Giảm chi phí, tăng hiệu quả: Không chỉ là cắt giảm

Nếu bạn là một doanh nhân, bạn có thể đã nghe câu nói: “Những gì bạn nhìn thấy đều là tiền nhỏ, những gì bạn không nhìn thấy mới là tiền lớn.” Doanh nghiệp thực sự muốn giảm chi phí, phải giảm những gì họ có thể nhìn thấy và những gì họ không nhìn thấy.

Trong thời gian gần đây, khi trò chuyện với nhiều chủ doanh nghiệp, chúng tôi đã cùng nhau thảo luận về vấn đề giảm chi phí và tăng hiệu suất. Thực tế, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện tại, giảm chi phí và tăng hiệu suất là xu hướng chính của doanh nghiệp trong tương lai.

Nhưng giảm chi phí và tăng hiệu suất, rốt cuộc là giảm cái gì, tăng cái gì? Giảm chi phí không nên đơn giản là sa thải nhân viên. Nhiều doanh nghiệp đầu tiên nghĩ đến việc giảm chi phí khi nhắc đến giảm chi phí và tăng hiệu suất chính là việc sa thải nhân viên. Trên thực tế, việc sa thải phụ thuộc vào cấu trúc chi phí nhân lực. Nếu doanh nghiệp là loại tài sản nặng, việc sa thải không có tác dụng. Nếu doanh nghiệp dựa nhiều vào nhân lực, thì chi phí nhân lực là lớn nhất.

Vì vậy, cần xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, từ cấu trúc chi phí, dòng tiền, đến dòng tiền. Bạn phải đánh giá toàn diện. Nếu tài khoản của bạn thực sự không còn tiền, dòng tiền chỉ còn 3 tháng, thì việc sa thải nhân viên để tồn tại là điều cần thiết. Nhưng nếu tài khoản của bạn có thể hỗ trợ bạn 6-12 tháng, thì bạn vẫn có cơ hội.

Nếu bạn không sa thải nhân viên, bạn có thể cắt giảm các sản phẩm không sinh lời, giảm mọi loại chi phí, nhưng tốt nhất là không nên sa thải nhân viên. Bởi vì việc sa thải sẽ khiến nhân viên cảm thấy bất an, dẫn đến hiệu suất làm việc giảm sút và chất lượng dịch vụ giảm, từ đó làm giảm sự hài lòng của khách hàng và tạo ra thêm chi phí.

Nhân lực là vốn, không phải chi phí. Giảm chi phí, sa thải nhân viên không phải là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp.

Những gì bạn nhìn thấy đều là tiền nhỏ, những gì bạn không nhìn thấy mới là tiền lớn. Doanh nghiệp thực sự muốn giảm chi phí, phải giảm những gì họ có thể nhìn thấy và những gì họ không nhìn thấy.

Giảm chi phí không chỉ là việc cắt giảm, mà còn là việc cộng trừ nhân chia. Những gì bạn cần cộng là đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, đầu tư vào dịch vụ khách hàng, không có sản phẩm nổi bật, không có trải nghiệm người dùng tốt, bạn sẽ không thể sinh lời.

Đầu tư vào lương bổng cho nhân viên giỏi, bạn cần cộng, để một người, lấy lương của hai người, làm việc của ba người.

Điều gì là nhân? Đức Quốc có câu tục ngữ: “Nỗ lực của một người là hiệu ứng cộng, nỗ lực của một nhóm là hiệu ứng nhân.” Thông qua việc xây dựng quy trình chuẩn (SOP), kinh nghiệm tốt có thể được tích lũy và nhân rộng trong toàn bộ nhóm; thông qua đào tạo chung và hướng dẫn cá nhân, khả năng của tất cả mọi người có thể được nâng cao, giúp tổ chức trở nên hiệu quả hơn.

Đội ngũ tốt, luôn làm phép nhân, không chỉ thể hiện lẫn nhau, mà còn kích thích lẫn nhau.

Điều gì là chia? Nói đơn giản, đó là cải thiện hiệu quả thông qua việc cải tiến quy trình. Ví dụ, tất cả chúng ta đều cảm thấy khó chịu khi họp, thường kéo dài vài giờ, kết quả là không giải quyết được vấn đề nào.

Tại sao lại như vậy? Chỉ đơn giản là không có quy trình họp tốt. Tuân theo quy trình họp bảy bước, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tăng đáng kể hiệu quả họp.

Nói tóm lại, giảm chi phí và tăng hiệu suất là một hệ thống, không chỉ là phép trừ, mà còn là cộng trừ nhân chia.

