Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả: Bài Học Từ Các Nhà Lãnh Đạo Xuất Sắc

Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả: Bài Học Từ Các Nhà Lãnh Đạo Xuất Sắc

Mọi người đều biết rằng công việc của một CEO là vô cùng nặng nề. Theo lời của Kaspar Rorsted, Giám đốc điều hành của Adidas, “Một phần lớn công việc của CEO là giải quyết các vấn đề chưa được giải quyết.” Nicholas Bloom, giáo sư kinh tế học tại Đại học Stanford, đã dành nhiều năm nghiên cứu về hiệu quả của các CEO và cho biết: “Thành thật mà nói, đây là một công việc đáng sợ. Tôi không muốn làm CEO. Một CEO của một công ty lớn phải làm việc hàng trăm giờ mỗi tuần. Công việc này sẽ chiếm trọn cuộc sống, thời gian cuối tuần và tạo ra áp lực như núi. Dù vậy, phần thưởng cũng rất lớn, nhưng bạn phải hy sinh cả cuộc đời mình.”

Vậy, các nhà lãnh đạo làm thế nào để quản lý thời gian và năng lượng một cách hiệu quả?

Trong cuốn sách Mô Hình Tư Duy Của Các Nhà Lãnh Đạo Xuất Sắc, ba tác giả Carolyn Dewar, Scott Keller và Vikram Malhotra đã tổng hợp những phương pháp luận hệ thống từ các CEO xuất sắc nhất. Cuốn sách dựa trên nghiên cứu của McKinsey với 2400 CEO của các công ty niêm yết, trong đó có 66 CEO xuất sắc nhất, bao gồm Jamie Dimon (JPMorgan Chase), Sundar Pichai (Alphabet), Satya Nadella (Microsoft), Reed Hastings (Netflix), Kazuo Hirai (Sony), Mary Barra (General Motors) và Paul Bulcke (Nestlé).

Bài Học Về Quản Lý Thời Gian

Kaspar Rorsted chia sẻ rằng việc đặt giới hạn thời gian giúp anh hiểu rõ điều gì quan trọng hơn. Anh thường rời văn phòng vào lúc 6 giờ chiều để tập thể dục, chạy bộ, và dành thời gian cho gia đình. “Tôi không muốn vì đi ăn nướng với đồng nghiệp mà bỏ qua người khác,” anh nói. “Tôi cần giữ thái độ khách quan và công bằng trong đội ngũ.”

Rorsted cũng từ chối tham gia các sự kiện không liên quan đến công việc, trừ khi có lý do kinh doanh cụ thể. “Nếu tôi được mời đến lễ trao giải Oscar, tôi sẽ không đi,” anh chia sẻ. “Tôi không quan tâm đến điều đó.”

Để đảm bảo thời gian chỉ dành cho những ưu tiên hàng đầu, Rorsted thường lên kế hoạch trước ít nhất 3 tháng, nhưng vẫn linh hoạt để đối phó với các sự cố. Anh đảm bảo xử lý xong email trước khi kết thúc ngày làm việc và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. “Nếu các cấp quản lý làm việc tốt, tôi không cần can thiệp quá nhiều,” anh nói. “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc có giá trị hơn.”

Bốn Đặc Điểm Chung Của Các Nhà Lãnh Đạo Xuất Sắc

1. Phe Phái Có Đạo: Đặt thời gian vào những việc quan trọng.
2. Sắp Xếp Rõ Ràng: Vẽ đường ranh giới giữa cuộc sống công cộng và riêng tư.
3. Tích Lũy Năng Lượng: Tự sạc pin đúng lúc.
4. Sử Dụng Trợ Lý: Xây dựng một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.

