Quản Lý Tổ Chức trong Thời Đại BANI
Thời đại BANI: Làm Thế Nào Để Quản Lý Tổ Chức Hiệu Quả?
Trong thời đại BANI (Bấp bênh, Không chắc chắn, Phi tuyến tính, Khó hiểu), thế giới ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi các tổ chức phải có khả năng thích ứng nhanh chóng với môi trường thay đổi. Cuốn sách nổi tiếng “Empowerment” đã giới thiệu mô hình quản lý “trao quyền” thông qua câu chuyện về lực lượng SEAL của quân đội Mỹ, những người đã học cách đối phó với kẻ thù không theo quy tắc bằng cách trao quyền quyết định cho các đơn vị nhỏ. Mô hình này đã trở thành nguồn cảm hứng cho nhiều nhà quản lý doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc áp dụng lý thuyết vào thực tế không hề đơn giản. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang cố gắng tìm ra cách để thực sự trao quyền và tạo ra một tổ chức linh hoạt. Gần đây, Chris Fussell, một trong những tác giả của “Empowerment”, đã xuất bản cuốn sách mới mang tên “Mission: Building Adaptive Organizations in Complex Environments”. Cuốn sách này được coi là phiên bản thực hành của “Empowerment”, cung cấp phương pháp cụ thể để xây dựng một tổ chức linh hoạt và tự chủ.
01. Bốn Yếu Tốthen Khóa để Tăng Cường Khả Năng Thích Ứng
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc lãnh đạo hoàn toàn kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức là điều không thể. Chris Fussell nhấn mạnh rằng, để tổ chức có thể phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi, cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức linh hoạt, nơi các nhóm nhỏ có quyền tự quyết nhưng vẫn liên kết chặt chẽ với nhau. Để làm được điều này, cần tập trung vào bốn yếu tố then chốt:
- Tin tưởng lẫn nhau: Đây là nền tảng quan trọng nhất. Chỉ khi các thành viên tin tưởng nhau, lãnh đạo mới có thể an tâm trao quyền quyết định.
- Mục tiêu chung: Tất cả thành viên phải cùng hướng đến một mục tiêu chung, tạo nên sự đoàn kết và thống nhất trong hành động.
- Chia sẻ thông tin: Các thành viên cần hiểu rõ vấn đề của nhau, chia sẻ thông tin quan trọng, và phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu tiếp theo.
- Trao quyền quyết định: Quyền quyết định cần được giao xuống tận các nhóm nhỏ, giúp họ có thể phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi.
02. Xây Dựng Mối Quan Hệ Tin Tưởng Giữa Các Nhóm
Để trao quyền quyết định hiệu quả, bước đầu tiên là xây dựng mối quan hệ tin tưởng giữa các nhóm. Chris Fussell cho rằng, chỉ khi có sự tin tưởng, lãnh đạo mới có thể an tâm giao quyền quyết định, và các nhóm mới có thể chia sẻ thông tin một cách minh bạch và thẳng thắn. Công thức để đánh giá mức độ tin tưởng có thể được thể hiện như sau:
Tin tưởng = Khả năng đã được chứng minh + Trung thực + Mối quan hệ
Trong một tổ chức tốt, hầu hết mọi người đều có khả năng và trung thực, nhưng điều quan trọng là phải chứng minh được khả năng của mình và xây dựng mối quan hệ với các bộ phận khác. Điều này đòi hỏi việc tạo ra cơ hội để các thành viên tương tác với nhau, vượt qua ranh giới cấp bậc và bộ phận.
03. Trao Quyền Quyết Định Một Cách Hiệu Quả
Trao quyền quyết định không chỉ đơn giản là giao nhiệm vụ. Nó đòi hỏi việc đảm bảo rằng các thành viên hiểu rõ phạm vi quyền hạn của mình và cảm thấy có trách nhiệm với những quyết định đó. Theo nghiên cứu của Klaus Lehnfried, mặc dù tự chủ có thể tăng cường hiệu suất, nhưng nếu quá mức, nó cũng có thể gây ra áp lực và dẫn đến kết quả tiêu cực. Vì vậy, việc trao quyền cần được thực hiện một cách cân nhắc, dựa trên hai nguyên tắc:
- Thành viên phải hiểu rõ những gì tổ chức cho phép họ làm.
- Họ phải cảm thấy có trách nhiệm với những quyết định đó.
Để đạt được điều này, việc chia sẻ thông tin đầy đủ, giao tiếp rõ ràng và thiết lập quy trình quyết định minh bạch là vô cùng quan trọng.
04. Hỗ Trợ Quy Trình Giao Tiếp và Quyết Định
Nếu thiếu sự hỗ trợ về giao tiếp và quy trình quyết định, có thể dẫn đến hai hậu quả không mong muốn:
- Bất định: Nhân viên có thể do dự và không dám hành động vì sợ mắc sai lầm hoặc vượt quá quyền hạn.
- Sai lệch: Các quyết định của nhóm nhỏ có thể không phù hợp với lợi ích chung của tổ chức.
Để giảm thiểu những rủi ro này, tổ chức cần xây dựng quy trình quyết định minh bạch và dễ hiểu. Điều này bao gồm việc:
- Yêu cầu báo cáo lên cấp trên khi cần “đánh vỡ” quy tắc.
- Sử dụng “quy tắc đơn giản” để tạo khung hành động dễ dàng mở rộng và hiểu rõ.
- Đặt ra “giới hạn quyết định” để xác định điều kiện cần thiết trước khi hành động.
- Điều chỉnh không gian quyết định dựa trên năng lực và môi trường.
05. Xác Định Rhythm Hoạt Động Hợp Lý
Mặc dù trao quyền quyết định giúp các nhóm nhỏ hành động nhanh chóng, nhưng nó cũng gia tăng rủi ro về sai lệch và sai lầm. Do đó, cần có một “rhythm hoạt động” hợp lý để đảm bảo rằng lãnh đạo luôn cập nhật thông tin về các quyết định của nhóm và có thể điều chỉnh kịp thời.
Rhythm hoạt động này có thể bao gồm các cuộc họp tuần lễ, tháng, hoặc quý, tùy thuộc vào tốc độ thay đổi của môi trường và khả năng thích ứng của tổ chức. Mục đích là để tạo ra sự cân bằng giữa tự chủ và đồng bộ hóa, đảm bảo rằng các quyết định của nhóm luôn phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.
Từ Khóa:
- BANI
- Trao quyền
- Tổ chức linh hoạt
- Quyết định tự chủ
- Rhythm hoạt động