Bảy Tội Lỗi Khiến Cuộc Họp Trở Nên Vô Ích
Bảy Tội Lỗi Khiến Cuộc Họp Trở Nên Vô Ích
Có người nói, điều mệt mỏi hơn công việc chính là cuộc họp.
Mỗi ngày đều có những cuộc họp không dứt: cuộc họp buổi sáng, cuộc họp trưa, cuộc họp tuyển dụng, cuộc họp não bộ, cuộc họp đào tạo, cuộc họp dự án, cuộc họp chia sẻ, cuộc họp chuyển đổi…
Chính cuộc họp không có lỗi, nhưng điều đáng sợ nhất là lãnh đạo tổ chức các cuộc họp vô ích.
Nhà quản lý nổi tiếng Peter Drucker từng nói: “Một trong những điều quan trọng để trở thành một nhà quản lý hiệu quả là không tổ chức các cuộc họp vô ích. Cuộc họp không hiệu quả là sự lãng phí thời gian, chỉ có cuộc họp hiệu quả mới giúp lãnh đạo tạo ra hiệu suất.”
Vậy, điều gì đã khiến cuộc họp trở nên vô ích? Theo tôi, có bảy tội lỗi.
Tội thứ nhất: Hình thức chủ nghĩa
Hình thức chủ nghĩa là gì?
Nhiều lãnh đạo thích tổ chức cuộc họp, mỗi ngày tổ chức đến bảy hoặc tám cuộc họp, thậm chí cả những vấn đề nhỏ cũng cần cuộc họp. Cuối cùng, điều này biến thành hình thức chủ nghĩa.
Họ làm vậy vì họ đang dùng sự chăm chỉ hình thức để che giấu sự lười biếng chiến lược của mình.
Một ngày nào đó, công ty không đạt được kết quả, đội nhóm không đạt được mục tiêu, họ sẽ có lý do để biện minh.
Lãnh đạo cấp trên hỏi, lúc này, họ sẽ nói: “Cái gì? Không đạt kết quả? Điều đó không liên quan đến tôi; nhìn xem tôi bận rộn như thế nào, mỗi ngày tổ chức mọi người họp, làm việc hơn mười giờ, cẩn thận; tôi quá vất vả, mọi người đều thấy… “
Khi kết quả không tốt, họ sẽ cho rằng điều đó không liên quan đến họ, chắc chắn là do môi trường kinh doanh không thuận lợi, hoặc là do nhân viên không thực hiện đúng.
Xem, đó là ý định của họ khi tổ chức cuộc họp. Cuộc họp, vì vậy, trở thành hình thức chủ nghĩa.
Tội thứ hai: Người lãnh đạo là trung tâm
Ít nói và nhiều nghe, điều này rất khó khăn, đặc biệt là với người lãnh đạo.
Nhiều cuộc họp không phát huy tác dụng, bởi vì người lãnh đạo biến cuộc họp thành một vở kịch đơn độc của họ.
Nếu không phải là cuộc họp thông báo, cần phải phát huy tinh thần dân chủ, cùng thảo luận.
Nhưng anh ấy không làm như vậy, người lãnh đạo sẽ hỏi bạn có ý kiến gì về vấn đề này.
Sau đó, anh ta bắt đầu diễn thuyết không ngừng.
Sau đó bạn dần hiểu ra, bất kể chủ đề cuộc họp là gì, cuối cùng cũng do người có quyền lực cao nhất quyết định.
Vì vậy, từ đó bạn không còn muốn đưa ra ý kiến nữa. Người lãnh đạo nói gì, bạn đều đồng ý.
Và người lãnh đạo cũng say mê với điều này, thấy mọi người đồng ý, anh ta tự nhận mình là một nhà lãnh đạo tài ba, lộ ra vẻ mặt hài lòng. Anh ta nói càng thêm hăng hái, sôi nổi, bắt đầu diễn thuyết cá nhân.
Nhà quản lý học Peter Drucker nói: “Chúng ta tổ chức cuộc họp vì muốn hoàn thành một công việc cụ thể, chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của một người không đủ, cần kết hợp kiến thức và kinh nghiệm của nhiều người.”
