Quyết định phải bao gồm khía cạnh thực thi từ khi bắt đầu, và phải đưa cam kết vào hành động ngay từ đầu. Nếu không có kế hoạch hành động rõ ràng, quyết định không thể được coi là đã được thực hiện, mà chỉ là một ý định tốt đẹp mà thôi.
Quyết định: Từ Lời Hứa Đến Hành Động
Nhiệm vụ của người quản lý không chỉ giới hạn ở việc đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc làm quyết định lại là một trong những nhiệm vụ đặc biệt của người quản lý. Chỉ có người quản lý mới cần đưa ra quyết định. Người quản lý trở thành người quản lý bởi vì họ sở hữu vị trí và kiến thức đặc biệt, nên mọi người mong đợi họ đưa ra các quyết định có ảnh hưởng quan trọng đến toàn bộ tổ chức, hiệu suất và kết quả.
Quyết định mà người quản lý đưa ra thường có tầm ảnh hưởng lớn đối với tổ chức, không chỉ là những quyết định thông thường. Quản lý hiệu quả tập trung vào việc đưa ra quyết định hiệu quả. Những quyết định này được thực hiện theo một quy trình có hệ thống, với các yếu tố rõ ràng và bước tiến cụ thể. Chúng ta thường đọc về các tác phẩm liên quan đến quyết định, nhưng quy trình thực sự mà người quản lý sử dụng để đưa ra quyết định thường khác xa so với những gì được mô tả trong sách vở.
Việc đưa ra quá nhiều quyết định không phải lúc nào cũng tốt. Quản lý hiệu quả không đưa ra nhiều quyết định. Họ tập trung vào việc đưa ra các quyết định quan trọng. Họ phân biệt giữa các vấn đề mang tính quy trình và các vấn đề chiến lược, thay vì chỉ tập trung vào việc giải quyết vấn đề ngay lập tức. Các quyết định của họ nằm ở mức độ cao nhất, thuộc về các quyết định về tư duy và ít quyết định hơn.
Quyết định chiến lược thường liên quan đến các vấn đề mang tính tổng quát, dài hạn và có ảnh hưởng sâu rộng. Trong khi đó, quyết định chiến thuật thường có vấn đề rõ ràng và yêu cầu cụ thể, chúng ta chỉ cần tìm ra câu trả lời.
Trong tổ chức, chúng ta thường gặp rất nhiều vấn đề mang tính chiến thuật. Khi chúng ta không thể nhận ra vấn đề cơ bản hoặc không thể xác định đúng vấn đề, thì vấn đề sẽ liên tục xuất hiện. Điều này giống như trò chơi đập chuột: bạn đập xuống một con, và con khác lại xuất hiện. Điều này tiếp diễn liên tục, cho thấy rằng vấn đề không thể giải quyết hết nếu chúng ta không nắm bắt được vấn đề cơ bản.
Vấn đề cốt lõi ở đây là việc xác định đúng vấn đề. Đối với các quyết định chiến lược, quan trọng là phải xác định đúng vấn đề.
Một quyết định hiệu quả dựa trên sự hiểu biết về tư duy cấp cao, nhưng việc thực thi quyết định phải đơn giản và gần gũi với công việc. Quyết định hiệu quả bao gồm hai khía cạnh:
- Tư duy cấp cao: Điều này đòi hỏi chúng ta phải đánh giá vấn đề, nắm bắt được cốt lõi của vấn đề và tìm ra vấn đề thực sự, thay vì chỉ giải quyết các hiện tượng bề ngoài.
- Thực thi: Quyết định phải bao gồm khía cạnh thực thi, và phải đơn giản hóa việc thực thi. Việc biến quyết định thành hành động là bước tốn thời gian nhất, nhưng từ khi bắt đầu, chúng ta phải đưa cam kết vào hành động.
Bằng cách kết hợp cả hai khía cạnh này, chúng ta tạo ra năm bước để đưa ra quyết định hiệu quả:
- Hiểu rõ bản chất của vấn đề: Nếu vấn đề là thường xuyên xảy ra, thì chỉ có thể giải quyết nó bằng cách đưa ra quy tắc hoặc nguyên tắc.
- Xác định ranh giới của vấn đề: Điều này nghĩa là xác định điều kiện biên (hay “ranh giới”) của vấn đề.
- Tìm ra giải pháp đúng: Cân nhắc các điều kiện cần thiết mà giải pháp phải đáp ứng, sau đó cân nhắc các nhượng bộ, thích nghi và nhượng bộ khác, cũng như khả năng chấp nhận quyết định.
- Biến quyết định thành hành động: Bao gồm các biện pháp thực thi để đảm bảo quyết định có thể được thực hiện.
- Theo dõi phản hồi trong quá trình thực hiện: Để kiểm chứng tính chính xác và hiệu quả của quyết định.
Quyết định là một phần không thể thiếu trong vai trò quản lý, có thể cũng là phần khó khăn nhất. Dù quản lý doanh nghiệp hay đội nhóm, quyết định đều khó khăn và có ảnh hưởng quyết định.
Đối với quyết định, Peter Drucker tin rằng quyết định là hành động kết nối hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, nhiều người quản lý mắc phải hai sai lầm nghiêm trọng dẫn đến quyết định không hiệu quả:
- Sai lầm đầu tiên: “Quyết định hiện tại quyết định hành động tương lai.” Cách tiếp cận phổ biến là lập kế hoạch chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp, sau đó chia nhỏ mục tiêu và hành động hàng năm cho từng bộ phận, thậm chí còn đặt ra chính sách đánh giá.
- Sai lầm thứ hai: Tách biệt quyết định và hành động (hoặc thực thi). Quyết định mà không có kế hoạch hành động rõ ràng không thể coi là đã được thực hiện, mà chỉ là một ước vọng tốt đẹp.
Chỉ có hành động mới tạo ra tương lai. Quan điểm và cách tiếp cận “quyết định cấp cao, thực thi cấp thấp” còn sai lầm hơn nữa. Quyết định phải bao gồm khía cạnh thực thi từ khi bắt đầu.
Quyết định cần tuân theo một quy trình, bao gồm các yếu tố và bước tiến, không nên phụ thuộc vào kinh nghiệm và sở thích cá nhân.
Quản lý hiệu quả biết khi nào nên dựa vào nguyên tắc, và nguyên tắc đó là những nguyên tắc đã được áp dụng thành công trước đây, giúp nhanh chóng đưa ra quyết định. Đồng thời, họ cũng biết khi nào nên dựa vào tình hình thực tế, khi có tình huống mới xuất hiện, có thể không phù hợp với nguyên tắc cũ, vì vậy họ phải tái đánh giá tình hình mới, tìm ra vấn đề cơ bản, đây có thể là cơ hội hoặc rủi ro mới.
Từ khóa
- Quyết định
- Hành động
- Nguyên tắc
- Tình hình thực tế
- Quản lý hiệu quả