Tầm quan trọng của Cơ cấu Tổ chức trong Quản lý Doanh nghiệp
Tầm quan trọng của Cơ cấu Tổ chức trong Quản lý Doanh nghiệp
Những người quản lý thường thích đặt mọi người vào các khung trong sơ đồ tổ chức. Họ di chuyển, sắp xếp lại các khung này và mỗi lần thay đổi đều gọi là “tái cấu trúc tổ chức” hoặc “cải cách tổ chức”. Thậm chí, nhiều quản lý còn xem tổ chức như một vùng đất để phân chia, tạo ra mối quan hệ lợi ích riêng biệt. Điều này khiến cho cơ cấu tổ chức không phát huy tác dụng mà ngược lại trở thành gông cùm và công cụ chia rẽ lợi ích nội bộ, điều này rất có hại và cần phải được sửa chữa.
Để hiểu rõ hơn về việc phân chia quyền lực và trách nhiệm, chúng ta cần xác định rõ “đường dọc” và “đường ngang” trong tổ chức. Việc sắp xếp chức năng quản lý trong tổ chức nhằm giải quyết mối quan hệ giữa quyền lực và trách nhiệm. Quan trọng nhất là cơ cấu tổ chức phải đảm bảo rằng quyền lực và trách nhiệm đi đôi với nhau. Chỉ khi quyền lực và trách nhiệm tương ứng, quản lý tổ chức mới hoạt động hiệu quả.
Do đó, cơ cấu tổ chức cần thiết kế rõ ràng các đường truyền thông, kiểm soát, trách nhiệm và quyền lực. Trong đó, đường truyền thông và kiểm soát thuộc về “đường ngang”, còn quyền lực và trách nhiệm thuộc về “đường dọc”. Về mặt khác, việc thiết kế “đường dọc” giúp xác định hướng dẫn quyền lực, đồng thời cũng xác định trách nhiệm và quyền hạn; còn “đường ngang” xác định cách thức truyền thông và kiểm soát tài nguyên công ty. Điều quan trọng nhất là việc xác định quyền hạn phải phù hợp với trách nhiệm. Việc thiết kế “đường dọc” cần xem xét hai vấn đề: số lượng cấp bậc và dòng chính kinh doanh của công ty. Đối với vấn đề đầu tiên, nguyên tắc thiết kế dựa trên điểm đánh giá. Trong thiết kế đánh giá của công ty, bất kỳ điểm nào bạn cần đánh giá đều yêu cầu thiết kế một cấp bậc.
Đối với vấn đề thứ hai, nguyên tắc thiết kế dựa trên dòng chính kinh doanh của công ty. Ví dụ, nếu công ty là một công ty bán hàng, thì dòng chính kinh doanh là Tổng Giám đốc đối mặt với hệ thống bán hàng, những phần khác chỉ là phụ trợ; nếu công ty là một công ty sản xuất, thì Tổng Giám đốc đối mặt với hệ thống sản xuất, lúc này hệ thống bán hàng trở thành hệ thống phụ trợ. Điều quan trọng nhất là việc thiết kế “đường dọc” là việc bố trí trách nhiệm và quyền hạn. Thiết kế “đường ngang” cần xem xét số lượng phòng ban cần thiết để sắp xếp chuyên môn hóa nguồn lực. Do đó, nguyên tắc thiết kế dựa trên nhu cầu chức năng từ dòng chính kinh doanh. Điều quan trọng nhất là giảm thiểu phân loại chi tiết, nổi bật các chức năng chính, càng ít phòng ban càng tốt. Cần lưu ý rằng phòng ban chỉ có thể đưa ra lời khuyên chuyên môn và cung cấp dịch vụ chuyên môn, không được sở hữu quyền lực. Nguyên nhân rõ ràng là vì phòng ban không chịu trách nhiệm kinh doanh, vì vậy chúng ta cần xác định rõ rằng trong tổ chức, quyền lực và trách nhiệm phải phù hợp, không được phép xảy ra tình trạng người có quyền nhưng không cần chịu trách nhiệm, hoặc người chịu trách nhiệm nhưng không có quyền.
Các lỗi thường gặp trong thiết kế cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cần tuân theo chiến lược của doanh nghiệp. Vai trò của chiến lược thể hiện trong cơ cấu tổ chức nên được mô tả bằng “trách nhiệm”. Trách nhiệm thực hiện chiến lược là cơ sở cốt lõi của thiết kế cơ cấu tổ chức. Điều này giúp chúng ta thấy rõ một số lỗi thường gặp trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của một số doanh nghiệp. Thứ nhất, “cấu trúc đối mặt với Chủ tịch, lưng đối mặt với khách hàng”. Cấu trúc này rất phổ biến. Vì nhiều người đều đối mặt với người lãnh đạo, quan tâm đến sắc mặt, ý kiến của người lãnh đạo, tất cả đều dựa trên người lãnh đạo. Lời nói của lãnh đạo “tất cả vì cơ sở và nhân viên” trở thành khẩu hiệu trong cấu trúc này. Thứ hai, cấu trúc theo hình dạng ô vuông. Trong cấu trúc này, mỗi phòng ban đều tự quản lý, mỗi phòng ban hoặc hệ thống chỉ quan tâm đến vấn đề của mình và cố gắng đẩy trách nhiệm cho các phòng ban hoặc hệ thống khác, không bao giờ cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cho các phòng ban và hệ thống khác. Trong cấu trúc này, mọi người quen với việc đổ lỗi và từ chối trách nhiệm, thường xuyên không có ai chịu trách nhiệm và đưa ra ý kiến xây dựng.
Nếu từ góc độ trách nhiệm thiết kế cấu trúc, chúng ta có thể tránh được những lỗi trên.
Tóm tắt
Cơ cấu tổ chức chủ yếu tập trung vào việc phân chia trách nhiệm và quyền lực. Chúng ta cần xác định rõ việc phân chia quyền lực và tài nguyên dựa trên “trách nhiệm”. Điều này giúp cho các phòng ban phụ trợ phục vụ cho các phòng ban trực tiếp trở thành hiện thực, không chỉ là khẩu hiệu.
Từ khóa
- Cơ cấu Tổ chức
- Quản lý Doanh nghiệp
- Trách nhiệm và Quyền lực
- Phân chia Quyền lực
- Phân chia Trách nhiệm