Xây dựng một đội nhóm hiệu quả
Một đội nhóm xuất sắc, sức mạnh tổng thể của nó chắc chắn vượt qua tổng số sức mạnh của các cá nhân riêng lẻ.
Điều này được nhấn mạnh bởi tác giả Trương Tam Phong:
Một đội nhóm xuất sắc, cốt lõi của nó nằm ở “an toàn tâm lý trong đội nhóm”.
Nói cách khác, các thành viên trong đội nhóm cần phải cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc, nơi họ có thể tự tin đưa ra ý kiến của mình, sẵn sàng thử nghiệm mà không sợ bị cười chê vì vấn đề dường như đơn giản; đồng thời, họ cũng có thể công nhận và thừa nhận lỗi của mình mà không lo lắng về việc bị chỉ trích. Chỉ khi môi trường an toàn tâm lý được đảm bảo, mỗi thành viên mới có thể đóng góp hết sức mình mà không còn rào cản, từ đó tạo ra hiệu ứng cộng tác “1+1>2”.
Là người lãnh đạo, việc tạo ra một môi trường làm việc đầy lòng tin, bao dung và an toàn là yếu tố then chốt để thúc đẩy đội nhóm hướng tới mục tiêu cao hơn.
Định nghĩa về đội nhóm: Một nhóm người tụ họp không phải lúc nào cũng là một đội nhóm.
Khi nói về đội nhóm, điều quan trọng là phải hiểu rằng một đội nhóm xuất sắc, sức mạnh tổng thể của nó chắc chắn vượt qua tổng số sức mạnh của các cá nhân riêng lẻ.
Nhiều người thường nhầm lẫn rằng một nhóm người tụ họp lại chính là một đội nhóm. Trên thực tế, sự khác biệt giữa một đội nhóm có lãnh đạo và một nhóm người không có lãnh đạo là rất rõ ràng.
Một đội nhóm thực sự, các thành viên sẽ cùng chịu trách nhiệm cho mục tiêu và kết quả chung. Trong một đội nhóm có lãnh đạo, trách nhiệm này càng rõ ràng; trong khi đó, một nhóm người thường chỉ là một tập hợp rời rạc, thiếu mục tiêu và động lực chung.
Cơ sở của tổ chức học tập là các nhóm làm việc hoặc đội nhóm, chúng là trung tâm giải quyết vấn đề, tập hợp những người có chung khát vọng và nỗ lực vì mục tiêu chung.
Đội nhóm thường phụ thuộc lẫn nhau cao độ. Họ cùng lập kế hoạch công việc, đối mặt với khó khăn, đưa ra quyết định quan trọng và theo dõi tiến trình của dự án cụ thể. Trong quá trình này, mỗi thành viên trong đội nhóm cần hợp tác chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ.
Vì vậy, để tạo ra sự hợp tác hiệu quả trong đội nhóm, các thành viên cần có ngôn ngữ chung, cũng như cách suy nghĩ và thảo luận nhất quán.
Khác biệt cốt lõi giữa “một nhóm người” và “một đội nhóm” chính là “an toàn tâm lý”.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về ý nghĩa của “an toàn tâm lý” và ảnh hưởng sâu sắc của nó đối với việc xây dựng đội nhóm.
An toàn tâm lý – nền tảng của đội nhóm
Nhà khoa học hành vi Amy Edmondson (Harvard) đã đề xuất khái niệm “an toàn tâm lý trong đội nhóm” (team psychological safety), là yếu tố không thể bỏ qua trong việc xây dựng đội nhóm hiệu quả. Cô ấy giải thích rằng đây là niềm tin chia sẻ giữa các thành viên trong đội nhóm, rằng trong đội nhóm, mọi người có thể tự do bày tỏ ý kiến và đặt câu hỏi mà không lo lắng về hậu quả tiêu cực.
Nói cách khác, an toàn tâm lý tạo ra một môi trường giao tiếp mở và bao dung cho các thành viên trong đội nhóm.
An toàn tâm lý nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại vô cùng thách thức. Là thành viên trong đội nhóm, chúng ta thường lo lắng về việc để lại ấn tượng xấu. Khi bạn muốn hỏi một câu hỏi cơ bản, ví dụ: “An toàn tâm lý là gì?”, bạn có thể do dự vì lo lắng về việc để lại ấn tượng là người kém cỏi. Ai cũng không muốn bị xem là thiếu kiến thức, kém cỏi, thích tranh cãi hoặc tiêu cực.
Chính vì những lo ngại này, mọi người thường hình thành tâm lý phòng thủ. Họ tránh hỏi, không thừa nhận lỗi, không đưa ra ý tưởng mới và không nghi ngờ tình hình hiện tại. Tuy nhiên, tâm lý phòng thủ này lại cản trở sự tiến bộ và đổi mới của đội nhóm.
Để phá vỡ tình trạng này, chúng ta cần tạo ra một môi trường an toàn thực sự. Trong môi trường này, các thành viên trong đội nhóm nên tin rằng việc thừa nhận lỗi hoặc đặt câu hỏi sẽ không khiến họ cảm thấy xấu hổ hay bị trừng phạt. Ngược lại, những hành động này nên được khuyến khích và hỗ trợ. Chỉ khi đó, mỗi thành viên mới có thể buông bỏ phòng thủ, tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận và quyết định của đội nhóm, cùng nhau thúc đẩy sự phát triển của đội nhóm.
