Giải quyết vấn đề một cách chính xác

Một công ty lớn nhất nội bộ, đó là cùng một vấn đề, lặp đi lặp lại…

Một câu chuyện nhỏ về việc bảo vệ bảo tàng:

Một bảo tàng phát hiện ra tình trạng ăn mòn nghiêm trọng trên bức tường phía đông. Các chuyên gia đã họp và đề xuất một loạt các giải pháp bảo dưỡng phức tạp và chi tiết. Ban đầu, mọi người cho rằng nguyên nhân gây hại cho bề mặt công trình là mưa axit. Tuy nhiên, sau nghiên cứu kỹ lưỡng, họ phát hiện ra rằng chất tẩy rửa tường có tính ăn mòn cao.

Vì sao lại dùng chất tẩy rửa có tính ăn mòn cao? Bởi vì bức tường có rất nhiều phân chim, chất tẩy rửa thông thường không thể làm sạch hoàn toàn.

Vì sao có nhiều phân chim như vậy? Bởi vì bức tường có rất nhiều con nhện, thu hút đàn chim đến tìm thức ăn.

Vì sao có nhiều con nhện như vậy? Bởi vì bức tường có rất nhiều côn trùng bay, nhện thích ăn côn trùng bay.

Vì sao có nhiều côn trùng bay như vậy? Bởi vì bức tường phía đông có cửa sổ, ban đêm chiếu sáng, và côn trùng có xu hướng hướng ánh sáng, dẫn đến sự tập trung lớn của côn trùng ở đây. Giải pháp đơn giản chỉ cần kéo rèm cửa. Trước đó, các giải pháp bảo dưỡng phức tạp trở thành vô nghĩa. Câu chuyện nhỏ này đơn giản nhưng bài học sâu sắc, và những vấn đề tương tự thường xảy ra trong cuộc sống hàng ngày.

Phân tích 5W2H

Để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, chúng ta cần sử dụng phương pháp 5W2H: Why (tại sao), What (cái gì), Where (ở đâu), When (khi nào), Who (ai), How (làm thế nào) và How Much (bao nhiêu).

Khi bạn hỏi tại sao (Why) 1 lần, bạn chỉ thấy hiện tượng bên ngoài; khi bạn trả lời tại sao (Why) từ 2-3 lần, bạn có thể gần đúng sự thật; khi bạn phân tích tại sao (Why) từ 4-5 lần, bạn có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Có lúc, thậm chí cần đến 6-7 lần hỏi tại sao (Why) để thấy được bản chất của vấn đề.

Ứng dụng trong kinh doanh

Trong kinh doanh, vấn đề phức tạp hơn so với cuộc sống hàng ngày. Thu nhập không tăng, tiền hàng không thu hồi, sản phẩm không ra, nhân viên không đủ… Những vấn đề tương tự diễn ra liên tục nhưng chưa được giải quyết. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm ra nguyên nhân?

Bên cạnh việc tự nghiên cứu, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo kinh nghiệm từ người khác. Công ty tư vấn R&D đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp công nghệ cao trong việc phân tích kinh doanh. Nhiều vấn đề gặp phải là phổ biến, chúng tôi tổng hợp và rút ra mô hình tiêu chuẩn. Khi gặp vấn đề tương tự, có thể nhanh chóng xác định phân tích và tìm ra nguyên nhân.

Ví dụ, biên lợi nhuận bình quân là chỉ số quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh. Một công ty có biên lợi nhuận bình quân thấp, chúng tôi áp dụng phương pháp 5W2H để phân tích.

Phân tích 5W2H về biên lợi nhuận bình quân thấp

• 1Why: Tại sao biên lợi nhuận bình quân thấp?
• 2Why: Tại sao lợi nhuận thấp?
• 3Why: Tại sao doanh thu thấp?
• 4Why: Tại sao doanh thu từ sản phẩm mới thấp?
• 5Why: Tại sao kênh bán hàng không mở rộng?

Từ phân tích, chúng ta thấy rằng để tăng biên lợi nhuận bình quân, cần tăng doanh thu, đặc biệt là từ sản phẩm mới. Để tăng doanh thu từ sản phẩm mới, cần mở rộng kênh bán hàng, lập kế hoạch sản phẩm, thiết lập điểm mẫu và đào tạo nhân viên bán hàng.

Khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tất cả trở nên rõ ràng. Chúng ta đi qua mọi ngã rẽ, chỉ để tìm ra vấn đề. Sử dụng mô hình phân tích tiêu chuẩn, chúng ta có thể nhanh chóng và chính xác xác định vấn đề, nâng cao hiệu quả giải quyết vấn đề.

Nếu không xác định được vấn đề gốc rễ, nhiều hành động sẽ trở thành vô ích, giống như công nhân lau dọn, dùng chất tẩy rửa ăn mòn để làm hỏng bức tường. Quản lý cấp cao không nên dùng sự cần cù chiến thuật để che giấu sự lười biếng chiến lược. Người quản lý giỏi đích thân tham gia, xác định chính xác vấn đề, là cách tốt nhất để giảm nội bộ hóa quản lý và giảm chi phí quản lý.

Tóm tắt 5 từ khóa

• Giải quyết vấn đề
• Phương pháp 5W2H
• Kinh doanh hiệu quả
• Nội bộ hóa quản lý
• Chính xác xác định vấn đề