Quản lý hiệu quả: Tập trung vào mục tiêu, không bị vấn đề chi phối
Quản lý hiệu quả: Tập trung vào mục tiêu, không bị vấn đề chi phối
Nhiều quản lý thường cảm thấy mình luôn bận rộn giải quyết các vấn đề hàng ngày. Tuy nhiên, nếu tình trạng này diễn ra liên tục, có thể bạn đã bị mắc kẹt trong vòng lặp của các vấn đề. Giải quyết vấn đề là quan trọng, nhưng quản lý cần nhận ra rằng không thể giải quyết hết tất cả các vấn đề. Thay vì vậy, hãy tập trung vào việc ngăn ngừa vấn đề, giải quyết vấn đề gốc rễ, và ủy quyền cho nhân viên để họ cùng tham gia giải quyết. Dưới đây là ba chiến lược giúp quản lý kiểm soát thời gian và tập trung vào mục tiêu:
1. Phân rã mục tiêu trước, giải quyết vấn đề sau
Theo Peter Drucker, mục tiêu là linh hồn của quản lý. Mọi hành động và quyết định của quản lý đều nhằm phục vụ mục tiêu. Để tránh bị mắc kẹt trong các vấn đề, quản lý cần phân rã mục tiêu một cách rõ ràng và cụ thể. Ba bước quan trọng để thực hiện điều này là:
- Đồng lòng với mục tiêu: Đừng bỏ qua bước này. Quản lý cần thảo luận với đội ngũ về lý do đặt mục tiêu, ý nghĩa của nó đối với tổ chức và cá nhân. Khi nhân viên hiểu và đồng lòng với mục tiêu, họ sẽ nỗ lực hơn trong việc đạt được nó.
- Phân rã mục tiêu thành kế hoạch và hành động: Mục tiêu không chỉ là con số hay kết quả cuối cùng. Quản lý cần xác định con đường tốt nhất để đạt được mục tiêu, dự đoán các khó khăn có thể gặp phải, và tìm giải pháp cho những khó khăn đó. Điều này giúp giảm thiểu khả năng xuất hiện vấn đề trong quá trình thực hiện.
- Xây dựng năng lực, quy trình và cơ chế hỗ trợ: Đối với những mục tiêu thách thức, nhân viên có thể cần nâng cao kỹ năng, cải tiến quy trình làm việc, và tối ưu hóa các cơ chế hiện có. Việc này giúp đảm bảo mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả.
2. Giải quyết vấn đề trước, đánh giá sau
Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, vẫn sẽ có những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Quan trọng là cách quản lý xử lý và học hỏi từ những vấn đề đó. Sau khi giải quyết vấn đề, quản lý cần tiến hành đánh giá (đánh giá sau) để rút ra bài học kinh nghiệm. Ba bước quan trọng trong quá trình này là:
- Tìm nguyên nhân gốc rễ: Vấn đề thường chỉ là biểu hiện bên ngoài. Quản lý cần đi sâu vào tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ để giải quyết triệt để, tránh tình trạng vấn đề tái diễn.
- Tạo giải pháp cho các vấn đề tương tự: Sau khi tìm ra nguyên nhân và giải quyết vấn đề, quản lý cần tổng hợp kinh nghiệm và tạo ra hướng dẫn chung cho đội ngũ. Điều này giúp evitar việc mỗi người phải giải quyết lại vấn đề từ đầu.
- Ngăn ngừa vấn đề tái diễn: Ngoài việc giải quyết vấn đề, quản lý cần tìm cách ngăn ngừa nó xảy ra lần nữa. Điều này có thể đòi hỏi việc cải tiến quy trình, thiết kế cơ chế mới, hoặc thậm chí là sự hỗ trợ từ cấp trên hoặc các bộ phận khác.
3. Đánh giá sau, nâng cao năng lực sau
Sau khi đánh giá vấn đề, quản lý không nên dừng lại ở đó. Hãy tận dụng cơ hội này để nâng cao năng lực của đội ngũ. Giải quyết vấn đề không chỉ là nhiệm vụ của quản lý, mà còn là cơ hội để huấn luyện và phát triển nhân viên. Hai cách tiếp cận quan trọng là:
- Hướng dẫn thông qua ví dụ thực tế: Sử dụng các trường hợp cụ thể để hướng dẫn nhân viên. Quản lý nên giải thích “Tại sao”, “Gì” và “Làm thế nào” để nhân viên hiểu rõ lý do và cách thức thực hiện. Điều này giúp nhân viên không chỉ biết cách làm mà còn hiểu tại sao phải làm như vậy.
- Nâng cao năng lực thông qua việc học hỏi từ người giỏi: Ngoài quản lý, những người đã giải quyết thành công vấn đề hoặc những nhân viên xuất sắc trong đội ngũ cũng có thể đóng vai trò huấn luyện viên. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng lực của đội ngũ mà còn tạo môi trường học hỏi và chia sẻ.
Tóm lại, quản lý cần tập trung vào mục tiêu, không để bản thân bị mắc kẹt trong các vấn đề hàng ngày. Bằng cách phân rã mục tiêu, giải quyết vấn đề một cách triệt để, và tận dụng cơ hội để nâng cao năng lực đội ngũ, quản lý có thể kiểm soát thời gian và đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.
Từ khóa:
- Mục tiêu
- Giải quyết vấn đề
- Đánh giá sau
- Nâng cao năng lực
- Phân rã mục tiêu