Quản lý hiệu quả: Từ việc kiểm soát mọi thứ đến việc để họ tự quản lý

Năm năm qua, tôi nhận thấy nhiều nhà quản lý đều mắc phải một tật xấu, đó là họ thường tin tưởng vào bản thân mình và không chịu tin tưởng người khác.

Vì vậy, họ thường kiểm soát mọi thứ từ đầu đến cuối đối với nhân viên của mình. Điều này khiến họ trở nên độc đoán và luôn nghi ngờ mọi người.

Ví dụ, có những nhà quản lý quá chú trọng vào chi tiết, đến nỗi họ muốn kiểm soát mọi khía cạnh, từ việc nhân viên viết email bằng font chữ nào, cỡ chữ bao nhiêu, khoảng cách giữa các dòng ra sao. Điều này làm cho nhân viên cảm thấy bị bó buộc, giống như họ đang sống trong một chiếc hộp.

Thực tế, quản lý không phải là việc bạn phải làm tất cả mọi thứ. Quản lý là việc “quản đầu quản chân”, không phải quản lý từ đầu đến cuối.

Chia sẻ một trường hợp thực tế

Năm ngoái, tôi đã thăng chức cho một cô gái trẻ. Cô ấy rất tài năng, liên tục đạt danh hiệu nhân viên bán hàng xuất sắc trong ba năm. Tôi rất kỳ vọng cô ấy sẽ tạo ra thành tích mới trong vị trí quản lý mới.

Tuy nhiên, điều mà tôi không lường trước được là trong những tháng đầu tiên làm quản lý, cô ấy trở nên mệt mỏi và không thể tạo ra kết quả tốt. Đội nhóm do cô ấy dẫn dắt cũng không đạt được thành công như mong đợi.

Sau khi trò chuyện với cô ấy, tôi hiểu rằng cô ấy chưa chuyển đổi tư duy quản lý. Cô ấy vẫn cố gắng kiểm soát mọi thứ từ đầu đến cuối, thay vì tập trung vào những vấn đề quan trọng.

Tôi đã đưa ra một số lời khuyên cho cô ấy về cách trở thành một nhà quản lý hiệu quả. Cô ấy đã nhanh chóng nắm bắt và bắt đầu tập trung vào việc tuyển dụng đúng người và khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình.

Không bao lâu sau, cô ấy đã dẫn dắt đội nhóm của mình trở lại vị trí số một trong công ty.

Điều này chứng minh rằng việc quản lý càng nhiều không nhất thiết mang lại kết quả tốt hơn. Quan trọng là bạn phải quản lý đúng cách, tập trung vào những việc quan trọng.

Hai tác hại lớn khi quản lý quá mức

Việc quản lý quá mức có thể gây ra hai hậu quả nghiêm trọng:

1. Nhân viên không thể phát triển: Khi bạn kiểm soát mọi thứ, nhân viên sẽ không biết phải làm gì và sẽ chỉ làm theo yêu cầu của bạn. Họ sẽ không có khả năng giải quyết vấn đề một cách độc lập.
2. Bạn sẽ trở nên quá tải: Với khối lượng công việc ngày càng tăng, nếu bạn kiểm soát mọi thứ từ đầu đến cuối, bạn sẽ trở nên quá tải. Điều này sẽ khiến bạn không có thời gian để tập trung vào những việc quan trọng.

Để tránh những hậu quả này, bạn cần tập trung vào việc “quản đầu quản chân”.

Quản đầu quản chân: Cách quản lý hiệu quả

Jack Welch, CEO huyền thoại của General Electric, đã nói: “Quản lý ít hơn chính là quản lý tốt hơn”.

Quản lý không phải là việc bạn kiểm soát mọi thứ, mà là việc bạn “quản đầu quản chân”.

1. Quản đầu

Quản đầu là việc thống nhất suy nghĩ. Nếu mỗi người đều có ý kiến riêng, làm sao bạn có thể hoàn thành công việc?

Quản đầu giải quyết vấn đề về tư duy của nhân viên: “Làm gì?” và “Tại sao làm?”

Làm gì?

“Làm gì” là hướng đi chiến lược hoặc lựa chọn chiến lược của công ty. Đó là nơi công ty muốn đi và mục tiêu mà công ty muốn đạt được.

Là một nhà quản lý, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của mình và của công ty. Bạn không chỉ là một kênh truyền thông, mà còn là một bộ chuyển đổi, biến mục tiêu của công ty thành mục tiêu của đội nhóm.

Phân chia rõ ràng công việc, giúp nhân viên hiểu rõ họ cần làm gì, mục tiêu hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày của họ là gì.

Tại sao làm?

“Làm gì” là mục tiêu, nhưng lúc này mục tiêu này chỉ là mục tiêu của bạn và công ty. Không ai muốn làm việc cho người khác mà không nhận được sự đánh giá cao. Họ chỉ muốn làm việc cho chính mình.

Vì vậy, bạn cần hiểu động cơ của nhân viên, tìm hiểu nhu cầu của họ, và kết nối nhu cầu của họ với mục tiêu của đội nhóm. Mô tả cho họ một giấc mơ chung.

Khi bạn giúp nhân viên tìm thấy lý do “tại sao làm”, họ sẽ có động lực tự chủ.

2. Quản chân

Quản chân là việc quản lý hành động. Có hành động, mới có kết quả. Quản chân giải quyết vấn đề về cách thực hiện và kết quả của nhân viên.

Cách thực hiện?

Khi mục tiêu đã được xác định, kế hoạch tiếp theo là gì? Bạn cần thảo luận với nhân viên để đảm bảo họ đi đúng hướng.

Một điểm quan trọng là bạn không nên trực tiếp đưa ra câu trả lời, mà nên là một người giỏi đặt câu hỏi. Bạn cần học cách để đội nhóm tự tìm ra câu trả lời.

Rồi sau đó, bạn cần học cách buông tay, không can thiệp quá nhiều vào công việc của nhân viên, để họ tự lên kế hoạch và thực hiện.

Có kết quả?

Hiệu quả của quản lý, kết quả công việc của nhân viên, cuối cùng đều được đánh giá thông qua kết quả.

Khi nhân viên thực hiện công việc, bạn cần thả họ ra, nhưng không được buông tay hoàn toàn. Bạn không thể bỏ mặc họ.

Theo bản chất con người, bạn kiểm tra cái gì, nhân viên sẽ làm cái đó.

Nếu bạn không kiểm tra, họ sẽ không đạt được kết quả. Vì vậy, để đạt được kết quả, bạn cần kiểm tra, theo dõi tiến trình. Nếu nhân viên không có động lực, bạn cần điều chỉnh trạng thái của họ, khuyến khích họ. Nếu họ không biết cách làm, bạn cần đào tạo họ, cung cấp phương pháp.

Theo dõi tiến trình không phải để kiểm soát nhân viên, mà để hỗ trợ họ, giải quyết khó khăn trong quá trình thực hiện, đảm bảo họ đạt được kết quả.