Vì vậy, một cuộc họp có ý nghĩa sẽ không bao giờ là một vở kịch đơn độc của một người.
Tội thứ ba: Không có mục tiêu hoặc chủ đề bị lệch hướng
Eric Schmidt, cựu CEO của Google, từng nói: “Bất kỳ cuộc họp nào cũng phải có mục đích, nếu mục đích không rõ ràng, hoặc cuộc họp không đạt được mục đích đó, thì cuộc họp đó nên bị hủy bỏ.”
Tổ chức cuộc họp, tuyệt đối không nên vì tổ chức mà tổ chức, phải có mục tiêu xác định.
Ngoài mục tiêu xác định ra, còn phải đảm bảo không bị lệch chủ đề.
Có một hiện tượng gọi là hiệu ứng nhà xe đạp.
Một quốc gia đang chuẩn bị xây dựng nhà máy điện hạt nhân. Do đó, họ thành lập một ủy ban kế hoạch nhà máy điện hạt nhân.
Nhưng các thành viên ủy ban tụ tập lại, hầu hết tranh luận đều về nhà xe đạp của nhân viên, ví dụ như xây dựng bao nhiêu, sử dụng vật liệu gì, v.v.
Họ không suy nghĩ về vấn đề chính của nhà máy điện hạt nhân.
Xem, họ bị lệch chủ đề, thảo luận về những vấn đề vụn vặt, là vô nghĩa.
Nhiều người lãnh đạo cũng vậy, cuộc họp là để giải quyết một số vấn đề quan trọng. Kết quả là họ lại tranh cãi về những vấn đề nhỏ nhặt, bám víu vào những chi tiết không quan trọng, lãng phí rất nhiều thời gian.
Tội thứ tư: Không có sự chuẩn bị
Trong công việc, tôi thường gặp tình huống như thế này, lãnh đạo đột nhiên thông báo với bạn, mười phút sau, hãy cùng nhau đến phòng họp.
Khi mọi người đến nơi, họ nhìn nhau, hoàn toàn không biết hôm nay sẽ thảo luận vấn đề gì.
Xem, đây là không có sự chuẩn bị.
Cuối cùng, phải mất nửa ngày để đối chiếu thông tin, lãng phí thời gian vào những việc vô ích.
Mao Trạch Đông rất coi trọng hiệu quả của cuộc họp, ông yêu cầu: “Tổ chức cuộc họp phải thông báo trước, để mọi người biết sẽ thảo luận vấn đề gì, giải quyết vấn đề gì, và chuẩn bị trước.”
Vì vậy, người khởi xướng cuộc họp phải biết tại sao cuộc họp được tổ chức, mục tiêu đạt được, cuộc họp này mang lại giá trị gì cho tất cả người tham gia.
Trước cuộc họp, bạn phải đảm bảo mọi người đều biết mục tiêu và lịch trình cuộc họp, đảm bảo thu thập tất cả báo cáo, bài giảng, dữ liệu cần thiết cho cuộc họp.
Người chủ trì cuộc họp giỏi cũng sẽ tự thiết kế câu hỏi, thông qua đặt câu hỏi để kích thích suy nghĩ, thông qua đặt câu hỏi để đạt được kết luận, hướng dẫn mọi người từ vấn đề mở rộng đến vấn đề đóng, để mọi người thật sự đạt được sự đồng lòng trong quá trình đặt câu hỏi và trả lời.
Để cuộc họp hiệu quả, bạn phải dành nhiều thời gian hơn thời gian cuộc họp để chuẩn bị.
Tội thứ năm: Yêu cầu người không cần tham gia tham gia cuộc họp
Tôi tin rằng bạn đã nghe câu nói này: Cuộc họp quan trọng không cần nhiều người, cuộc họp có nhiều người không quan trọng.
Nhưng một số lãnh đạo thích mở rộng quy mô cuộc họp.
Ví dụ, bạn đang làm việc, đột nhiên được yêu cầu tham gia một cuộc họp, thực tế, cuộc họp đó không liên quan gì đến bạn. Bạn vào phòng họp mà không hiểu gì, ra khỏi phòng họp vẫn không hiểu gì.
