Thực trạng báo cáo trong công việc: Một gánh nặng hay công cụ quản lý?
Một câu hỏi từ chương trình “Đi làm nói gì?” đã gây ra sự đồng lòng của người xem:
Bạn sẽ làm gì nếu lãnh đạo liên tục yêu cầu bạn viết báo cáo, hôm nay là OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt), ngày mai là báo cáo tuần, mà kỹ năng quản lý thì không tốt nhưng lại có nhiều biện pháp quản lý?
Trong một cuộc phỏng vấn với nền tảng ứng dụng Get, Đồng Bóa – đồng sáng lập kiêm CEO của Get, đã giải thích rằng yêu cầu nhân viên viết báo cáo hàng tuần chỉ là cách tăng thêm khối lượng công việc. Nếu lãnh đạo không biết gì và chỉ đọc báo cáo, thì nhân viên sẽ cảm thấy lãnh đạo không quan trọng.
Ngoài ra, cô ấy còn đề xuất nên bắt buộc lãnh đạo viết báo cáo cho nhân viên, như vậy mới chứng tỏ họ là lãnh đạo thực thụ.
Thực trạng báo cáo trong công việc
Việc yêu cầu viết báo cáo không chỉ giới hạn ở báo cáo tuần, mà còn bao gồm báo cáo ngày, báo cáo tháng, báo cáo nửa năm/năm. Báo cáo này được phân chia theo thời gian và nội dung, tạo nên một hệ thống phức tạp.
Một người dùng mạng xã hội đã chia sẻ rằng công ty của anh ấy yêu cầu lập kế hoạch vào buổi sáng và tổng kết vào buổi tối, cộng thêm các báo cáo khác. Anh ấy đã phải chịu đựng điều này trong ba tháng và gần như không thể tiếp tục.
Đây không phải là trường hợp duy nhất. Có công ty còn yêu cầu nhân viên báo cáo lên tới bốn lần một ngày. Điều này đặt ra câu hỏi về cách sắp xếp công việc hàng ngày, cũng như việc liệu nhân viên có cần phải ghi chép mọi lúc mọi nơi.
Những báo cáo không cần thiết như tóm tắt câu chuyện, áp dụng tình huống, chia sẻ sách, thậm chí là viết luận văn, đã trở thành gánh nặng đối với nhân viên. Đặc biệt, với những lãnh đạo có tính nghệ sĩ, yêu cầu học hỏi văn chương và trích dẫn ngẫu nhiên còn làm tăng thêm áp lực.
Chúng ta đang làm việc hay đi học?
Các yêu cầu về báo cáo đa dạng đã khiến nhiều người cảm thấy mình giống như đang đi học hơn là đi làm. Nhân viên phải viết báo cáo với số lượng lớn và chất lượng cao, điều này đôi khi làm mất thời gian và giảm hiệu suất công việc.
Đối mặt với áp lực viết báo cáo
Nhân viên phải đối mặt với áp lực viết báo cáo, từ việc phải viết dài dòng, chính xác đến việc phải sáng tạo nội dung. Nhiều người đã tìm cách vượt qua bằng cách sao chép hoặc sáng tác nội dung.
Một người bạn làm việc hành chính đã chia sẻ rằng cô ấy thường xuyên phải viết báo cáo dài khoảng hai nghìn từ để tránh bị phê bình. Cô ấy sử dụng phương pháp phân tách mô tả để làm cho công việc dễ dàng hơn.
Lãnh đạo nên thay đổi cách quản lý
Thay vì tạo ra nhiều loại báo cáo, lãnh đạo nên tập trung vào những nhu cầu thực tế. Việc không đặt ra quá nhiều yêu cầu cứng nhắc, chỉ cần gợi ý về nội dung chính, như kết quả công việc, tiến độ dự án, vấn đề gặp phải và kế hoạch tương lai.
Đối với việc viết báo cáo, lãnh đạo nên cung cấp phản hồi tích cực, nhằm giảm bớt áp lực và tăng cường sự tự tin của nhân viên.
Kết luận
Báo cáo không phải là bằng chứng mạnh mẽ về khả năng làm việc, mà còn có thể làm cho nhân viên rơi vào tình trạng cạnh tranh không lành mạnh và làm rối loạn công tác quản lý. Thay vì tạo ra nhiều loại báo cáo, lãnh đạo nên tập trung vào việc quản lý hiệu quả thông qua nhu cầu thực tế.
Từ khóa: Báo cáo, Lãnh đạo, Quản lý, Nhân viên, Cạnh tranh không lành mạnh