Hiện nay, các nhà tri thức thường dành hơn 85% thời gian của mình để tham gia các cuộc họp. Nghiên cứu cho thấy điều này gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tâm lý, thể chất và tinh thần của mọi người. Mặc dù việc xây dựng niềm tin và tăng cường sự gắn kết trong nhóm đòi hỏi tương tác chất lượng cao, nhưng việc họp hành không còn là cách tốt nhất để đạt được mục đích này.

Vì vậy, nhiều công ty như Facebook và Atlassian đã chọn thực hiện chính sách “ngày không họp” (no-meeting day). Trong ngày này, mọi người làm việc theo nhịp độ riêng của mình và không có quy định cứng nhắc về lịch trình làm việc với người khác.

Đánh giá tác động của “ngày không họp”

Chúng tôi đã khảo sát 76 công ty, mỗi công ty có hơn 1000 nhân viên và hoạt động tại hơn 50 quốc gia. Những công ty này đã áp dụng từ một đến năm ngày không họp trong tuần qua, kể cả các cuộc họp một đối một cũng không được phép.

Ngoài ra, chúng tôi đã phỏng vấn các quản lý cấp cao và giám đốc nhân sự của mỗi công ty để hiểu quan điểm của họ về việc triển khai chính sách này. Chúng tôi cũng nghiên cứu dữ liệu về mức độ căng thẳng của nhân viên trước và sau khi cắt giảm số lượng cuộc họp, và đánh giá tác động của nó lên hiệu suất làm việc, mức độ hợp tác và sự gắn bó của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát.

Kết quả

Trong số các công ty chúng tôi nghiên cứu, gần một nửa (47%) đã giảm 40% số cuộc họp bằng cách thiết lập hai ngày không họp mỗi tuần. Các công ty khác đã thử nghiệm với quy mô lớn hơn: 35% công ty quy định ba ngày không họp mỗi tuần, 11% quy định bốn ngày không họp, và 7% hoàn toàn hủy bỏ tất cả các cuộc họp.

Nếu số lượng cuộc họp giảm 40% (tương đương với hai ngày không họp mỗi tuần), chúng tôi phát hiện rằng hiệu suất làm việc tăng 71%. Nhân viên cảm thấy họ có nhiều quyền tự chủ hơn và kiểm soát công việc của mình.

Nếu giảm 60% số cuộc họp (tương đương ba ngày không họp mỗi tuần), mức độ hợp tác tăng 55%. Nhân viên thay thế các cuộc họp bằng các cuộc trò chuyện một đối một hiệu quả hơn và sử dụng các công cụ quản lý dự án để hỗ trợ giao tiếp. Điều này giúp giảm nguy cơ căng thẳng và cải thiện sức khỏe tâm lý, thể chất và tinh thần của nhân viên.

Đối với những công ty có bốn ngày không họp mỗi tuần, chúng tôi phát hiện rằng khả năng quản lý trực tiếp giảm 74%. Nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng và tin tưởng, dẫn đến sự gắn bó với công việc tăng 44%.

Nếu giảm 60% số cuộc họp, lợi ích của không họp sẽ đạt đỉnh điểm. Nếu tiếp tục giảm, lợi ích sẽ giảm đi. Ví dụ, nếu hoàn toàn hủy bỏ tất cả các cuộc họp, sự hài lòng, hiệu suất làm việc, sự gắn bó và mức độ hợp tác đều giảm.

Do đó, kết luận của chúng tôi là ba ngày không họp mỗi tuần là số ngày tối ưu. Có hai lý do để duy trì các cuộc họp: duy trì liên lạc xã hội và quản lý lịch trình hàng tuần.

Cách triển khai “ngày không họp”

Nếu bạn muốn triển khai chính sách “ngày không họp” hoặc điều chỉnh chính sách hiện tại, bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Giao tiếp với đội nhóm của bạn: Đầu tiên, trước khi thay đổi thói quen họp hiện tại, hãy thu thập ý kiến phản hồi. Bạn có thể giải thích lý do và logic đằng sau chính sách “ngày không họp”.
2. Kích thích giao tiếp không chính thức: Con người là những người kể chuyện tài tình, vì vậy hãy cho phép nhân viên thể hiện bản thân. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy việc chia sẻ và thảo luận các tin tức nóng hổi, sự kiện, sự kiện thể thao, tin tức nổi tiếng, kế hoạch lễ hội và thậm chí cả biểu cảm trên các nền tảng giao tiếp nội bộ đều có lợi.
3. Thực hiện quy tắc họp hiệu quả: Khi thực hiện sự thay đổi này, thách thức lớn nhất mà công ty phải đối mặt là tìm cách hợp tác mới và có tổ chức. Hãy thiết lập các quy tắc cơ bản để giúp nhân viên thích nghi với cách làm việc mới.