Bài học về quản lý thời gian và hiệu quả

Tại sao chúng ta luôn cảm thấy không đủ thời gian?

Hiệu suất không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả

Trong quản lý, hai khái niệm thường bị nhầm lẫn là “hiệu suất” (efficiency) và “hiệu quả” (effectiveness). Hiệu suất đề cập đến việc hoàn thành công việc nhanh chóng, trong khi hiệu quả tập trung vào chất lượng và mục tiêu cuối cùng của công việc. Nhanh chưa chắc đã tốt.

Ví dụ, nếu bạn dọn một căn phòng chỉ trong 30 phút nhưng vẫn còn bụi bẩn ở những góc khuất, hoặc vết nước trên cửa sổ tạo thành một bức tranh “nghệ thuật”, rõ ràng công việc đó chưa hoàn thành đúng yêu cầu. Kết quả là, bạn sẽ phải tốn thêm cả ngày để làm lại từ đầu. Đây là một ví dụ điển hình về việc đặt sai ưu tiên. Mục tiêu thực sự của chúng ta là có một căn phòng sạch sẽ, chứ không chỉ là việc hoàn thành nhanh chóng.

Quản lý cũng tương tự. Điều quan trọng nhất là đạt được kết quả mong muốn, không chỉ đơn giản là làm nhanh hơn. Để đạt được hiệu quả, cần có hướng đi chính xác, hướng dẫn phù hợp và mục tiêu rõ ràng. Đặt mục tiêu là bước đầu tiên. Sau đó, mới đến việc phân chia nhiệm vụ, cải tiến quy trình và quản lý thời gian một cách chi tiết.

Không ai sinh ra đã là người quản lý hiệu quả

Thời gian và quản lý luôn đi liền với nhau. Trước thời kỳ Cách mạng Công nghiệp, con người sống theo chu kỳ tự nhiên: làm việc khi mặt trời mọc và nghỉ ngơi khi mặt trời lặn. Không có khái niệm về giờ làm việc hay kế hoạch dự án. Nhưng khi các nhà máy xuất hiện, để đồng bộ hóa tiến độ và nâng cao hiệu suất, mọi người bắt đầu tính toán thời gian làm việc bằng giờ.

Vào đầu thế kỷ 20, Frederick Taylor đã đề xuất phương pháp quản lý khoa học, bao gồm:

• Nghiên cứu các công việc khác nhau và thiết lập quy trình chuẩn, tiêu chuẩn sản phẩm và thời gian hoàn thành.
• Áp dụng hệ thống lương thưởng linh hoạt để khuyến khích nhân viên.
• Rõ ràng hóa vai trò và trách nhiệm của từng người.
• Giới hạn vai trò của quản lý chỉ xử lý các vấn đề đột xuất, giúp họ tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Mô hình này đã được áp dụng rộng rãi tại các nhà máy như Ford và Toyota, trở thành biểu tượng của hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ngành nghề nào cũng phù hợp với mô hình này. Đặc biệt là đối với những người lao động trí óc (knowledge workers), quản lý cần linh hoạt hơn, chú trọng vào tự chủ và ủy quyền.

Quản lý thời gian thực chất là quản lý sự kiện

Mọi người đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng cách sử dụng thời gian quyết định hiệu quả công việc. Một số người luôn bận rộn với những việc nhỏ nhặt, nhưng cuối ngày lại không có gì đáng kể. Ngược lại, những người biết cân nhắc giữa công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân thường đạt được nhiều thành công hơn.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phân loại các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, dựa trên ma trận thời gian của Stephen Covey:

• Quadrant 1: Khẩn cấp và quan trọng – Những công việc cần giải quyết ngay lập tức, như xử lý vấn đề khách hàng hoặc hỗ trợ đồng nghiệp.
• Quadrant 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp – Những công việc liên quan đến mục tiêu dài hạn, như lập kế hoạch chiến lược, đào tạo nhân viên hoặc mở rộng khách hàng.
• Quadrant 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Những yêu cầu khẩn cấp từ người khác, nhưng ít liên quan đến mục tiêu của bạn, như trả lời email không quan trọng hoặc tham gia họp không cần thiết.
• Quadrant 4: Không khẩn cấp và không quan trọng – Những hoạt động lãng phí thời gian, như lướt mạng xã hội hoặc tán gẫu quá nhiều.

Việc tập trung vào Quadrant 2 (quan trọng nhưng không khẩn cấp) là chìa khóa để đạt được hiệu quả lâu dài. Bạn nên tránh Quadrant 3 và 4 càng nhiều càng tốt.

Học cách nói “không”

Trong môi trường làm việc, đôi khi bạn bị cuốn vào những công việc không thuộc trách nhiệm của mình. Làm thế nào để từ chối một cách lịch sự và hiệu quả?

Lời khuyên là hãy nói “không” một cách quyết đoán nhưng đầy thiện chí. Khi ai đó nhờ bạn giúp đỡ, hãy thành thật về khả năng và thời gian của mình. Đồng thời, gợi ý cho họ một giải pháp thay thế. Ví dụ, nếu đồng nghiệp nhờ bạn làm một bản thuyết trình gấp, mà bạn không thể sắp xếp, hãy giới thiệu cho họ một nền tảng tìm mẫu PowerPoint hoặc công cụ thiết kế trực tuyến. Điều này vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, vừa hỗ trợ đồng nghiệp một cách hữu ích.

Từ quản lý đến điều hành: Làm việc thông minh hơn

Để giải phóng thời gian và tăng hiệu quả, người quản lý cần chuyển từ quản lý sang điều hành. Điều này có nghĩa là tập trung vào việc xây dựng các cơ chế và quy trình, thay vì giải quyết từng vấn đề cụ thể. Ví dụ, thay vì liên tục sửa lỗi cho một nhân viên, hãy thiết lập hệ thống kiểm tra và thưởng phạt rõ ràng. Hoặc, thay vì nói chuyện riêng với từng nhân viên về động lực, hãy tạo ra một chính sách luân chuyển công việc để khuyến khích sáng tạo và phát triển.

Điều hành là việc nghiên cứu cấu trúc tổ chức và thiết kế các quy tắc giúp tổ chức vận hành một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về tổ chức và tư duy hệ thống. Nếu bạn không có cái nhìn rõ ràng về tổ chức, đừng hy vọng các quy định sẽ mang lại hiệu quả.

Kết luận

Quản lý thời gian là chìa khóa để đạt được hiệu quả trong công việc. Người quản lý cần tập trung vào việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, phân loại công việc theo mức độ quan trọng, học cách nói “không” một cách lịch sự, và xây dựng các cơ chế điều hành hiệu quả. Bằng cách này, bạn không chỉ giải phóng thời gian của mình, mà còn giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn.

Từ khóa: quản lý thời gian, hiệu quả, quản lý, nói không, điều hành