Trong nhiều công ty, các cuộc họp thường diễn ra với tần suất dày đặc, nhưng kết quả đạt được lại không đáng kể. Điều này khiến cho hiệu suất và chất lượng công việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Vậy làm thế nào để tổ chức một cuộc họp hiệu quả? Dưới đây là năm nguyên tắc quan trọng cần nhớ khi tổ chức cuộc họp.
Bạn đang thảo luận về kế hoạch hành động, chứ không phải vấn đề
Nếu cuộc họp của bạn có một chủ đề rõ ràng và tất cả tài liệu liên quan đều đã được chuẩn bị trước, thì cuộc họp đó sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Chẳng hạn như cuộc họp phân tích kinh doanh hàng tháng, mục tiêu chính là kiểm tra xem kế hoạch hành động đã được thực hiện như thế nào. Mỗi người báo cáo phải nói về kế hoạch hành động, chứ không phải là những khó khăn mà họ gặp phải hay lý do vì sao mục tiêu chưa đạt được.
Mục đích cuối cùng của việc họp là giải quyết các vấn đề cụ thể và thực hiện hành động. Vì vậy, trung tâm của cuộc họp nên là việc thảo luận về kế hoạch hành động, chứ không phải là ý kiến cá nhân hoặc vấn đề.
Người chịu trách nhiệm, người chủ trì cuộc họp
Thường thì người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề sẽ là người chủ trì cuộc họp. Vì chỉ có họ mới có thể tìm mọi cách để cuộc họp đạt được kết quả mong muốn.
Nếu người không chịu trách nhiệm về vấn đề đứng ra chủ trì, họ chỉ đơn giản là dẫn dắt cuộc họp theo quy trình và hoàn toàn không quan tâm đến kết quả. Đây là một sai lầm lớn trong phương pháp tổ chức cuộc họp.
Nhiều công ty thích để sếp chủ trì cuộc họp, nhưng tôi khuyên rằng trừ khi là cuộc họp chiến lược, còn lại sếp không nên chủ trì. Bởi vì chỉ có cuộc họp chiến lược mới là trách nhiệm của sếp, còn lại các cuộc họp khác đều thuộc trách nhiệm của người khác, nên giao cho người khác đảm nhận.
Thời gian họp hàng ngày không quá 40 phút
Tất cả thời gian của cuộc họp đều nên được xác định rõ ràng, bao gồm:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
- Thời gian dành cho mỗi người phát biểu.
- Thời gian đạt được đồng thuận về quyết định của cuộc họp.
- Thời gian xác nhận kế hoạch hành động.
Đặc biệt, ngoại trừ cuộc họp chiến lược, cuộc họp hàng ngày không nên kéo dài quá 30 phút, tối đa là 40 phút.
Vì sao cuộc họp nên ngắn? Có hai lý do.
Lý do thứ nhất, những người tham gia cuộc họp thường ở vị trí quan trọng, càng kéo dài cuộc họp thì chi phí của công ty càng tăng lên.
Lý do thứ hai, việc giải quyết vấn đề không phụ thuộc vào thời gian cuộc họp, mà phụ thuộc vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó. Việc chuẩn bị càng đầy đủ, hiệu suất cuộc họp càng cao, do đó cuộc họp hàng ngày nên ngắn gọn.
Không để vấn đề chưa được quyết định chờ đợi
Mọi cuộc họp quản lý đều phải có kết luận. Không được để vấn đề chưa được quyết định, nói rằng “chúng ta sẽ thảo luận lại lần sau”.
Nếu không có quyết định, cuộc họp sẽ dễ dàng đi chệch hướng, chỉ tập trung vào các quan điểm cá nhân, điều này chắc chắn sẽ cản trở việc đưa ra quyết định hiệu quả.
Tôi khuyên bạn nên điều chỉnh lại: sau khi cuộc họp hàng ngày kết thúc, mọi người đều hiểu rõ mình cần làm gì và tiếp tục thực hiện.
Chủ trì ba nhóm cuộc họp để xác định giá trị khách hàng
Khi làm việc với các nhà quản lý, tôi luôn khuyến nghị họ tổ chức ba nhóm cuộc họp trong công ty:
Nhóm thứ nhất: cuộc họp với ban lãnh đạo cấp cao, nhằm trả lời câu hỏi: Giá trị khách hàng mà công ty tạo ra là gì?
Nhóm thứ hai: cuộc họp với đội ngũ phát triển sản phẩm, đặt câu hỏi: Khi phát triển sản phẩm, họ nghĩ giá trị khách hàng của công ty là gì?
Nhóm thứ ba: cuộc họp với đội ngũ bán hàng, đặt câu hỏi: Khi làm thị trường, họ giới thiệu giá trị khách hàng mà công ty tạo ra như thế nào?
Tại sao lại tổ chức ba nhóm cuộc họp này?
Bởi vì trong quá trình kinh doanh, một lỗi phổ biến mà nhiều công ty mắc phải là việc truyền tải giá trị khách hàng không thống nhất trong toàn công ty.
Tôi đã thực hiện nghiên cứu tại hơn 100 công ty và kết quả thật đáng ngạc nhiên. Giá trị khách hàng được truyền tải trong nội bộ công ty đều có sự sai lệch đáng kể, chưa kể đến khía cạnh tiêu dùng. Khi sai lệch lớn, sự lãng phí bên trong công ty sẽ rất lớn, dẫn đến nhiều vấn đề trong kinh doanh.
Nhiều công ty không có cuộc họp để thảo luận về giá trị khách hàng của toàn công ty, hầu hết các cuộc họp đều là cuộc họp quản lý, chứ không phải là cuộc họp kinh doanh.
Tôi đã tham gia nhiều cuộc họp hàng tháng của các công ty, và chúng tôi đã thảo luận về thị trường, khách hàng và giá trị tạo ra. Nhưng họ thường thảo luận nhiều nhất về:
- Mục tiêu ngân sách có được hoàn thành không?
- Nguyên nhân vì sao không hoàn thành?
- Tháng tới họ dự định làm gì?
- Nguyên nhân vì sao họ có thể hoặc không thể thực hiện?
- Nếu không hoàn thành, lý do tại sao?
Loại cuộc họp này không giúp ích gì cho việc kinh doanh.
Mục đích của ba nhóm cuộc họp này là để đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều có cái nhìn nhất quán về giá trị khách hàng. Nếu giá trị khách hàng không được thống nhất, công ty sẽ chịu nhiều tổn thất.
Từ khóa
- Hiệu suất công việc
- Giá trị khách hàng
- Kế hoạch hành động
- Chi phí công ty
- Quyết định hiệu quả