Trong môi trường công sở, bạn có thể “lặng lẽ” trưởng thành.





Bí quyết không để lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Bí quyết không để lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Trong môi trường làm việc hiện đại, cuộc họp đã trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống văn phòng. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu gần đây, nhiều nhân viên dành tới 70% thời gian làm việc cho các cuộc họp không hiệu quả. Điều này có nghĩa là chúng ta đang lãng phí một lượng lớn thời gian quý báu mà lẽ ra có thể sử dụng vào các công việc khác.

Thực trạng về tần suất và hiệu quả của các cuộc họp

Một khảo sát cho thấy, 59% nhân viên phải tham gia ít nhất một cuộc họp mỗi hai ngày, trong khi 14% phải tham gia họp hàng ngày. Vậy nhưng, chỉ có khoảng 20% người thường xuyên phát biểu trong các cuộc họp, 13% cảm thấy họp nhàm chán và không bao giờ góp ý, còn 7% thậm chí chọn cách không tham gia để tập trung hoàn thành công việc.

Cảnh tượng quen thuộc trong phòng họp

Nếu bạn từng tham gia nhiều cuộc họp, chắc chắn sẽ nhận ra những hình ảnh sau:

  • Một số người “du lịch vũ trụ” bằng cách nghĩ vẩn vơ, không tập trung vào nội dung họp.
  • Một số người lén lút nhắn tin hoặc chơi game trên điện thoại.
  • Một số người thậm chí ngủ gật ngay trong phòng họp.

Ngoài ra, còn có những “bí kíp” được chia sẻ trên mạng về cách “né tránh” cuộc họp, như chọn chỗ ngồi ở giữa để không bị chú ý, mang theo tạp chí hoặc điện thoại để giải trí… Những hành vi này không chỉ làm giảm hiệu quả của cuộc họp mà còn ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của bản thân.

Làm thế nào để cải thiện hiệu quả của các cuộc họp?

Theo các chuyên gia nhân sự, để nâng cao chất lượng cuộc họp, quản lý cần:

  • Xác định rõ mục đích và thời điểm cần thiết để tổ chức cuộc họp.
  • Giới hạn thời gian họp, tập trung vào những vấn đề cấp bách.
  • Đa dạng hóa hình thức họp, ví dụ như họp tại bàn ăn, họp trực tuyến…
  • Tạo cơ hội cho mọi người tham gia thảo luận, tránh tình trạng chỉ có vài người nói.

Một ví dụ điển hình là câu chuyện của một giám đốc truyền thông 33 tuổi. Cô đã biến cuộc họp thành thời gian giao lưu thú vị cho toàn bộ nhân viên bằng cách:

  • Tổ chức các hoạt động tương tác sôi nổi.
  • Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến.
  • Chừa thời gian cuối buổi để mọi người trò chuyện tự do, tạo không khí thoải mái.

Thái độ tích cực – Chìa khóa để tận dụng tốt thời gian trong cuộc họp

Nếu không thể thay đổi hình thức hay nội dung cuộc họp, hãy bắt đầu từ việc thay đổi thái độ của chính mình. Cuộc họp thực sự là cơ hội tuyệt vời để:

  • Hiện thị kỹ năng chuyên môn và khả năng giao tiếp của bạn.
  • Học hỏi từ ý kiến của đồng nghiệp.
  • Luyện tập khả năng ứng biến và tư duy sáng tạo.

Hãy nhớ rằng, trong các cuộc họp não bộ (brainstorming), không có ý tưởng nào là xấu. Đôi khi, những ý tưởng ban đầu có vẻ kỳ lạ lại là nguồn cảm hứng cho các giải pháp đột phá. Hãy mở lòng đón nhận mọi ý kiến, suy nghĩ tích cực về những điều mới mẻ, và đừng ngại chia sẻ quan điểm của mình.

Nếu bạn muốn đi xa hơn, hãy nỗ lực làm việc chăm chỉ, phấn đấu trở thành người lãnh đạo, và tổ chức những cuộc họp hiệu quả, hấp dẫn.

Từ khóa:

  • cuộc họp hiệu quả
  • quản lý thời gian
  • năng suất làm việc
  • giao tiếp trong công việc
  • sáng tạo trong họp


Viết một bình luận