Theo các nhà nghiên cứu, năm yếu tố then chốt của đội nhóm hiệu quả, an toàn tâm lý chắc chắn là yếu tố quan trọng nhất. Là người lãnh đạo, chúng ta có trách nhiệm tạo ra một môi trường an toàn tâm lý, để mỗi thành viên có thể phát huy tối đa tiềm năng của mình, cùng nhau thúc đẩy sự phát triển của đội nhóm.
Năm yếu tố then chốt: Nguồn năng lượng của đội nhóm hiệu quả
Nghiên cứu của nhóm Google đã phát hiện ra rằng trong đội nhóm hiệu quả, vai trò của từng thành viên không quan trọng bằng cách họ hợp tác với nhau như thế nào. Dựa trên nghiên cứu, họ đã xếp hạng các yếu tố then chốt theo mức độ quan trọng:
- An toàn tâm lý: Các thành viên trong đội nhóm cảm thấy an toàn khi chấp nhận rủi ro, sẵn sàng thể hiện sự dễ thương của mình, đây là nền tảng của sự hợp tác hiệu quả trong đội nhóm.
- Tin cậy: Mỗi thành viên trong đội nhóm đều cần chịu trách nhiệm cho công việc của mình, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và chất lượng cao.
- Cấu trúc và mục tiêu rõ ràng: Thành viên trong đội nhóm cần biết rõ vai trò của mình, đồng thời đội nhóm cần có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, để mọi người cùng tiến lên một cách thống nhất.
- Nghĩa vụ và giá trị: Thành viên trong đội nhóm cần cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa, đóng góp quan trọng cho đội nhóm và công ty, đây là nguồn động lực để họ tiếp tục cố gắng.
- Tác động cá nhân: Mỗi thành viên đều cần nhận ra rằng công việc của mình có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất tổng thể của đội nhóm, nhận thức này giúp tăng cường sự đoàn kết và sự hướng tâm của đội nhóm.
Rudy Gort trong cuốn sách “Quản lý Tinh gọn” của ông cũng nhấn mạnh sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong đội nhóm giúp họ đối mặt với nhiều thách thức, tăng cường sự đoàn kết và sáng tạo. Các thành viên trong đội nhóm liên kết với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau, cùng nỗ lực vì mục tiêu chung của đội nhóm. Do đó, việc đảm bảo không có thành viên cô lập trong đội nhóm là điều quan trọng, nếu không sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hợp tác của cả đội nhóm.
Là người lãnh đạo, chúng ta nên tạo ra một môi trường an toàn, tin cậy, rõ ràng, có ý nghĩa và giúp mỗi thành viên nhận ra tầm ảnh hưởng của mình, khuyến khích và hỗ trợ sự hợp tác giữa các thành viên, từ đó kích thích sự chủ động và sáng tạo của họ, thúc đẩy sự phát triển không ngừng của đội nhóm.
Google’s gợi ý để biến “một nhóm người” thành “một đội nhóm”
Để biến đội nhóm của bạn thành một đội nhóm thực sự? Dưới đây là một số lời khuyên được thiết kế dành cho quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, nhằm giúp họ thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong đội nhóm:
- An toàn tâm lý: Chủ động thu thập và lắng nghe ý kiến của các thành viên trong đội nhóm. Thử dùng phương pháp ghi chú hoặc ẩn danh để khuyến khích mọi người nói lên suy nghĩ của mình.
- Hiển thị bản thân một cách chân thật, bao gồm cả điểm yếu của bạn. Như Toyota, hãy sẵn lòng phê bình và phản ánh bản thân, đây là chìa khóa để xây dựng lòng tin trong đội nhóm.
- Thay đổi góc nhìn, xem mỗi thách thức như cơ hội để đội nhóm học hỏi và tiến bộ.
- Tin cậy: Rõ ràng phân công trách nhiệm cho các thành viên trong đội nhóm, để mỗi người đều biết rõ trách nhiệm và công việc của mình.
- Tạo kế hoạch dự án chi tiết, đảm bảo quy trình làm việc minh bạch, để mọi người đều có thể theo dõi tiến trình.
- Cấu trúc và rõ ràng: Giao tiếp định kỳ với đội nhóm về mục tiêu chung, không chỉ để các thành viên hiểu mục tiêu mà còn biết cách đạt được nó.
- Khi tổ chức cuộc họp đội nhóm, đảm bảo có chương trình rõ ràng và người phụ trách. Mỗi cuộc họp cần có chủ đề rõ ràng và tổng kết, để mọi người đều biết bước tiếp theo của họ.
- Nghĩa vụ và sự công nhận: Đưa ra phản hồi tích cực cho đội nhóm, chủ động giúp đỡ đồng nghiệp gặp khó khăn. Sử dụng cơ chế phản hồi ngắn hạn để giúp các thành viên trong đội nhóm nhận được phản hồi và hỗ trợ nhanh chóng, tăng cường tinh thần hợp tác.
- Cảm ơn công khai những đồng nghiệp đã giúp đỡ, để các thành viên trong đội nhóm cảm nhận được giá trị và sự công nhận của mình.
- Tác động và mục tiêu chung: Cùng vẽ một tầm nhìn lớn với đội nhóm, để mỗi người đều hiểu công việc của mình đóng góp trực tiếp vào mục tiêu của đội nhóm và tổ chức.
- Hãy thường xuyên suy nghĩ về cách công việc của bạn ảnh hưởng đến khách hàng, người dùng và đội nhóm. Tư duy toàn cầu này sẽ giúp đội nhóm của bạn phối hợp tốt hơn, cùng tiến lên.
Nguồn: Nhà lãnh đạo quản lý (ID: GoToLead)
**Từ khóa:**
– An toàn tâm lý
– Đội nhóm
– Lãnh đạo
– Hợp tác
– Mục tiêu