Made in Management: Làm Giảm để Tăng Trưởng
Nhà quản lý, hãy chắc chắn rằng bạn đang làm phép tính trừ. Điều này không chỉ áp dụng cho công việc kinh doanh mà còn cả trong các hành động quản lý và văn hóa tổ chức.
Làm Giảm trong Công Việc Kinh Doanh
Đầu tiên, bạn cần phải thực hiện việc giảm bớt trong công việc kinh doanh. Việc này được thể hiện qua hai khía cạnh chính:
- Công việc kinh doanh nên ít nhưng chất lượng cao: Tôi đã tham gia vào nhiều doanh nghiệp và nhận thấy một vấn đề chung là họ muốn làm mọi thứ, không bỏ lỡ bất kỳ dự án nào. Dù có vẻ như họ đang thực hiện rất nhiều công việc, nhưng việc phân tán nguồn lực khiến họ không đạt được hiệu quả. Napoleon Bonaparte từng nói: “Nghệ thuật chiến tranh nằm ở việc tập trung sức mạnh tối đa tại một điểm”. Điều này cũng đúng với công việc kinh doanh, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ. Nhân lực và tài nguyên của bạn là hữu hạn, do đó hãy tập trung vào những lĩnh vực quan trọng nhất để tạo ra lợi thế.
- Các chỉ số công việc nên ít nhưng quan trọng: Để đạt được mục tiêu chiến lược, bạn cần giải mã chiến lược và phân tách nó thành các phần nhỏ hơn, cuối cùng là áp dụng cho từng bộ phận và mỗi nhân viên. Tuy nhiên, quá trình này đôi khi trở nên phức tạp.
Nhiều nhân viên thường phàn nàn rằng họ phải đối mặt với quá nhiều chỉ số đánh giá, từ 7 đến 8 mục, mỗi mục đều cần được kiểm tra và coi là quan trọng. Điều này khiến họ bối rối và không biết nên tập trung vào đâu. Thực tế, khi áp dụng vào cấp độ cơ sở, chỉ số không nên vượt quá ba. Tôi đã nhấn mạnh điều này trước đây, vì nếu vượt quá ba, bạn sẽ không thể theo dõi được. Thay vào đó, hãy đơn giản hóa và làm rõ mọi thứ. Đối với bất kỳ bộ phận lớn nào, tôi chỉ đặt không quá ba mục tiêu KPI.
Điều này giúp định hướng rõ ràng cho tất cả mọi người và tăng sự tập trung. Mặc dù chỉ số đơn giản và rõ ràng, điều này không có nghĩa là bạn đang làm ít hơn. Như trong cuốn sách “Giảm” đã đề cập, việc làm giảm là quá trình đạt được “ít”, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc làm ít hơn công việc. Đôi khi, việc làm giảm lại yêu cầu bạn phải làm nhiều hơn hoặc suy nghĩ nhiều hơn.
Khi quản lý nhóm, bạn cần tập trung vào các chỉ số quan trọng khi đặt mục tiêu cho nhân viên cơ sở. Điều này giúp dễ dàng đạt được kết quả mong muốn.
Làm Giảm trong Các Hành Động Quản Lý
Tôi đã đề cập trước đây, rằng nội bộ công ty gặp nhiều lãng phí nhất chính là quản lý quá mức. Quản lý nên được làm giảm. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn thích thêm vào các hành động quản lý.
- Quản lý thời gian làm việc: Một số nhà quản lý quản lý chi tiết, nghiêm ngặt về thời gian làm việc, yêu cầu nhân viên ghi chép cẩn thận, ai đến muộn vài phút. Họ còn kiểm soát thời gian đi vệ sinh của nhân viên, không cho phép gọi điện thoại trong giờ làm việc và cài đặt phần mềm giám sát trên máy tính.
- Báo cáo rườm rà: Một số công ty hoặc bộ phận có quá nhiều báo cáo và tài liệu, yêu cầu báo cáo thường xuyên. Kết quả là, mọi người đều bận rộn, tất cả năng lượng đều dành cho việc hoàn thiện báo cáo, không có thời gian để thực hiện công việc kinh doanh, nhưng lại mệt mỏi.
- Quá tải làm việc thêm giờ: Một số nhà quản lý để đạt được kết quả, yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, bất kể công việc đã hoàn thành hay chưa.
Việc này không chỉ không cải thiện hiệu suất mà còn gây ra lãng phí nội bộ. Do đó, hãy làm giảm các hành động quản lý, không quan tâm đến việc nhân viên có làm thêm giờ hay không, mà hãy xem xét kết quả họ đạt được.
Làm Giảm trong Văn Hóa Tổ Chức
Cuối cùng, như một nhà quản lý, bạn cần thực hiện giảm trong tổ chức, xây dựng văn hóa đơn giản. Một số lãnh đạo sử dụng ngôn ngữ phức tạp, khiến người khác cảm thấy khó hiểu, khiến họ phải dành thời gian để suy nghĩ về ý nghĩa thực sự.
Điều này xảy ra vì một số người cho rằng thông tin là quyền lực. Họ không muốn chia sẻ ý kiến và thành tựu của mình với nhân viên, và cũng không chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ về công việc kinh doanh. Điều này tạo ra sự hiểu lầm và gây ra sự phức tạp trong tổ chức.
Để khắc phục điều này, hãy đơn giản hóa văn hóa. Khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến khác biệt, dám đối mặt với vấn đề và giải quyết chúng. Mọi người nên tập trung vào việc làm tốt công việc, không nên có nhiều mưu mẹo, cảm xúc và không nên vòng vo.
Đến với ý kiến khác biệt, hãy nói thẳng. Hãy cố gắng giải quyết vấn đề một cách trực tiếp. Quá trình này đòi hỏi sự can đảm để đối mặt với vấn đề.
Khi tổ chức đơn giản, mọi người sẽ dành thời gian và năng lượng vào những việc quan trọng, tạo ra hiệu quả cao.
Tất nhiên, để xây dựng văn hóa đơn giản, quan trọng nhất vẫn là nhà quản lý. Nhà quản lý cần làm gương, tự đặt ra tiêu chuẩn cho bản thân, giảm bớt sự mê tín về quyền lực và trở nên đơn giản, chân thật.
Tóm lại, nhà quản lý cần làm giảm trong công việc kinh doanh, các hành động quản lý và văn hóa tổ chức. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.
Từ Khóa
- Làm Giảm
- Nhà Quản Lý
- Văn Hóa Đơn Giản
- Hiệu Suất
- Quản Lý Thông Minh