Bài Viết Về Nguyên Tắc và Linh Hoạt trong Quản Lý Doanh Nghiệp
Nguyên Tắc và Linh Hoạt: Làm Thế Nào Để Cân Bằng Trong Quản Lý Doanh Nghiệp?
Trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam, có một vấn đề luôn tồn tại và khó giải quyết: đó là việc cân bằng giữa nguyên tắc và linh hoạt. Nếu quá nhấn mạnh vào nguyên tắc, công ty sẽ trở nên cứng nhắc; ngược lại, nếu quá chú trọng vào linh hoạt, mọi thứ sẽ trở nên thiếu quy củ. Vậy làm thế nào để tìm được sự cân bằng phù hợp?
01. Một Số Hiện Tượng Thường Gặp
Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi đã gặp phải một số hiện tượng điển hình:
- Hiện tượng 1: Phòng bán hàng có 10 nhân viên, nhưng một nhân viên đạt 50% doanh số của phòng. Tuy nhiên, người này thường xuyên đi muộn và không tuân thủ quy định phạt tiền. Là trưởng phòng, bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Hiện tượng 2: Công ty vừa thành lập một bộ phận kinh doanh video ngắn, chiếm 40% doanh thu. Bộ phận này liên tục yêu cầu tăng lương, mặc dù đã được tăng lương hai lần. Là chủ tịch, bạn sẽ giải quyết vấn đề này ra sao?
- Hiện tượng 3: Văn hóa công ty nhấn mạnh “đặt khách hàng lên hàng đầu”, nhưng nhân viên ít khi làm thêm giờ. Vào chiều giao thừa, thiết bị của một cửa hàng khách hàng bị hỏng, và đây là thời điểm cửa hàng đông khách nhất. Không ai muốn đến sửa chữa. Là chủ tịch, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Các hiện tượng trên rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Khi đối mặt với những vấn đề cụ thể, việc cân nhắc giữa nguyên tắc và linh hoạt luôn là thách thức.
02. Tại Sao Nguyên Tắc và Linh Hoạt Lại Khó Xử Lý?
Có ba lý do chính khiến việc cân bằng giữa nguyên tắc và linh hoạt trở nên khó khăn:
- Xã hội dựa trên quan hệ: Nhiều người tin rằng chỉ cần có mối quan hệ tốt là có thể giải quyết mọi vấn đề. Điều này dẫn đến việc trong tổ chức, người ta thường dựa vào quan hệ cá nhân hơn là tuân thủ nguyên tắc. Việc này làm cho việc áp dụng nguyên tắc trở nên khó khăn, đặc biệt khi cấp trên và cấp dưới có mối quan hệ thân thiết.
- Văn hóa và chế độ chưa hòa nhập: Nếu văn hóa công ty và quy định nội bộ không được kết hợp chặt chẽ, việc thực thi sẽ trở nên either quá cứng nhắc hoặc quá linh hoạt. Chế độ là “luật lệ” của công ty, mang tính bắt buộc, trong khi văn hóa là yếu tố bổ sung, giúp điều chỉnh hành vi của nhân viên. Nếu chỉ tập trung vào một trong hai yếu tố, công ty sẽ mất đi sự cân bằng cần thiết.
- Thiếu ranh giới rõ ràng: Nhiều người không phân biệt rõ ràng giữa “tôi” và “người khác”, hay giữa “cảm xúc” và “lợi ích”. Điều này dẫn đến việc họ thường xuyên vượt qua ranh giới, gây ra mâu thuẫn trong giao tiếp và công việc. Việc này đặc biệt nguy hiểm trong các mối quan hệ gia đình và công việc, nơi mà ranh giới cần được tôn trọng.
03. Cách Xử Lý Nguyên Tắc và Linh Hoạt?
Dưới đây là bốn cách để cân bằng giữa nguyên tắc và linh hoạt:
- Rõ ràng về tư duy: Không có nguyên tắc vĩnh viễn, cũng không có linh hoạt vĩnh viễn: Chúng ta cần hiểu rằng một số nguyên tắc là cơ bản và không thể thay đổi, nhưng cũng có những nguyên tắc có thể điều chỉnh theo hoàn cảnh. Sự linh hoạt không có nghĩa là bỏ qua nguyên tắc, mà là biết cách áp dụng nguyên tắc một cách thông minh. Cần nắm vững nguyên tắc lớn, nhưng cũng phải linh hoạt trong các vấn đề nhỏ.
- Từ “quản lý dựa trên con người” sang “quản lý dựa trên quy định”: Trong giai đoạn khởi nghiệp, nhiều doanh nghiệp dựa vào mối quan hệ cá nhân để vận hành. Tuy nhiên, khi công ty phát triển, việc xây dựng hệ thống quy định rõ ràng là vô cùng quan trọng. Quy định giúp đảm bảo công bằng và minh bạch, tránh tình trạng “mỗi người một kiểu”.
- Đối mặt với vấn đề cần có “độ” và “ranh giới”: Khi xử lý vấn đề, cần xác định rõ “độ” và “ranh giới”. Nếu vượt quá ranh giới, tính chất của vấn đề sẽ thay đổi. Trước khi đưa ra quyết định, cần cân nhắc hậu quả và có kế hoạch dự phòng. Đối với những vấn đề quan trọng, cần lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra quyết định cẩn thận. Sau khi quyết định, cần kiên quyết thực hiện, nhưng cũng sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết.
- Khi không rõ ràng, hãy tập trung vào “lòng dân”: Theo triết lý của Lão Tử, “thánh nhân không có lòng riêng, mà lấy lòng dân làm lòng”. Điều này có nghĩa là, khi đưa ra quyết định, cần đặt lợi ích của nhân viên và khách hàng lên hàng đầu. Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, thì việc giữ nguyên tắc cũng không có ý nghĩa. Ngược lại, nếu linh hoạt quá mức mà làm ảnh hưởng đến chất lượng, cũng không thể chấp nhận được. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa nguyên tắc và linh hoạt, dựa trên lợi ích của mọi người.
04. Kết Luận
Nguyên tắc và linh hoạt giống như hai mặt của cùng một đồng xu, luôn song hành trong quản lý doanh nghiệp. Để cân bằng giữa hai yếu tố này, chúng ta cần sử dụng trí tuệ để nhìn nhận vấn đề, và áp dụng phương pháp khoa học để giải quyết. Chỉ khi nào hiểu rõ bản chất của mỗi vấn đề, chúng ta mới có thể đưa ra quyết định đúng đắn, đảm bảo cả hiệu quả công việc và sự hài lòng của mọi người.
Từ khóa:
- Nguyên tắc
- Linh hoạt
- Quản lý doanh nghiệp
- Văn hóa công ty
- Ranh giới