phát huy tác dụng tiêu cực. Điều này giống như việc một người quen sử dụng 60% sức lực để đối mặt với thử thách, không tập trung 100% sức mạnh, và một ngày nào đó họ sẽ nhận ra mình không thể đối phó với nó.
Lúc này, chúng ta cần xem xét vấn đề một cách toàn diện và giải quyết các vấn đề cốt lõi trước tiên, thay vì chỉ lo dập tắt ngọn lửa này đến ngọn lửa khác. Dù là doanh nghiệp nào, tôi tin rằng cách tiếp cận cơ bản và hiệu quả nhất chính là “tập trung mọi người vào cùng một hướng”. Điều này không hề đơn giản, nhưng lại là điều cần thiết.
Công ty cũng giống như một cá nhân, ai tập trung hơn, ai luôn tập trung vào một mục tiêu, người đó sẽ có khả năng thực hiện công việc tốt hơn. Công ty phức tạp hơn nhiều so với một cá nhân, vì nó được tạo nên bởi nhiều cá nhân khác nhau, và việc giữ cho đội ngũ tập trung vào một hướng trong thời gian dài là một thách thức lớn.
Đầu tiên, có mục tiêu không có nghĩa là đã tập trung. Đừng nghĩ rằng chỉ cần đặt mục tiêu và ký kết thỏa thuận trách nhiệm, mọi người sẽ tập trung vào cùng một hướng. Ngay cả khi nhiều doanh nghiệp chọn áp dụng chỉ tiêu trách nhiệm chung (ví dụ, tất cả các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận tổng thể của công ty), trong thời kỳ hiệu quả, điều này trở thành một chỉ tiêu phổ cập, và trong thời kỳ khó khăn, nhiều người coi đây là một chỉ tiêu bất đắc dĩ hoặc thậm chí là chỉ tiêu “đồng lòng”.
Tập trung vào cùng một hướng có nghĩa là tất cả các bộ phận và nhân viên đều hiểu rõ vị trí và giá trị của mình trong việc tạo ra lợi ích cho tổ chức. Quan trọng hơn, họ cần hiểu rằng sự liên kết hiệu quả giữa các khâu ảnh hưởng đến kết quả tổng thể như thế nào.
Hiệu suất kinh doanh được quyết định bởi điều này, liệu đội ngũ có thể vừa nhìn thấy trách nhiệm của mình, vừa tập trung vào lợi ích tổng thể và hợp tác với người khác không? Sự kết hợp giữa hai yếu tố này quyết định hiệu suất của đội ngũ. Ví dụ, bộ phận bán hàng, từ người quản lý đến từng nhân viên, đều có chỉ tiêu rõ ràng, họ chịu trách nhiệm về doanh thu tổng thể của công ty, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc họ đang tập trung vào cùng một hướng với các bộ phận khác. Do đó, bạn sẽ thấy, nhiều doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh thu, nhưng cấu trúc bán hàng vẫn không cải thiện, sản phẩm mới và khách hàng mới vẫn chưa đạt được tỷ lệ cao hơn.
Vì vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần suy nghĩ, hướng đi chung này là gì? Là lợi nhuận? Là thị phần? Khi suy nghĩ sâu hơn, bạn cần cân nhắc sự khác biệt giữa yêu cầu chỉ tiêu và hướng phấn đấu chung, điều này có thể giúp bạn hiểu tại sao Huawei luôn đặt khách hàng ở trung tâm.
Thứ hai, báo cáo kết quả, có độ trễ và che giấu nhiều thông tin.
Hệ thống học có một khái niệm gọi là “độ trễ thời gian”, mỗi công ty đều là một hệ thống, các hoạt động kinh doanh hàng ngày sẽ tạo ra phản hồi, nhưng phản hồi này sẽ có độ trễ. Báo cáo kết quả mà bạn thấy đều là những sự kiện đã xảy ra, và kể cả khi ban hành lệnh cải tiến, lệnh này vẫn có độ trễ khi lan truyền, thậm chí có thể môi trường đã thay đổi trước khi lệnh truyền xuống.
Vì vậy, tính kịp thời của phản hồi là một vấn đề quan trọng trong môi trường hiện đại đầy thách thức.
Mặt khác, dựa vào nhiều mục đích (ví dụ, quan điểm của người báo cáo), báo cáo kết quả có thể che giấu nhiều thông tin cần phải được phơi bày. Trong một tổ chức tập trung vào cùng một hướng, báo cáo của họ nên là minh bạch, không giấu diếm, nhưng trong 90% các doanh nghiệp, số liệu chỉ là lý do và biện minh cho trách nhiệm.
Ví dụ, một công ty sản xuất thiết bị nội thất, người phụ trách marketing báo cáo tình hình hàng tháng trong cuộc họp phân tích kinh doanh, đã có bốn tháng liên tiếp không tăng trưởng, đã bị sếp phê phán nhiều lần. Nhưng trong cuộc họp này, anh ta biểu hiện khá thoải mái, mặc dù doanh thu không tăng, nhưng chiến dịch tiếp thị số do anh ta chủ trì đã thành công, với tỷ lệ ký hợp đồng khách hàng đạt hơn 20%, ít nhất khi bị sếp thách thức, anh ta có thể giải thích rằng đang hướng tới tăng trưởng theo hướng mới. Tuy nhiên, nhân viên biết rằng anh ta chỉ áp dụng chính sách khuyến mãi, chuyển khách hàng ký hợp đồng trực tiếp sang trực tuyến, chỉ là một cách mới mẻ.