Không phải là máy chấm công, mà là thiết bị định vị. Trong hệ thống giảm chi phí và tăng hiệu suất, vai trò của người quản lý là rất quan trọng.

Nhưng nhiều quản lý hiểu về giảm chi phí và tăng hiệu suất thực sự chỉ dừng lại ở việc kiểm tra chấm công, kiểm tra hiệu suất. Họ chăm chăm vào việc nhân viên có đi muộn hay không, công việc có đầy đủ hay không, cuối cùng rơi vào bẫy quản lý quá mức, không mang lại lợi ích.

Theo tôi, quản lý không nên là máy chấm công, mà nên là thiết bị định vị. Ý nghĩa của nó là gì? Bạn không thể chỉ tập trung vào những chi tiết nhỏ mà không nắm bắt được trọng tâm; bạn không thể chỉ đặt yêu cầu cho nhân viên mà không cung cấp hỗ trợ hiệu suất hữu ích.

Vai trò định vị của quản lý chủ yếu thể hiện ở hai khía cạnh:

• Cái gì? Đây là vấn đề về hướng đi, bạn cần dẫn dắt đội nhóm của mình đến đâu, làm gì, điều này rất quan trọng.
• Làm thế nào? Sau khi xác định mục tiêu, chiến lược tiếp theo là gì? Bạn cần thảo luận với nhân viên, cần phân quyền như thế nào, cung cấp những nguồn lực nào, hỗ trợ gì…

Bạn cần theo dõi quá trình, đảm bảo nhân viên có thể làm đúng công việc, từ đó đạt được kết quả.

Tăng hiệu suất, về bản chất, là tăng hiệu quả của người quản lý.

Hiệu suất từ đâu đến? Bạn có làm những việc quan trọng nhất không? Bạn có dành thời gian cho những người quan trọng nhất không? Bạn có xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả không?

Điều khiển trước khi sự cố xảy ra, quan trọng hơn tính toán sau khi sự cố xảy ra.

Giảm chi phí và tăng hiệu suất không phải là chiến lược ngắn hạn, mà là quá trình lâu dài. Nhiều doanh nghiệp thường tính toán vào cuối năm, phát hiện chi phí tăng lên, lợi nhuận giảm xuống, bắt đầu hô hào giảm chi phí và tăng hiệu suất, rầm rộ sa thải, cắt giảm chi phí, sau vài tháng tình hình cải thiện, họ lại ngừng hoạt động.

Thực tế, giảm chi phí và tăng hiệu suất là cuộc chiến dài hạn, không phải là cuộc chiến ngắn hạn. Kiểm soát trước khi sự cố xảy ra, quan trọng hơn tính toán sau khi sự cố xảy ra.

Đó là, đừng đợi mưa mới vá mái nhà, hãy sửa mái nhà khi trời nắng. Điều này đòi hỏi bạn phải có tư duy tài chính hàng ngày, kiểm soát chi phí, đảm bảo dòng tiền.

Đừng khi tài khoản của bạn đầy tiền, lại tiêu xài hoang phí, đầu tư mù quáng, kéo dài dây chuyền, mà hãy có ý thức về khủng hoảng hàng ngày, có tư duy kiểm soát chi phí, tính toán kỹ lưỡng, tiết kiệm khi có thể, không tiêu tiền không cần thiết.

Rice and Field đã thành công, một phần nhờ vào việc kiểm soát chi phí chặt chẽ.

Ông thường nói với nhân viên: “Có thể vắt nước từ khăn khô.” Ông yêu cầu tất cả nhân viên tham gia kiểm soát chi phí, để nhân viên tự coi mình là người quản lý, suy nghĩ về việc cắt giảm những chi phí dư thừa.

Chính việc tuyên truyền và dẫn dắt liên tục này, đã khiến kiểm soát chi phí không chỉ là việc của giám đốc, mà tất cả nhân viên đều chủ động tham gia vào việc kiểm soát chi phí, thay vì chỉ là đối tượng kiểm soát chi phí.

Trên đây là năm gợi ý tôi dành cho người quản lý. Giảm chi phí và tăng hiệu suất là một hệ thống hoàn chỉnh, về bản chất là xây dựng hệ thống kinh doanh chất lượng từ chiến lược đến thực thi. Giảm chi phí và tăng hiệu suất không chỉ cần “từ trên xuống”, mà còn cần “từ dưới lên”, chỉ có sự tham gia của tất cả mọi người, giảm chi phí và tăng hiệu suất mới thực sự hiệu quả.