Mở rộng quy mô cuộc họp, thực sự không hiệu quả.
Mỗi người nói một hai câu, cuộc họp trở nên dài dòng. Mỗi lần họp ít nhất bốn, năm giờ, mở ra khiến người mệt mỏi. Thời gian của bạn đều bị lãng phí vào cuộc họp, thay vào đó làm gián đoạn công việc bình thường của bạn.
Về điểm này, chúng ta nên học hỏi từ Steve Jobs. Trong cuốn sách “Sự đơn giản điên rồ” về Steve Jobs và công ty Apple, có một câu chuyện nói về cuộc họp giữa Steve Jobs và công ty quảng cáo.
Tại cuộc họp thường xuyên với công ty quảng cáo, Steve Jobs đột nhiên phát hiện ra một khuôn mặt mới. Steve Jobs chỉ vào cô gái này và hỏi: “Xin lỗi, chị là ai?”
Cô gái tên là Lorrie giải thích rằng vì dự án này liên quan đến dự án của bộ phận thị trường của cô ấy, nên cô ấy cũng được mời tham gia cuộc họp.
Sau khi nghe điều này, Steve Jobs lịch sự yêu cầu cô gái Lorrie rời khỏi phòng họp. “Tôi không nghĩ chị cần tham gia cuộc họp này, cảm ơn chị,” Steve Jobs nói.
Vì vậy, phạm vi cuộc họp nên được hạn chế, giúp tiết kiệm thời gian.
Tội thứ sáu: Trách nhiệm bị đẩy qua
Mao Trạch Đông nói: “Có vấn đề thì tổ chức cuộc họp, đưa ra bàn thảo, quy định vài điều, vấn đề đó sẽ được giải quyết.”
Thực sự, cuộc họp là để giải quyết vấn đề. Ví dụ, mục tiêu của tháng 2 không đạt được, sau khi tổng kết, cốt lõi là xác định chiến lược và cách chơi của tháng 3.
Nhưng nhiều công ty tổ chức cuộc họp không phải như vậy, họ không giải quyết vấn đề, mà đổ lỗi cho nhau. Lãnh đạo bộ phận bán hàng cho rằng bộ phận vận hành không cung cấp đủ cơ hội, bộ phận vận hành thì đổ lỗi cho tỷ lệ chuyển đổi của đội ngũ bán hàng thấp.
Cuối cùng, một cuộc họp kinh doanh trở thành cuộc họp đổ lỗi. Cãi nhau mãi cũng không giải quyết được vấn đề thực sự.
Vì vậy, cuộc họp không nhằm mục đích giải quyết vấn đề cũng không có giá trị.
Tội thứ bảy: Không có kết luận
Cuộc họp, còn có một khía cạnh đáng sợ, đó là không có kết luận. Thường xuyên, cuộc họp mang theo một vấn đề, sau đó mang theo năm vấn đề trở về.
Cuối cùng, chỉ là liên tục tổ chức cuộc họp, vấn đề đã thảo luận lại được đưa ra thảo luận. Ngay cả khi có kết luận, cũng không ai thực hiện. Sau cuộc họp cũng không kiểm tra, kết thúc.
Khi lãnh đạo nhớ lại, tiếp tục kéo một nhóm người vào cuộc họp. Một vấn đề, tháng 1 thảo luận, kết quả đến cuối năm vẫn đang thảo luận.
Vì vậy, cuộc họp nhất định phải có kết luận, có kết luận chưa đủ, còn phải phân công trách nhiệm, và sau cuộc họp phải có kiểm tra và theo dõi.
Trên đây, chính là bảy nguyên nhân phổ biến khiến cuộc họp trở nên vô ích.
Đừng tổ chức cuộc họp vô ích nữa, tổ chức cuộc họp hiệu quả, mới là cách để lãnh đạo trưởng thành.
**Từ khóa:**
– Cuộc họp
– Hiệu quả
– Lãnh đạo
– Mục tiêu
– Trách nhiệm