Vì vậy, đừng nghĩ rằng chỉ vì bạn đang kiểm tra báo cáo kết quả, bạn đã tập trung tất cả mọi người vào cùng một hướng. Bạn phải tìm hiểu nguyên nhân đằng sau để tìm ra những người và việc tiêu tốn tài nguyên nhưng không đúng hướng.
Thứ ba, tập trung, là sự phân công công việc hiệu quả giữa các cấp.
Đội ngũ từ trên xuống, tập trung vào cùng một hướng, đòi hỏi sự phân công công việc chất lượng cao. Cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở đều đóng góp vào hướng chung.
Cấp cao ngoài việc đặt mục tiêu và phân bổ nguồn lực, còn cần có sự nhạy bén, dành nhiều thời gian để đánh giá hiệu suất kinh doanh, quan sát xem cấp trung có tạo ra chiến lược nhất quán và hiệu quả không, và đánh giá hiệu suất của nguồn lực. Điều này không phải là quản lý nhân sự (chia nhỏ nhiệm vụ cho từng cá nhân), mà là liên tục tối ưu hóa hệ thống công ty để nâng cao hiệu suất tổng thể.
Cấp trung không chỉ tập trung vào công việc trong phạm vi chức năng của mình, họ phải có cái nhìn toàn cục. Cái nhìn toàn cục của họ không chỉ là bộ phận của họ, mà là toàn bộ công ty. Cụ thể trong mô hình quản lý, có thể thiết kế một số yêu cầu đặc biệt để thúc đẩy tầm nhìn toàn cầu của họ.
Ví dụ, đặt chỉ tiêu dự án hỗ trợ cho các bộ phận, có nghĩa là: Hiển thị hiệu suất của nhân viên từ các bộ phận khác nhau khi tham gia vào các dự án cấp công ty hoặc dự án do các bộ phận khác khởi xướng, chính là mức độ hỗ trợ của người quản lý bộ phận. Vì một người quản lý bộ phận ngoài việc quản lý đơn vị chức năng, còn quan trọng hơn là cung cấp nguồn lực chuyên môn cho các dự án khác nhau của công ty. Mức độ hỗ trợ này tốt hay xấu là một yếu tố quan trọng để đánh giá năng lực của cấp trung.
Cấp cơ sở chủ yếu là thực thi, nhưng điều này đòi hỏi việc đưa “hướng đi chung” vào trong máu, thể hiện trong tất cả các hành động thực thi. Lý thuyết rất đơn giản, ví dụ như hai đầu bếp, một chỉ nghĩ về việc hoàn thành công việc đúng hạn, người kia lại nghĩ về việc làm hài lòng khách hàng, hành động của họ chắc chắn sẽ khác nhau.
Kết luận bằng một ví dụ thực tế của chính tôi.
Tôi đã sử dụng dịch vụ internet băng rộng của một nhà cung cấp trong nhiều năm, tình cờ phát hiện ra nhiều vấn đề. Tôi đã liên hệ với hai bộ phận khác nhau, một là hệ thống dịch vụ khách hàng chính thức, và bộ phận kinh doanh khu vực, hai bên có ý kiến trái chiều. Cuối cùng tôi quyết định ngừng sử dụng dịch vụ, quá trình rất suôn sẻ, nhưng vấn đề không được giải quyết. Điều thú vị là tôi vẫn còn một tài khoản dịch vụ internet không gặp vấn đề gì, sắp hết hạn ba năm, bộ phận dịch vụ khu vực gọi điện và đề nghị tặng tôi một chiếc điện thoại nếu tôi gia hạn (chỉ là gia hạn, không liên quan đến việc ngừng sử dụng dịch vụ trước đó). Tôi cảm thấy rất buồn cười, vì tôi đã định gia hạn. Họ gặp vấn đề ở chỗ, thứ nhất, không có hướng đi chung, thậm chí còn cạnh tranh lẫn nhau; thứ hai, cho rằng họ đang đầu tư vào tăng trưởng, nhưng thực tế lại lãng phí rất nhiều chi phí. Loại doanh nghiệp này, suy tàn dần là điều bình thường.
Sức mạnh tập trung, bề ngoài có vẻ đơn giản, nhưng thực hiện thì rất khó, nó nằm sau hậu trường của “lợi ích tập trung”. Khái niệm “lợi ích” được giải thích khác nhau tùy theo văn hóa công ty. Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, thành công hay đang gặp khó khăn, con đường dẫn đến tương lai chính là việc tập trung mọi người vào cùng một hướng và duy trì điều này không đổi, bất kể mỗi người có những ý tưởng khác biệt thế nào. Đây mới chính là nền tảng để một tổ chức tồn tại và phát triển.
Từ khóa:
- Tập trung
- Chỉ tiêu
- Hướng đi chung
- Năng lực lãnh đạo
- Hiệu suất kinh doanh