Trong nhiều trường hợp, mâu thuẫn giữa cấp trên và cấp dưới không phải là vấn đề về việc ai tốt hơn hoặc xấu hơn, mà là vấn đề về sự phù hợp lẫn nhau. Cấp trên cần biết cách phát huy ưu điểm của nhân viên, và nhân viên cũng cần biết cách tận dụng ưu điểm của cấp trên. Việc bổ sung lợi thế lẫn nhau rất quan trọng, vì vậy việc hiểu rõ và thông cảm lẫn nhau là chìa khóa.
Tôi từng không thích quản lý cấp trên, cho rằng chỉ cần làm tốt công việc của mình là đủ. Tuy nhiên, sau khi rời khỏi Alibaba, tôi đã hướng dẫn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tham gia vào các dự án tư vấn và trở thành CEO của một công ty niêm yết. Qua đó, tôi nhận ra rằng việc quản lý cấp trên thực sự quan trọng.
Nếu bạn không quản lý cấp trên một cách hiệu quả, bạn có thể gặp phải những vấn đề như: làm việc chăm chỉ nhưng tưởng rằng thành tích sẽ được nhìn thấy, kết quả lại không được đề bạt hay tăng lương; hoặc cấp trên thường xuyên can thiệp vào công việc của bạn, thậm chí chỉ đạo trực tiếp nhân viên của bạn, khiến bạn cảm thấy lúng túng.
Các bẫy trong quản lý cấp trên
Đầu tiên, chúng ta hãy xác định lại khái niệm “quản lý cấp trên”. Quản lý cấp trên không phải là việc bạn thao túng cấp trên, hay cố gắng thay đổi cấp trên của mình. Thay vào đó, đây là quá trình phối hợp với cấp trên để đạt được kết quả tốt nhất cho bạn, cấp trên và công ty.
Với mục tiêu này, có ba bẫy cần tránh:
- Không nên làm cho mâu thuẫn riêng tư công khai hóa. Đôi khi, chỉ có sự khác biệt về quan điểm, nhưng nếu để lan truyền, nó có thể trở thành sự đối lập về cảm xúc, gây khó khăn trong việc tương tác sau này.
- Không nên bác bỏ trực tiếp hoặc công khai cấp trên của mình. Khi nói chuyện trực tiếp, cũng cần xem xét bối cảnh, giữ lại một chút khoảng trống cho cả bạn và cấp trên, không để họ nghĩ rằng bạn không tuân thủ quản lý.
- Không nên thách thức quyền uy một cách mù quáng, cũng không nên nhượng bộ một cách vô điều kiện. Bạn càng thách thức quyền uy, cấp trên càng dễ quyết đoán, vì vậy nên sử dụng chiến lược vòng vo. Nếu nhượng bộ quá mức, cấp trên sẽ coi bạn là người sợ sệt, thiếu chủ kiến, và bạn sẽ không được chú ý.
Bảy nguyên tắc của quản lý cấp trên
Có bảy nguyên tắc quan trọng cần tuân theo:
- Hiểu rõ văn hóa thực sự. Hãy học hỏi về định nghĩa văn hóa doanh nghiệp đối với quản lý cấp trên. Một số công ty có định nghĩa cụ thể, ví dụ như Alibaba nói rằng “việc giao tiếp với cấp trên phải có can đảm”, khuyến khích nhân viên dũng cảm giao tiếp và bày tỏ ý kiến. Huawei thì đơn giản hơn, yêu cầu nhân viên “đặt mắt vào khách hàng, đặt mông vào cấp trên”.
- Tạo ra các cuộc báo cáo chính thức. Trong khía cạnh thông tin, hãy cập nhật và giao tiếp kịp thời với cấp trên. Nhiều mâu thuẫn giữa cấp trên và cấp dưới xuất phát từ sự thiếu thông tin. Vì vậy, làm người chủ động tạo ra các cuộc báo cáo chính thức. Có hai từ khóa quan trọng:
- Chủ động: Một số người cho rằng tại sao không phải là cấp trên chủ động. Tất nhiên, bạn có thể chờ đợi, miễn là bạn chấp nhận đánh giá không công bằng về hiệu suất do sự chậm trễ trong thông tin. Hơn nữa, nhiều vấn đề bạn giải quyết trước, có thể giúp bạn tránh được một số rắc rối, phòng ngừa trước.
