Việc họp cuối cùng là để giải quyết vấn đề cụ thể và thực hiện hành động. Do đó, trung tâm của việc họp chủ yếu là thảo luận về kế hoạch hành động, không phải là thảo luận về quan điểm hay vấn đề.
Nếu bạn quan sát kỹ, bạn sẽ thấy rằng nhiều cuộc họp trong công ty đều theo hướng vấn đề – chỉ cần có vấn đề, chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp. Cũng chính vì điều này mà các cuộc họp nội bộ trong công ty diễn ra rất thường xuyên. Đồng thời, vấn đề cũng liên tục xuất hiện.
Cách thức làm việc trong cuộc họp quyết định hai điều trong công ty: hiệu quả và chất lượng. Hiệu suất công việc và chất lượng công việc được quyết định bởi phương pháp luận cuộc họp. Đừng bao giờ coi nhẹ phương pháp luận này.
Vậy làm thế nào để tổ chức một cuộc họp hiệu quả? Có năm nguyên tắc quan trọng cần nhớ.
Thảo luận về Kế hoạch Hành động, Không Phải Vấn Đề
Đối với mỗi cuộc họp, cần có một chủ đề rõ ràng và tất cả các tài liệu liên quan đến chủ đề đó phải được chuẩn bị trước. Không nên tổ chức cuộc họp nếu chưa có sự chuẩn bị đầy đủ. Đây là một yêu cầu rất rõ ràng.
Ví dụ, trong một cuộc họp phân tích kinh doanh hàng tháng, chủ đề chính là kiểm tra xem kế hoạch hành động đã được thực hiện như thế nào. Mỗi người báo cáo phải nói về kế hoạch hành động, thay vì nói về những khó khăn họ gặp phải hoặc lý do tại sao mục tiêu không đạt được.
Người Phụ Trách, Người Chủ Trì
Trong một cuộc họp, ai nên là người chủ trì?
Nói chung, người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề nên là người chủ trì. Chỉ có người chịu trách nhiệm mới cố gắng hết sức để đảm bảo cuộc họp có kết quả.
Nếu người không chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề chủ trì cuộc họp, họ chỉ đơn giản là hoàn thành quy trình mà không quan tâm đến kết quả cuộc họp. Đây là một sai lầm lớn trong phương pháp luận.
Nhiều công ty thích để sếp chủ trì cuộc họp, nhưng tôi khuyên rằng ngoại trừ cuộc họp chiến lược, sếp không nên chủ trì. Vì chỉ có cuộc họp chiến lược mới là trách nhiệm của sếp, còn lại, các cuộc họp khác nên do người phụ trách chủ trì.
Ví dụ, cuộc họp về sản phẩm, kinh doanh, không cần sếp chủ trì, mà nên do người phụ trách chính chủ trì.
Thời Gian Hội Nghị Hàng Ngày Không Quá 40 Phút
Tất cả thời gian của cuộc họp cần được xác định rõ ràng, bao gồm:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Thời gian phát biểu.
- Thời gian để đạt được sự đồng thuận giữa các bên tham gia.
- Thời gian xác nhận kế hoạch hành động.
Một cuộc họp hàng ngày không nên kéo dài quá 30 phút, tối đa là 40 phút. Tại sao lại ngắn? Có hai lý do.
Thứ nhất, những người tham gia cuộc họp đều ở vị trí quan trọng, càng kéo dài cuộc họp thì chi phí cho công ty càng cao.
Thứ hai, việc giải quyết vấn đề không liên quan đến độ dài của cuộc họp mà liên quan đến việc chuẩn bị trước. Việc chuẩn bị càng đầy đủ thì hiệu suất cuộc họp càng cao. Do đó, cuộc họp hàng ngày cần được giữ ngắn gọn.
Không Được Nói “Hãy Thảo Luận Lại Vào Lần Sau”
Bất kỳ cuộc họp quản lý nào cũng phải có kết luận. Không nên để vấn đề treo lơ lửng và nói “Chúng ta sẽ thảo luận lại vào lần sau”.
Nếu không đưa ra quyết định, thậm chí không thể tiếp tục cuộc họp, thường xuyên lạc đề và chỉ giữ vững quan điểm cá nhân, thì có lẽ không thể đưa ra quyết định hiệu quả.
Tôi khuyên mọi người nên điều chỉnh lại: sau khi kết thúc cuộc họp hàng ngày, mọi người đều rõ ràng về những gì họ cần làm và sau đó đi thực hiện.
Giải Quyết Giá Trị Khách Hàng Trong Ba Nhóm Cuộc Họp
Khi làm việc với các nhà quản lý trong công ty, tôi luôn khuyến nghị họ tổ chức ba nhóm cuộc họp:
- Nhóm thứ nhất: Tổ chức cuộc họp với ban lãnh đạo chủ chốt để trả lời câu hỏi: Giá trị khách hàng mà công ty tạo ra là gì?
- Nhóm thứ hai: Tổ chức cuộc họp với đội ngũ nghiên cứu và phát triển sản phẩm để hỏi họ: Khi nghiên cứu và phát triển sản phẩm, họ nghĩ giá trị khách hàng của công ty là gì?
- Nhóm thứ ba: Tổ chức cuộc họp với đội ngũ bán hàng để hỏi họ: Khi làm thị trường, họ giới thiệu giá trị khách hàng mà công ty tạo ra như thế nào?
Lý do để tổ chức ba nhóm cuộc họp này là gì?
Vì trong quá trình kinh doanh, chúng ta thường mắc phải một lỗi, đó là giá trị khách hàng được truyền đạt không thống nhất trong toàn công ty. Tôi đã thực hiện khảo sát tại hơn 100 công ty và kết quả thật bất ngờ. Giá trị khách hàng được truyền đạt trong nội bộ công ty có sự chênh lệch rất lớn, chưa nói đến thị trường. Khi sự chênh lệch rất lớn, việc tiêu tốn nội bộ sẽ rất lớn, và công việc kinh doanh sẽ gặp nhiều vấn đề.
Nhiều công ty không tổ chức cuộc họp để thảo luận về giá trị tổng thể của công ty, hầu hết chỉ tổ chức các cuộc họp quản lý, chứ không phải là cuộc họp kinh doanh.
Tôi đã tham gia nhiều cuộc họp hàng tháng của các công ty và thảo luận về thị trường, khách hàng và tạo giá trị. Tuy nhiên, họ thảo luận nhiều nhất về:
- Mục tiêu ngân sách có đạt được không?
- Nguyên nhân không đạt được mục tiêu là gì?
- Tháng tới dự định làm gì?
- Nguyên nhân có thể hoàn thành mục tiêu tháng tới là gì?
- Tháng sau nữa, nếu không đạt được mục tiêu, lại phân tích nguyên nhân. Những cuộc họp này không giúp ích gì cho việc kinh doanh.
Mục đích của ba nhóm cuộc họp này là để đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều có nhận thức thống nhất về giá trị khách hàng. Nếu nhận thức về giá trị khách hàng không thống nhất, công ty sẽ gặp phải sự tiêu tốn rất lớn.
Từ Khóa
- Kỹ thuật họp
- Hiệu suất công việc
- Chất lượng công việc
- Giá trị khách hàng
- Quản lý công ty