1. Đặt Thời Gian Vào Những Việc Quan Trọng

Các nhà lãnh đạo xuất sắc luôn có kế hoạch rõ ràng về việc sử dụng thời gian. Ajay Banga, CEO của Mastercard, chia sẻ: “Thời gian là tài nguyên quý giá nhất, và nó là hữu hạn. Khi mới bắt đầu làm CEO, tôi gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Tôi cố gắng làm mọi việc từ giao tiếp, lãnh đạo đến đổi mới, nhưng sau đó nhận ra rằng điều này không khả thi.”

Để kiểm soát lịch trình, Banga sử dụng màu sắc để phân loại các hoạt động trong lịch của mình, từ họp khách hàng đến đi công tác. “Chỉ cần nhìn qua lịch, tôi có thể biết liệu tôi có đang tập trung vào những việc quan trọng hay không,” anh nói. “Phòng của tôi cũng đảm bảo rằng lịch họp được cân nhắc kỹ lưỡng.”

2. Sắp Xếp Rõ Ràng Giữa Cuộc Sống Công Cộng Và Riêng Tư

Flemming Ornskov, CEO của Shire, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc “sống trong hiện tại”: “Bạn phải ở đâu thì tâm trí phải ở đó, không được để bị phân tâm.” Richard Davis, CEO của U.S. Bancorp, giải thích: “Nếu bạn mang theo mọi gánh nặng vào mỗi cuộc họp, bạn sẽ trở nên cứng rắn và dễ cáu gắt. Bạn cần biết cách cô lập và quản lý từng vấn đề, để đến cuối ngày, bạn vẫn có thể tập trung và tổ chức.”

Nhiều CEO cũng chú trọng việc vẽ đường ranh giới giữa công việc và gia đình. Jim Owens, CEO của Caterpillar, chia sẻ: “Tôi thường để túi công việc ở ghế sau xe hơi và không nghĩ về nó nữa. Khi về nhà, tôi chuyển sang chế độ gia đình.” Ajay Banga cũng có thói quen đi bộ về nhà để “detox” tinh thần, giúp anh cảm thấy nhẹ nhõm khi về đến nhà.

3. Tích Lũy Năng Lượng

Các nhà lãnh đạo hiểu rằng quản lý năng lượng quan trọng không kém quản lý thời gian. Hubert Joly, CEO của Best Buy, cho biết: “Năng lượng con người không tuân theo định luật bảo toàn năng lượng trong vật lý. Chúng ta có thể tái tạo năng lượng thông qua việc nghỉ ngơi và phục hồi.”

Brad Smith, CEO của Intuit, chia sẻ: “Tôi đánh giá cao thời gian cao điểm và thấp điểm trong ngày. Tôi thích bắt đầu ngày mới với các cuộc họp quan trọng, vì đó là lúc tôi tập trung nhất. Chiều muộn, tôi thường cảm thấy mệt mỏi, nên tôi tránh các cuộc họp quan trọng vào thời gian này.”

4. Sử Dụng Trợ Lý

Các CEO xuất sắc luôn có một đội ngũ trợ lý chuyên nghiệp giúp họ quản lý thời gian và công việc. Larry Culp, CEO của GE, chia sẻ: “Khi làm CEO, bạn có thể kiểm soát lịch trình của công ty. Tôi thậm chí gọi điện cho huấn luyện viên thể thao của con gái để lấy lịch thi đấu.” Ajay Banga cũng nhấn mạnh vai trò quan trọng của trợ lý: “Trợ lý giúp tôi nâng cao năng lực lãnh đạo gấp đôi. Họ giúp tôi tập trung vào những vấn đề quan trọng và đảm bảo tôi có thời gian phục hồi.”

Kết Luận

Các nhà lãnh đạo xuất sắc không chỉ quản lý thời gian hiệu quả mà còn biết cách duy trì năng lượng, vẽ đường ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, và xây dựng một đội ngũ hỗ trợ vững mạnh. Điều này giúp họ đạt được thành công bền vững và tránh khỏi tình trạng kiệt sức.

Từ khóa: quản lý thời gian, năng lượng, lãnh đạo, cân bằng cuộc sống, trợ lý