- Báo cáo chính thức: Tôi muốn nhấn mạnh sự khác biệt giữa việc “thông báo” và “báo cáo”. “Thông báo” thường khá tùy tiện, ví dụ như gặp nhau lúc ăn cơm và nói sơ qua về tình hình kinh doanh gần đây, tiến độ làm việc với khách hàng. Trong khi đó, “báo cáo” đòi hỏi phải lên lịch trước, chuẩn bị slide, có người thứ ba tham gia, và có một cuộc giao tiếp chính thức.
- Có sự không nhạy cảm, không quá nhạy cảm. Đôi khi, cấp trên chỉ đạo nhân viên của bạn chỉ là phản ứng tự nhiên, có thể họ trước đây chính là cấp dưới trực tiếp của họ. Đối với hành vi quên giới hạn này, bạn cần có sự không nhạy cảm nhất định, không quá nhạy cảm. Hãy học cách suy nghĩ từ góc độ của cấp trên.
- Không bao giờ so sánh đóng góp với cấp trên. Tôi nghe nhiều người nói rằng cấp trên của họ rất lười, mọi việc đều do chúng tôi làm. Tôi cho rằng việc so sánh đóng góp hoặc nỗ lực với cấp trên, hoặc so sánh sự cần cù, đều rất ngu ngốc.
- Hãy bỏ đi lòng tự ái. Tôi nhận thấy một số người trong môi trường công sở có bệnh hoang tưởng, luôn cho rằng ai đó đang tìm cách hãm hại họ, đặt bẫy cho họ. Tôi xin lỗi nếu điều này nghe không hay, nhưng chính trị văn phòng có thể tồn tại, nhưng nhiều người chưa xứng đáng ở vị trí và khả năng đó. Vì vậy, đừng quá nhạy cảm, hãy bỏ đi lòng tự ái.
- Tôn trọng thứ bậc, học cách thích nghi với cấp trên. Đôi khi, bạn nghĩ rằng bạn đang thách thức cấp trên, nhưng thực tế không phải vậy, bạn đang thách thức hệ thống quyền lực của công ty. Vì vậy, nhân viên nên học cách thích nghi với cấp trên, trong đó quan trọng nhất là thích nghi với cách giao tiếp.
- Quản lý đa chiều mới có tư cách nói về quản lý cấp trên, đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Một số người quản lý nhân viên kém, kết quả công việc của nhóm rất tệ, giao tiếp ngang hàng cũng không tốt, nhưng vẫn thường xuyên nói về việc quản lý cấp trên. Tôi xin phép bạn, hãy tập trung vào việc cải thiện kết quả công việc của mình trước đã? Hãy nâng cao tinh thần của nhóm trước đã?
Năm hướng của quản lý cấp trên
Quản lý cấp trên bao gồm năm phương diện chính:
- Quản lý mục tiêu. Nhiều nhân viên và cấp trên không nhất trí về mục tiêu, vì vậy ba yếu tố quan trọng là duy trì nhất quán, xác nhận lại liên tục và điều chỉnh kịp thời.
- Quản lý trọng tâm. Điều quan trọng nhất là những việc gì, cần bạn liên tục xác nhận với cấp trên.
- Quản lý thời gian. Đầu mỗi tháng, tôi đều đồng bộ lịch trình thời gian làm việc với nhân viên làm việc cùng tôi, điều này đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý thường xuyên đi công tác hoặc di chuyển. Nhân viên cũng có thể chủ động xác nhận lịch trình thời gian của cấp trên, hiểu rõ thói quen làm việc của họ.
- Quản lý tài nguyên. Trong việc quản lý tài nguyên, bạn luôn phải nhìn từ góc độ của cấp trên. Nếu bạn nhìn từ góc độ của mình, có thể bạn sẽ nhìn thấy tài nguyên lớn hơn hoặc nhỏ hơn so với thực tế, tầm nhìn quyết định độ cao.
- Quản lý kỳ vọng. Luôn luôn đặt mục tiêu của cấp trên trong tâm, và thêm 20% vào đó, vượt qua kỳ vọng của họ.
Trong nhiều trường hợp, mâu thuẫn giữa cấp trên và cấp dưới không phải là vấn đề về việc ai tốt hơn hoặc xấu hơn, mà là vấn đề về sự phù hợp lẫn nhau. Cấp trên cần biết cách phát huy ưu điểm của nhân viên, và nhân viên cũng cần biết cách tận dụng ưu điểm của cấp trên. Việc bổ sung lợi thế lẫn nhau rất quan trọng, vì vậy việc hiểu rõ và thông cảm lẫn nhau là chìa khóa.
Từ khóa
- Quản lý cấp trên
- Mâu thuẫn
- Phù hợp
- Hiểu rõ
- Thông cảm