Người quản lý gần đây đang thảo luận với đội nhóm về chiến lược kinh doanh cho quý tư. Tuy nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều được tổ chức một cách hiệu quả. Nhiều người quản lý gặp khó khăn trong việc mở đầu và duy trì một cuộc họp có ích.

Đầu tiên, hãy cẩn thận với ba sai lầm phổ biến khi tổ chức cuộc họp:

1. Tổ chức cuộc họp một cách nhất thời: Một số người quản lý có thể đột ngột quyết định tổ chức cuộc họp mà không có sự chuẩn bị trước. Điều này dẫn đến việc mọi người không có đủ thời gian để chuẩn bị và đưa ra những ý tưởng giá trị.
2. Thảo luận nhiều chủ đề trong một cuộc họp: Thay vì tập trung vào một vấn đề cụ thể, một số người quản lý muốn giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc. Điều này khiến mọi người khó tập trung và thảo luận sâu sắc về từng vấn đề.
3. Tự mình chiếm lĩnh cuộc họp: Một số người quản lý có xu hướng chiếm hết thời gian để nói và không tạo cơ hội cho người khác tham gia. Điều này làm giảm tính tương tác và chất lượng của cuộc họp.

Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, hãy nhớ năm nguyên tắc sau:

1. Mục tiêu rõ ràng: Mỗi cuộc họp cần có mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu không rõ ràng hoặc không đạt được mục tiêu đó, thì cuộc họp nên bị hủy bỏ.
2. Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước cuộc họp, đảm bảo rằng mọi người biết mục tiêu và lịch trình. Thu thập tất cả tài liệu cần thiết để giúp mọi người chuẩn bị trước.
3. Thảo luận tập thể: Cuộc họp không phải là nơi để một người quản lý tự nói. Mọi người nên tham gia và đưa ra ý kiến của mình.
4. Giải quyết vấn đề: Mục đích chính của cuộc họp là giải quyết vấn đề. Đảm bảo rằng có kết luận và kế hoạch hành động cụ thể.
5. Theo dõi và thực hiện: Sau cuộc họp, hãy theo dõi tiến độ và thực hiện các công việc đã được phân công. Điều này giúp đảm bảo rằng cuộc họp không trở thành một cuộc nói chuyện vô ích.

Nhớ rằng, hiệu quả của một cuộc họp không chỉ phụ thuộc vào nội dung mà còn phụ thuộc vào việc theo dõi và thực hiện sau cuộc họp.